Primeros pasos: el museo listo en unos minutos

Los programas de gestión de colecciones tienen fama: semanas de configuración, un consultor y un curso de formación antes del primer registro. Collectionframe, un programa de inventario para museos, empieza con una dirección de correo. Unos minutos después el museo tiene sus colecciones, campos, una ficha de inventario y plantillas de procedimientos en su propio idioma, y la primera ficha puede salir de la impresora.

Un código en lugar de una contraseña

Entrar y darse de alta son la misma pantalla. Escribe tu dirección de correo y pide un código: te llega por correo un código de seis dígitos, válido durante cinco minutos. Lo escribes y ya estás dentro; la primera vez, tu cuenta se crea en ese mismo momento. No hay contraseña que elegir, olvidar ni restablecer.

El idioma elegido arriba en la pantalla se usa en la aplicación y en los nombres de las colecciones y plantillas con las que empieza tu museo.

Tu museo en tres pasos

Tras el primer código, tres pasos cortos preparan el museo. El progreso de arriba muestra dónde estás, y Atrás vuelve al paso anterior.

1. Museo: tu nombre completo, que aparece junto a tus cambios y tus firmas, y el nombre de tu museo o institución.

2. Colecciones: marca los departamentos con los que quieres empezar (Pinturas, Esculturas, Arqueología, Fotografías, Artes decorativas) o escribe el nombre de uno propio. Cada colección funciona como un libro de registro con su propia numeración.

3. Equipo: escribe las direcciones de correo de tus compañeros y cada uno recibe una invitación. Puedes omitir este paso e invitarlos más tarde.

Un resumen confirma lo que se ha preparado, y un botón te lleva a tu museo.

Listo para trabajar desde el primer minuto

Un museo nuevo no es una base de datos vacía. En el idioma del museo empieza con:

• las colecciones que elegiste, cada una con su numeración;

• diez grupos de campos, desde los metadatos básicos y los datos de pintura hasta la procedencia, el ingreso y la valoración, y la conservación;

• una ficha de inventario que se imprime completa desde el primer objeto;

• once estados de cuatro tipos, categorías, carpetas y etiquetas;

• las siete plantillas estándar de procedimientos, del acta de entrada a la baja.

Todo ello puedes renombrarlo, cambiarlo o eliminarlo a medida que toma forma tu propia estructura.

Primeros pasos, uno a uno

Mientras el museo no está preparado, el inicio se abre con Primeros pasos: crea la cuenta de tu museo (hecho al darte de alta), añade tu primer objeto, imprime su ficha de inventario, prepara un documento e invita a tus compañeros. El siguiente paso está abierto, con lo que hay que hacer y un botón que lo hace. Cuando un paso te lleva a una página, esta se explica en un recuadro breve arriba y te propone el paso siguiente. Un paso se marca como hecho cuando de verdad lo haces, llegues como llegues.

La misma lista, con tu progreso, está en la barra lateral hasta que la ocultas. Los compañeros que se unen a un museo que preparó otra persona ven una vez una breve introducción, con una página para cada cosa: colecciones, objetos, fichas y documentos; Ver la introducción la muestra de nuevo cuando quieras.

Once idiomas, tema claro u oscuro

Collectionframe habla inglés, español, francés, alemán, portugués, italiano, neerlandés, polaco, turco, ucraniano y checo. Cada persona elige su idioma, y un tema claro u oscuro, sin cambiar nada para los demás.

Una compañera puede trabajar en polaco y otro en inglés sobre los mismos registros. El contenido del propio museo, como los nombres de sus colecciones y campos, queda tal como lo escribió el museo, y su colección en línea usa el idioma del museo.

21 días de Scale, gratis

Cada museo nuevo empieza con 21 días del plan Scale: todas las funciones, incluidas las plantillas de procedimientos, la firma electrónica, los equipos y los roles propios, sin tarjeta. Antes de que acabe la prueba eliges Pro o Scale; tu catálogo, tus documentos y tus archivos quedan tal como estaban. Lo que incluye cada plan está en la página de precios.

En la práctica

A las 10:00 la registradora escribe su dirección de correo y el código. A las 10:05 el museo existe, con las colecciones Pinturas y Fotografías, su numeración y la ficha de inventario. Añade el primer cuadro con su fotografía y a las 10:15 su ficha de inventario sale de la impresora. Las invitaciones a sus dos compañeros pueden esperar a la tarde.