Equipa, perfis e permissões de utilizador

O inventário de um museu é trabalho de todos, mas nem todos devem poder alterar tudo. Uma voluntária confere registos, um conservador escreve relatórios de estado, a responsável pelo inventário trata das definições das coleções. O Collectionframe dá a cada colega a sua própria conta e um perfil que diz o que pode fazer, numa gestão de permissões simples, e, no plano Scale, equipas que dizem onde trabalha.

Convide os seus colegas

Escreva o endereço de e-mail de um colega e escolha o perfil. O convite indica o seu museu e quem o enviou. O colega entra com um código enviado para esse endereço, escreve o nome que a equipa vai ver e junta-se com um clique, sem criar um museu próprio. Membros ativos e convites pendentes estão numa só lista: reenvie um convite que passou despercebido ou cancele o que já não é preciso.

Também pode convidar colegas durante a criação do museu e a partir de Primeiros passos no início. O plano Pro inclui até 5 pessoas e o plano Scale até 15, convites pendentes incluídos.

Três perfis para começar

Cada museu começa com três perfis de permissões fixas:

• Proprietário: a pessoa responsável, em última instância, pelo museu;

• Administrador: a gestão diária do museu;

• Membro: o trabalho corrente no inventário e nos documentos.

O proprietário não pode ser removido nem despromovido por engano. Os proprietários podem mudar o perfil de um membro a qualquer momento, ou retirar o acesso a quem já não precisa dele.

Perfis à medida

No plano Scale, crie perfis à medida do seu museu: um responsável pelo inventário, um conservador, um técnico de digitalização, um voluntário que só consulta. Dê um nome ao perfil e escolha, área a área, o que pode ler, criar, alterar e eliminar:

• a área de trabalho: início, objetos, fichas, documentos e modelos, assinaturas de documentos (com permissões separadas para assinar e para anular), lixo e alterações recentes;

• as definições: se o perfil as pode abrir ou não;

• a organização: definições gerais, membros, convites, equipas, perfis, plano e faturação;

• a estrutura do museu: pastas, coleções, grupos de campos, categorias, estados e etiquetas.

Um perfil próprio aparece na lista de perfis de cada convite e de cada membro, ao lado de Administrador e Membro. Mude o que um perfil pode fazer e todos os que o têm passam a trabalhar com as novas permissões; não é preciso alterar as pessoas uma a uma.

Equipas: quem trabalha onde

Os perfis dizem o que alguém pode fazer; as equipas dizem onde. No plano Scale, reúna as pessoas em equipas, por departamento, projeto ou exposição, e atribua a cada equipa as suas coleções e pastas de documentos. Os membros trabalham aí, enquanto proprietários e administradores mantêm acesso a tudo. Uma equipa pode ficar inativa durante algum tempo sem ser desfeita.

Uma equipa de registo, por exemplo, pode trabalhar com a coleção dos objetos que entraram este ano e com a pasta de seguros e avaliações, enquanto os conservadores veem as coleções pelas quais são responsáveis. Uns e outros trabalham lado a lado sem se atrapalharem.

As definições de uma coleção mostram que equipas podem trabalhar com ela, e uma pasta pode pertencer a uma equipa da mesma forma. Quando uma equipa é eliminada, as suas coleções, pastas e convites ficam livres para serem atribuídos a outra equipa.

Vários museus, uma só conta

Uma conta pode trabalhar em até cinco organizações, por exemplo um museu e a fundação que o gere, e passar de uma para outra a partir do nome do museu, no topo da barra lateral. Cada uma mantém à parte os seus registos, pessoas, definições e plano; o seu nome, fotografia, língua e tema acompanham-no. Pode sair de uma organização onde já não trabalha. Um proprietário pode eliminar uma organização, exceto enquanto tiver uma subscrição paga ativa e exceto se for a última de que é proprietário.

Na prática

O departamento de conservação tem a sua própria equipa, Conservação, com a pasta de conservação e as coleções de que cuida. Os seus dois conservadores têm o perfil próprio Conservador: podem alterar objetos, redigir relatórios de estado e assiná-los, mas não abrir as definições. Uma voluntária que confere os registos com o antigo livro de inventário em papel recebe o perfil Voluntário, que pode ler tudo e não alterar nada.