Aan de slag: je museum in een paar minuten ingericht

Collectieregistratiesystemen hebben een reputatie: weken inrichten, een consultant en een cursus voordat de eerste registratie er staat. Collectionframe begint met een e-mailadres. Een paar minuten later heeft het museum zijn collecties, velden, een inventariskaart en sjablonen voor de procedures in zijn eigen taal, en kan de eerste kaart uit de printer komen.

Een code in plaats van een wachtwoord

Inloggen en aanmelden gebeuren op hetzelfde scherm. Vul je e-mailadres in en vraag een code aan: per e-mail komt een code van zes cijfers die vijf minuten geldig is. Typ hem in en je bent binnen; de eerste keer wordt je account op hetzelfde moment aangemaakt. Er is geen wachtwoord om te kiezen, te vergeten of te herstellen.

De taal die je bovenaan het scherm kiest, geldt voor de app en voor de namen van de collecties en sjablonen waarmee je museum begint.

Je museum in drie stappen

Na de eerste code richten drie korte stappen het museum in. De voortgang bovenaan laat zien waar je bent, en Terug brengt je naar de vorige stap.

1. Museum: je volledige naam, die naast je wijzigingen en handtekeningen staat, en de naam van je museum of instelling.

2. Collecties: vink de afdelingen aan waarmee je wilt beginnen (Schilderijen, Sculpturen, Archeologie, Foto’s, Decoratieve kunst) of typ de naam van een eigen afdeling. Elke collectie werkt als een inventarisboek met een eigen nummering.

3. Team: typ de e-mailadressen van je collega’s, en ieder krijgt een uitnodiging. Je kunt deze stap overslaan en ze later uitnodigen.

Een samenvatting bevestigt wat er is ingericht, en een knop brengt je naar je museum.

Vanaf de eerste minuut klaar om te werken

Een nieuw museum is geen lege database. In de taal van het museum begint het met:

• de collecties die je koos, elk met haar nummering;

• tien veldgroepen, van de basisgegevens en schilderijgegevens tot herkomst, verwerving en waardering, en conditie en restauratie;

• een inventariskaart die vanaf het eerste object compleet afdrukt;

• elf statussen in vier soorten, categorieën, mappen en labels;

• de zeven standaardsjablonen voor procedures, van binnenkomst tot afstoting.

Alles kun je hernoemen, aanpassen of verwijderen terwijl je eigen structuur vorm krijgt.

Aan de slag, stap voor stap

Zolang het museum niet is ingericht, opent de startpagina met Aan de slag: maak het account van je museum (gedaan bij het aanmelden), voeg je eerste object toe, druk de inventariskaart af, maak een document en nodig je collega’s uit. De volgende stap staat open, met wat je moet doen en een knop die het doet. Als een stap je naar een pagina brengt, legt die pagina zich bovenaan in een kort kader uit en biedt de volgende stap aan. Een stap staat op gedaan als je hem echt hebt gedaan, langs welke weg ook.

Dezelfde lijst, met je voortgang, staat in de zijbalk tot je hem verbergt. Collega’s die zich aansluiten bij een museum dat iemand anders inrichtte, zien één keer een korte introductie, met een pagina voor elk onderdeel: collecties, objecten, kaarten en documenten; Bekijk de introductie toont hem altijd opnieuw.

Elf talen, licht of donker

Collectionframe spreekt Engels, Spaans, Frans, Duits, Portugees, Italiaans, Nederlands, Pools, Turks, Oekraïens en Tsjechisch. Ieder kiest een eigen taal, en een licht of donker thema, zonder iets te veranderen voor de anderen.

De ene collega kan in het Pools werken en de andere in het Engels, aan dezelfde registraties. De inhoud van het museum zelf, zoals de namen van collecties en velden, blijft zoals het museum die schreef, en de collectie online gebruikt de taal van het museum.

21 dagen Scale, gratis

Elk nieuw museum begint met 21 dagen van het Scale-abonnement: alle functies, ook sjablonen voor procedures, digitaal ondertekenen, teams en eigen rollen, zonder creditcard. Voor het einde van de proefperiode kies je Pro of Scale; je catalogus, documenten en bestanden blijven precies zoals ze waren. Wat elk abonnement omvat, staat op de prijspagina.

In de praktijk

Om 10.00 uur typt de registrator haar e-mailadres en de code. Om 10.05 uur bestaat het museum, met de collecties Schilderijen en Foto’s, hun nummering en de inventariskaart. Ze voegt het eerste schilderij toe met een foto, en om 10.15 uur komt de inventariskaart uit de printer. De uitnodigingen aan haar twee collega’s kunnen tot de middag wachten.