Coleção online: o acervo do museu na internet

Muitos museus querem pôr o acervo online e nunca lá chegam: um site é um projeto à parte, e cada atualização obriga a copiar outra vez o inventário. No Collectionframe, a coleção online é construída com os registos que já mantém. Decide que objetos são publicados e o que os visitantes podem ver deles, e a partir daí o site acompanha o inventário.

O site do museu, sem ter de o construir

Cada museu pode ter o seu próprio site em collectionframe.com/m/, seguido do endereço que escolher. Tem uma página inicial com o nome e a descrição do museu, uma página para cada coleção mostrada e uma página para cada objeto publicado. No plano Scale, a página inicial leva o seu banner e o seu logótipo; sem banner, cinco objetos do seu próprio acervo formam a imagem de entrada.

O site fala a língua do museu, seja qual for a configuração do browser do visitante, e escreve as datas e os números como é habitual nessa língua. Nada tem de ser desenhado, alojado ou atualizado à mão: corrija uma data no inventário e a página do objeto mostra a correção.

Publica objetos e decide o que mostram

Um objeto está online quando três condições se cumprem: o site está publicado, a coleção do objeto é mostrada nele e o próprio objeto está publicado. Cada objeto indica a sua situação, na lista de objetos e no separador Site público:

• Online: os visitantes veem-no;

• Não visível: está publicado, mas falta alguma coisa, por exemplo mostrar a coleção; o Collectionframe diz o quê e liga para o sítio onde se corrige;

• Não publicado: só a sua equipa o vê.

O que um objeto online mostra decide-se uma vez, para todo o museu, com o mesmo interruptor Público em toda a parte:

• Campos dos seus grupos de campos: mostre o modo de incorporação e a menção de crédito, mantenha internos o preço de compra e o valor de seguro. Os campos são internos até os tornar públicos.

• Categorias, como Pintura ou Paisagem, são públicas por omissão.

• Estados: mostre Exposição permanente, para o visitante saber que o objeto está exposto, e mantenha internos Em trânsito ou Emprestado. Por omissão, só os estados de exposição são públicos.

Imagens e ficheiros para os visitantes

Cada objeto tem uma descrição pública, escrita para os visitantes, e imagens e ficheiros próprios para eles. Ficam separados dos dados do inventário e dos ficheiros internos, para que a página pública possa ser cuidada sem expor material de trabalho. A primeira imagem é a principal; o visitante abre as imagens numa galeria e pode descarregar o original. Também pode disponibilizar ficheiros, como um PDF da ficha de inventário.

As fichas de inventário, as legendas, os ficheiros internos e os documentos nunca aparecem no site. Os ficheiros públicos e as transferências de imagens deixam de funcionar no momento em que o objeto é despublicado, a coleção é ocultada ou o site fica offline.

Publicar muitos objetos de uma vez

Raramente se publica um objeto de cada vez. Selecione objetos na lista e escolha Publicar ou Despublicar, ou filtre a lista por publicação para ver o que ainda falta publicar.

Nas definições de uma coleção, Mostrar no site público acrescenta a coleção inteira ao site, e Publicar todos os objetos ou Despublicar todos os objetos altera todos os objetos de uma só vez.

As definições do Site público resumem o que os visitantes veem: quantas coleções estão no site, quantos objetos estão online e publicados e quantos campos, categorias e estados são públicos. Antes de publicar o site, o Collectionframe diz quantos objetos vão ficar visíveis. Na vista geral de cada coleção, Para o site conta os objetos que ainda não têm descrição pública.

Os visitantes pesquisam e exploram

Os visitantes não precisam de conta. Na página de uma coleção pesquisam pelo nome e por qualquer campo público, e filtram pelos estados e categorias públicos: tudo o que está em exposição permanente, por exemplo, ou todos os retratos. A página de cada objeto mostra os dados públicos e a descrição, e mais objetos da mesma coleção.

Um código QR numa ficha de inventário ou numa legenda pode abrir a página pública do objeto, e a legenda na sala leva o visitante à ficha completa.

Seguro por omissão

• Objetos, coleções, campos e estados novos não são públicos até decidir o contrário.

• Os objetos restaurados do lixo voltam não publicados.

• Os ficheiros públicos e as transferências de imagens param assim que um objeto é despublicado, a coleção é ocultada ou o site fica offline.

• No plano Scale, os motores de pesquisa podem indexar o site quando ativar a indexação; o site lista então as suas páginas num sitemap próprio. No plano Pro fica fora dos motores de pesquisa.

O site faz parte de todos os planos; o logótipo, o banner e a indexação pelos motores de pesquisa fazem parte do Scale.

Na prática

O museu quer pôr as suas fotografias online. Nas definições, a responsável pelo inventário torna públicos os campos Autor e Data e mantém internos os campos de avaliação. Filtra a coleção Fotografia por Não publicado, seleciona as fotografias que estão prontas e publica-as de uma vez. Nas definições da coleção ativa Mostrar no site público e, por fim, publica o site. Cada fotografia tem agora a sua página, e os visitantes podem pesquisar a coleção por autor.