Assinatura eletrónica de contratos de empréstimo e autos de entrega

Um contrato de empréstimo costuma viajar em PDF: impresso, assinado, digitalizado, enviado por e-mail, assinado outra vez, e no fim ninguém sabe ao certo que versão o cedente assinou. No Collectionframe envia o documento para assinatura a partir do sítio onde foi escrito. O texto fica congelado, todos assinam a mesma versão, na aplicação ou a partir de um e-mail, e o museu guarda o registo de cada passo.

Enviar a partir do documento

No documento, escolha Solicitar assinaturas. Acrescente colegas do seu museu e pessoas de fora com nome e endereço de e-mail; cada uma recebe um convite individual. Antes de enviar o que quer que seja, o Collectionframe lista os campos ainda vazios, que seriam impressos como um traço, e avisa quando o texto tem uma lista de objetos mas nenhum objeto ligado. Um documento precisa de um título e de algum texto para poder ser enviado.

Todos assinam o mesmo texto

No envio, os valores dos campos e as listas de objetos são escritos no texto e o documento fica bloqueado: texto, campos, propriedades e ficheiros deixam de poder mudar. As alterações posteriores no inventário não lhe tocam, por isso um objeto com outro nome ou uma datação corrigida não alteram o que foi assinado. Os objetos ainda podem ser ligados ou desligados, como referências para encontrar o documento; a lista do texto assinado fica como estava.

O Collectionframe regista uma impressão digital SHA-256 dessa versão, do título e do texto, com as suas imagens, aos campos, objetos e etiquetas, e mostra-a no documento. A impressão digital é verificada de novo antes de cada assinatura: se algo tivesse mudado, a assinatura parava.

Assinar sem conta

O cedente, ou o responsável pelo registo do museu que recebe o empréstimo, recebe um e-mail com uma ligação pessoal. A ligação, sozinha, não mostra nada: para abrir o documento é preciso escrever um código de seis dígitos enviado para o endereço do convite, válido durante dez minutos, e cinco códigos errados bloqueiam o acesso durante um quarto de hora. Depois, a pessoa lê o documento e os ficheiros anexos, em qualquer das onze línguas do Collectionframe, confirma que o reviu e que o quer assinar eletronicamente, e assina. Mais tarde, a mesma ligação e um novo código voltam a abrir o documento assinado.

Os colegas assinam na aplicação, também com um código enviado por e-mail e a mesma confirmação.

Acompanhar até à última assinatura

A secção Assinaturas do documento mostra cada signatário e se já assinou, e um convite extraviado pode ser reenviado. Na página inicial, Por assinar reúne os documentos à espera da sua assinatura, e À espera de outros aqueles por que espera. O estado do documento passa de «Assinaturas pendentes» para «Parcialmente assinado» e depois para «Assinado».

Cancelar ou anular, nunca apagar

Enquanto ninguém tiver assinado, o pedido pode ser cancelado, o documento corrigido e reenviado. Assim que existe uma assinatura, o documento já não se elimina: anula-se, com um motivo. As assinaturas dadas e o registo de auditoria ficam, os convites pendentes deixam de funcionar e o documento continua bloqueado, com o motivo à vista. Um documento em assinatura ou assinado não pode ir para o lixo.

O registo de auditoria

Cada pedido tem o seu registo de auditoria: cada passo por ordem, com quem e quando. Regista a criação do pedido, os convites enviados, reenviados ou cancelados, os convites abertos, os códigos de verificação enviados, as assinaturas, a conclusão do pedido, o cancelamento ou a anulação, e também o que falhou, como um e-mail que não foi entregue ou um código errado. Quando disponíveis, ficam também registados o endereço IP e o navegador.

Cada assinatura é guardada com um valor assinado (HMAC-SHA-256) que liga o signatário, o seu endereço de e-mail, a impressão digital do documento e as horas da verificação e da assinatura. Uma anulação tem o seu, ligado à versão congelada, aos signatários afetados, à hora e ao motivo.

Que tipo de assinatura é

É uma assinatura eletrónica simples, confirmada por e-mail e código único, com registo de auditoria. Não é uma assinatura eletrónica qualificada e não passa pela Chave Móvel Digital nem pelo Cartão de Cidadão; o Collectionframe não verifica documentos de identificação nem quem tem poderes para assinar por uma instituição: isso continua a caber ao museu, como em papel. Segundo o Regulamento eIDAS (artigo 25.º), não podem ser negados efeitos jurídicos nem admissibilidade como prova a uma assinatura eletrónica só por ser eletrónica ou não ser qualificada; só a qualificada tem, por lei, o efeito de uma assinatura manuscrita. Se a lei, uma entidade pública ou a outra parte exigir uma forma específica, use essa forma.

A assinatura eletrónica faz parte do plano Scale, e cada museu novo pode usá-la durante o período experimental de 21 dias.

Na prática

O contrato de empréstimo de doze pinturas que vão para outro museu está pronto. A responsável pelo registo envia-o para assinatura ao diretor e ao responsável pelo registo do museu que as recebe, depois de preencher o único campo que a janela assinalou como vazio. O diretor assina na aplicação na mesma tarde; o responsável do outro museu recebe o e-mail, escreve o código e assina na manhã seguinte. O museu vê «Assinado» no documento e na página inicial, e o contrato, a sua impressão digital e o registo de auditoria ficam juntos na pasta Empréstimos e depósitos e em cada uma das doze pinturas.