Erste Schritte: Ihr Museum in wenigen Minuten eingerichtet

Inventarisierungsprogramme haben einen Ruf: wochenlange Einrichtung, eine Beraterin und eine Schulung, bevor der erste Datensatz entsteht. Collectionframe beginnt mit einer E-Mail-Adresse. Wenige Minuten später hat das Museum seine Sammlungen, Felder, eine Inventarkarte und Vorlagen für die Abläufe in seiner eigenen Sprache, und die erste Karte kann aus dem Drucker kommen.

Ein Code statt eines Passworts

Anmelden und Registrieren geschehen auf demselben Bildschirm. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und fordern Sie einen Code an: Ein sechsstelliger Code kommt per E-Mail und gilt fünf Minuten. Tippen Sie ihn ein, und Sie sind angemeldet; beim ersten Mal entsteht Ihr Konto im selben Moment. Es gibt kein Passwort, das Sie wählen, vergessen oder zurücksetzen müssten.

Die oben auf dem Bildschirm gewählte Sprache gilt für die App und für die Namen der Sammlungen und Vorlagen, mit denen Ihr Museum beginnt.

Ihr Museum in drei Schritten

Nach dem ersten Code richten drei kurze Schritte das Museum ein. Die Fortschrittsanzeige oben zeigt, wo Sie stehen, und Zurück führt zum vorigen Schritt.

1. Museum: Ihr vollständiger Name, der neben Ihren Änderungen und Unterschriften steht, und der Name Ihres Museums oder Ihrer Einrichtung.

2. Sammlungen: Haken Sie die Abteilungen an, mit denen Sie beginnen möchten (Gemälde, Skulpturen, Archäologie, Fotografien, Kunstgewerbe), oder tippen Sie den Namen einer eigenen ein. Jede Sammlung funktioniert wie ein Inventarbuch mit eigener Nummerierung.

3. Team: Tippen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen und Kollegen ein, und alle erhalten eine Einladung. Sie können den Schritt überspringen und später einladen.

Eine Zusammenfassung bestätigt, was eingerichtet wurde, und eine Schaltfläche bringt Sie in Ihr Museum.

Ab der ersten Minute arbeitsbereit

Ein neues Museum ist keine leere Datenbank. In der Sprache des Museums beginnt es mit:

• den gewählten Sammlungen, jede mit ihrer Nummerierung;

• zehn Feldgruppen, von den Grunddaten und Angaben zu Gemälden bis zu Provenienz, Erwerbung und Bewertung sowie Zustand und Restaurierung;

• einer Inventarkarte, die vom ersten Objekt an vollständig druckt;

• elf Status in vier Arten, Kategorien, Ordnern und Labels;

• den sieben Standardvorlagen für Abläufe, vom Objekteingang bis zum Abgang.

All das können Sie umbenennen, ändern oder entfernen, während Ihre eigene Struktur Gestalt annimmt.

Erste Schritte, einer nach dem anderen

Solange das Museum nicht eingerichtet ist, beginnt die Startseite mit Erste Schritte: das Konto des Museums anlegen (erledigt bei der Anmeldung), das erste Objekt hinzufügen, seine Inventarkarte drucken, ein Dokument vorbereiten und die Kolleginnen und Kollegen einladen. Der nächste Schritt ist aufgeklappt, mit dem, was zu tun ist, und einer Schaltfläche, die es tut. Führt ein Schritt auf eine Seite, erklärt sich diese in einem kurzen Hinweis oben und bietet den nächsten Schritt an. Ein Schritt gilt als erledigt, wenn Sie ihn wirklich erledigt haben, gleich auf welchem Weg.

Dieselbe Liste mit Ihrem Fortschritt steht in der Seitenleiste, bis Sie sie ausblenden. Wer einem Museum beitritt, das jemand anderes eingerichtet hat, sieht einmal eine kurze Einführung, je eine Seite zu Sammlungen, Objekten, Karten und Dokumenten; Einführung ansehen zeigt sie jederzeit wieder.

Elf Sprachen, hell oder dunkel

Collectionframe spricht Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Türkisch, Ukrainisch und Tschechisch. Jede Person wählt ihre Sprache und ein helles oder dunkles Design, ohne für andere etwas zu ändern.

Eine Kollegin kann auf Polnisch und ein Kollege auf Englisch an denselben Datensätzen arbeiten. Die Inhalte des Museums, etwa die Namen seiner Sammlungen und Felder, bleiben so, wie das Museum sie geschrieben hat, und seine Online-Sammlung erscheint in der Sprache des Museums.

21 Tage Scale kostenlos

Jedes neue Museum beginnt mit 21 Tagen des Tarifs Scale: alle Funktionen, auch Vorlagen für Abläufe, elektronische Unterschriften, Teams und eigene Rollen, ohne Kreditkarte. Vor Ende des Tests wählen Sie Pro oder Scale; Katalog, Dokumente und Dateien bleiben genau so, wie sie waren. Was jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

In der Praxis

Um 10:00 Uhr tippt die Registrarin ihre E-Mail-Adresse und den Code ein. Um 10:05 Uhr gibt es das Museum, mit den Sammlungen Gemälde und Fotografien, ihrer Nummerierung und der Inventarkarte. Sie erfasst das erste Gemälde mit seinem Foto, und um 10:15 Uhr kommt seine Inventarkarte aus dem Drucker. Die Einladungen an ihre beiden Kollegen können bis zum Nachmittag warten.