Coleções e números de inventário

A maioria dos museus numera os objetos por departamento: um livro de inventário para a pintura, outro para a arqueologia, cada um com as suas siglas e a sua série. O Collectionframe mantém essa organização. Cada coleção é um livro de inventário com numeração e regras próprias, e o número de inventário que atribui a um objeto nunca é dado a outro.

Uma coleção é um livro de inventário

Uma coleção é um departamento ou um tipo de material: Pinturas, Fotografias, Moedas e medalhas, ou um livro para os objetos que ainda estão a dar entrada. Tem as suas siglas no início de cada número, tal como muitos museus mantêm livros separados para acervos diferentes. O prefixo torna o número legível de relance: AM-P-0038 é uma pintura, AM-N-0014 uma moeda.

Cada objeto pertence a uma coleção e pode ser movido para outra se tiver sido registado na errada. Para classificar objetos de várias coleções existem as categorias: um retrato pode ser uma pintura, uma fotografia ou uma miniatura.

Números em que se pode confiar

Indique à coleção um prefixo, o número de dígitos e o próximo número, e os objetos novos são numerados automaticamente: MNK-P-0001, MNK-P-0002, e assim por diante. As definições mostram o próximo número exatamente como vai ficar, antes de guardar. Um número pode continuar a ser escrito à mão, para um objeto que já o tenha, e uma coleção cujos números são sempre escritos pode desligar a numeração automática.

Um número de inventário é único em todo o museu e nunca é atribuído outra vez, nem depois de o objeto ser eliminado. Para continuar um livro em papel, defina o próximo número no ponto em que ele termina: o primeiro objeto novo continua a série.

Regras para cada objeto novo

As definições da coleção decidem com que começa um objeto novo:

• os grupos de campos que recebe, para que uma pintura nasça com campos de pintura;

• a ficha em que é pré-visualizado e impresso, normalmente a sua ficha de inventário;

• o responsável pela coleção;

• se a coleção aparece no seu site público;

• no Scale, as equipas que trabalham nela.

As alterações guardam-se em conjunto e nunca se perdem por engano: sair da página ou do separador sem guardar faz aparecer primeiro uma pergunta.

Todas as coleções num relance

Coleções é uma tabela de todas as coleções a que tem acesso: quantos objetos tem cada uma e quantos estão publicados, o próximo número de inventário, o responsável, se aparece no site e quando foi alterada pela última vez. Pesquise por nome, descrição ou prefixo e escolha as colunas de que precisa. O número de objetos abre-os na lista de objetos.

Cada coleção abre na sua vista geral: objetos, publicados, acrescentados nos últimos 30 dias e documentos em curso. Registos básicos mostra quantos objetos têm número de inventário, imagem principal, categoria e estado, e a ligação «por completar» abre exatamente os que faltam.

Ao lado, as propriedades da coleção resumem as suas regras: responsável, numeração e próximo número, ficha, grupos de campos e site. Mais abaixo vê onde estão os objetos (quantos têm cada estado), como estão classificados e quantos foram acrescentados em cada uma das últimas doze semanas.

Trabalhe com a coleção inteira

A partir da coleção, acrescenta um objeto diretamente nela, imprime as fichas de todos os objetos ou publica e despublica tudo de uma vez. O livro de inventário exporta-se em CSV: uma linha por objeto, pela ordem dos números de inventário, uma coluna por campo e os cabeçalhos no seu idioma. Abre no Excel com todos os acentos intactos, pronto para arquivar, imprimir ou enviar a quem o tenha de verificar.

Elimine uma coleção sem perder objetos

Eliminar uma coleção nunca deixa objetos perdidos. O Collectionframe pergunta para onde devem ir: para outra coleção, onde mantêm todos os dados, números e ligações, ou para o lixo, de onde podem ser restaurados em qualquer coleção. A mesma pergunta surge quando elimina várias coleções de uma vez.

Na prática

Um museu passa o livro de inventário da pintura do papel para o Collectionframe. A responsável pelo inventário cria a coleção Pinturas com o prefixo MNK-P-, quatro dígitos e o próximo número 0412, porque o livro em papel termina no 411. Acrescenta os grupos de campos de pintura, escolhe a ficha de inventário, indica a conservadora-chefe como responsável e mostra a coleção no site. A primeira pintura registada no Collectionframe recebe o MNK-P-0412, e o livro em papel e o catálogo continuam uma única série.