Primeiros passos: o museu pronto em poucos minutos

Os programas de inventário museológico têm fama: semanas de configuração, um consultor e uma formação antes do primeiro registo. O Collectionframe começa com um endereço de e-mail. Poucos minutos depois, o museu tem as suas coleções, campos, uma ficha de inventário e modelos de procedimentos na sua própria língua, e a primeira ficha pode sair da impressora.

Um código em vez de uma palavra-passe

Entrar e registar-se fazem-se no mesmo ecrã. Escreva o seu endereço de e-mail e peça um código: chega por e-mail um código de seis dígitos, válido durante cinco minutos. Escreva-o e já está dentro; da primeira vez, a conta é criada nesse mesmo momento. Não há palavra-passe para escolher, esquecer ou repor.

A língua escolhida no topo do ecrã é usada na aplicação e nos nomes das coleções e dos modelos com que o museu começa.

O seu museu em três passos

Depois do primeiro código, três passos curtos preparam o museu. O progresso no topo mostra onde está, e Voltar regressa ao passo anterior.

1. Museu: o seu nome completo, que aparece junto às suas alterações e assinaturas, e o nome do seu museu ou instituição.

2. Coleções: assinale os departamentos com que quer começar (Pinturas, Esculturas, Arqueologia, Fotografias, Artes decorativas) ou escreva o nome de um seu. Cada coleção funciona como um livro de inventário com a sua própria numeração.

3. Equipa: escreva os endereços de e-mail dos colegas, e cada um recebe um convite. Pode ignorar este passo e convidá-los mais tarde.

Um resumo confirma o que foi preparado, e um botão leva-o ao seu museu.

Pronto a trabalhar desde o primeiro minuto

Um museu novo não é uma base de dados vazia. Na língua do museu, começa com:

• as coleções que escolheu, cada uma com a sua numeração;

• dez grupos de campos, dos metadados básicos e dados de pintura à proveniência, incorporação e avaliação, e ao estado de conservação;

• uma ficha de inventário que sai completa desde o primeiro objeto;

• onze estados de quatro tipos, categorias, pastas e etiquetas;

• os sete modelos de procedimentos padrão, da entrada do objeto à sua saída.

Pode mudar o nome a tudo isto, alterá-lo ou removê-lo à medida que a sua própria estrutura ganha forma.

Primeiros passos, um de cada vez

Enquanto o museu não estiver preparado, o início abre com Primeiros passos: criar a conta do museu (feito no registo), adicionar o primeiro objeto, imprimir a ficha de inventário, preparar um documento e convidar os colegas. O passo seguinte está aberto, com o que há a fazer e um botão que o faz. Quando um passo o leva a uma página, essa página explica-se numa caixa curta no topo e propõe o passo seguinte. Um passo fica feito quando o faz de verdade, seja qual for o caminho.

A mesma lista, com o seu progresso, fica na barra lateral até a ocultar. Os colegas que entram num museu preparado por outra pessoa veem uma vez uma introdução curta, uma página para cada coisa: coleções, objetos, fichas e documentos; Ver a introdução mostra-a de novo quando quiser.

Onze línguas, tema claro ou escuro

O Collectionframe fala inglês, espanhol, francês, alemão, português, italiano, neerlandês, polaco, turco, ucraniano e checo. Cada pessoa escolhe a sua língua, e um tema claro ou escuro, sem mudar nada para os outros.

Uma colega pode trabalhar em polaco e outro em inglês sobre os mesmos registos. O conteúdo do próprio museu, como os nomes das coleções e dos campos, fica tal como o museu o escreveu, e a sua coleção online usa a língua do museu.

21 dias de Scale, grátis

Cada novo museu começa com 21 dias do plano Scale: todas as funcionalidades, incluindo modelos de procedimentos, assinatura eletrónica, equipas e perfis próprios, sem cartão. Antes do fim do período experimental, escolha Pro ou Scale; o inventário, os documentos e os ficheiros ficam exatamente como estavam. O que cada plano inclui está na página de preços.

Na prática

Às 10h00 a responsável pelo inventário escreve o seu endereço de e-mail e o código. Às 10h05 o museu existe, com as coleções Pinturas e Fotografias, a sua numeração e a ficha de inventário. Acrescenta a primeira pintura com a fotografia e às 10h15 a ficha de inventário sai da impressora. Os convites aos seus dois colegas podem esperar pela tarde.