Modelos: auto de entrega, auto de empréstimo e relatório de conservação

Na maioria dos museus os procedimentos vivem em ficheiros de Word: o auto de receção, o contrato de empréstimo, o relatório de estado, cada um copiado do anterior e corrigido à mão. No Collectionframe um procedimento é um modelo. O texto, os campos, a lista de objetos, a pasta e as etiquetas preparam-se uma vez, e cada documento criado a partir do modelo nasce completo, com os objetos a que diz respeito.

Sete procedimentos padrão desde o primeiro dia

Cada museu começa com modelos para os procedimentos que movimentam objetos ou mudam quem responde por eles: Auto de receção do objeto, Auto de entrega do objeto, Auto de deslocação do objeto, Auto de empréstimo do objeto, Auto de devolução do objeto, Relatório de estado de conservação e Auto de abate do objeto. Seguem o Spectrum, a norma de gestão de coleções, que pede, entre outras coisas, um acordo escrito assinado pelo museu e pelo mutuário antes de qualquer empréstimo começar, e que cada verificação do estado registe a data, o nome de quem a faz e o motivo.

Cada modelo lista os seus objetos numa tabela (n.º, número de inventário, designação), imprime os seus campos no texto, fica na sua pasta e leva a sua etiqueta: o empréstimo vai para Empréstimos e depósitos com a etiqueta Empréstimo, o relatório de estado para Conservação. O auto de empréstimo já tem cedente, mutuário, finalidade, datas de início e de fim, local e valor seguro ou declarado; sob as pessoas que entregam e recebem os objetos fica espaço para uma assinatura à mão na cópia impressa.

Os outros modelos estão feitos da mesma maneira. A receção pede o proprietário ou depositante, o motivo da receção e um número de depósito temporário. O relatório de estado pede a data, o motivo e o local da verificação, o estado geral (bom, razoável, mau, inaceitável), a descrição do estado e dos danos, recomendações e quem verificou. O abate pede a data da decisão, o método, o motivo, a referência de aprovação e duas testemunhas.

Os modelos padrão estão escritos na língua do museu. Se eliminar um e voltar a precisar dele, Adicionar modelos padrão repõe-no.

Modelos à sua medida

Altere o texto, acrescente ou retire secções, ou escreva o seu próprio modelo: um contrato de empréstimo de entrada com as condições do seu cedente, uma escritura de doação, um relatório de correio. Os campos têm nove tipos: texto, número, sim/não, data, data e hora, escolha única, escolha múltipla, moeda e ligação. Coloca-os no texto com Inserir campo ou escrevendo / e o nome do campo; num modelo aparecem como espaços destacados.

Insira uma lista de objetos com as colunas de que precisa, ou um único valor dos objetos, como os seus números de inventário. Dê ao modelo uma descrição, uma pasta, um autor e etiquetas predefinidos. Se mudar o nome de um campo, ele fica no seu lugar no texto, porque o campo mantém a sua identidade com o nome novo.

Do modelo ao documento num só passo

Escolha Criar documento num modelo, ou escolha o modelo ao criar um documento a partir de um objeto, de uma seleção de objetos ou numa pasta. O novo documento recebe o texto, os campos, as etiquetas e o autor do modelo, fica na pasta do modelo e já lista os seus objetos. Só falta escrever o que é próprio deste procedimento: as datas, as partes, as observações. Depois preenche os campos uma vez, exporta o PDF ou envia-o para assinatura.

Os modelos não reescrevem a história

Um documento lembra-se do modelo de onde veio. O modelo aparece nas suas propriedades, a lista de documentos tem uma coluna e um filtro Modelo, e a biblioteca mostra quantos documentos cada modelo produziu. Alterar um modelo nunca muda os documentos já criados: um contrato de empréstimo assinado fica exatamente como foi assinado.

Um modelo que já não usa pode ser marcado como inativo. Fica guardado com os seus documentos, mas deixa de ser proposto para os novos.

Os modelos de procedimentos fazem parte do plano Scale, e cada museu novo pode usá-los durante o período experimental de 21 dias. Sem eles, os documentos funcionam em todos os planos: começa com uma página em branco e insere os campos e as listas de objetos.

Na prática

Antes de abrir a exposição Gold & Glory, a conservadora-restauradora verifica os doze objetos que vão ser expostos. A partir da seleção cria um único relatório de estado de conservação: os doze objetos já estão na lista com número de inventário e designação, o documento fica na pasta Conservação com a sua etiqueta, e a data, o motivo e o local escrevem-se uma vez. Só falta redigir as observações e as recomendações.