Premiers pas : votre musée prêt en quelques minutes

Les logiciels d’inventaire ont une réputation : des semaines de paramétrage, un consultant et une formation avant la première notice. Collectionframe, logiciel de gestion des collections pour les musées, commence par une adresse e-mail. Quelques minutes plus tard, le musée a ses collections, ses champs, une fiche d’inventaire et des modèles de procédures dans sa propre langue, et la première fiche peut sortir de l’imprimante.

Un code au lieu d’un mot de passe

Se connecter et s’inscrire se font sur le même écran. Saisissez votre adresse e-mail et demandez un code : un code à six chiffres arrive par e-mail, valable cinq minutes. Saisissez-le et vous êtes dans l’application ; la première fois, votre compte est créé au même moment. Il n’y a pas de mot de passe à choisir, à oublier ni à réinitialiser.

La langue choisie en haut de l’écran sert pour l’application et pour les noms des collections et des modèles avec lesquels votre musée démarre.

Votre musée en trois étapes

Après le premier code, trois courtes étapes préparent le musée. La progression en haut indique où vous en êtes, et Retour ramène à l’étape précédente.

1. Musée : votre nom complet, affiché à côté de vos modifications et de vos signatures, et le nom de votre musée ou de votre institution.

2. Collections : cochez les départements par lesquels commencer (Peintures, Sculptures, Archéologie, Photographies, Arts décoratifs) ou saisissez le nom du vôtre. Chaque collection fonctionne comme un registre d’inventaire avec sa propre numérotation.

3. Équipe : saisissez les adresses e-mail de vos collègues, et chacun reçoit une invitation. Vous pouvez passer cette étape et les inviter plus tard.

Un récapitulatif confirme ce qui a été préparé, et un bouton vous mène à votre musée.

Prêt à travailler dès la première minute

Un nouveau musée n’est pas une base de données vide. Dans la langue du musée, il démarre avec :

• les collections choisies, chacune avec sa numérotation ;

• dix groupes de champs, des métadonnées de base et des informations sur les peintures à la provenance, à l’acquisition et à la valeur, et à l’état de conservation ;

• une fiche d’inventaire qui s’imprime complète dès le premier objet ;

• onze statuts de quatre types, des catégories, des dossiers et des étiquettes ;

• les sept modèles de procédures standard, de l’entrée de l’objet à sa sortie.

Tout cela peut être renommé, modifié ou supprimé à mesure que votre propre organisation prend forme.

Premiers pas, étape par étape

Tant que le musée n’est pas prêt, l’accueil s’ouvre sur Premiers pas : créer le compte du musée (fait à l’inscription), ajouter votre premier objet, imprimer sa fiche d’inventaire, préparer un document et inviter vos collègues. L’étape suivante est ouverte, avec ce qu’il faut faire et un bouton qui le fait. Quand une étape vous conduit vers une page, celle-ci s’explique dans un court encadré en haut et propose l’étape suivante. Une étape est cochée quand vous l’avez vraiment faite, quel que soit le chemin pris.

La même liste, avec votre progression, reste dans la barre latérale jusqu’à ce que vous la masquiez. Les collègues qui rejoignent un musée préparé par quelqu’un d’autre voient une fois une courte introduction, une page pour chaque chose : collections, objets, fiches et documents ; Revoir l’introduction la remontre à tout moment.

Onze langues, thème clair ou sombre

Collectionframe parle anglais, espagnol, français, allemand, portugais, italien, néerlandais, polonais, turc, ukrainien et tchèque. Chacun choisit sa langue, et un thème clair ou sombre, sans rien changer pour les autres.

Une collègue peut travailler en polonais et un autre en anglais sur les mêmes notices. Le contenu propre au musée, comme les noms de ses collections et de ses champs, reste tel que le musée l’a écrit, et ses collections en ligne parlent la langue du musée.

21 jours de Scale offerts

Chaque nouveau musée commence avec 21 jours de l’offre Scale : toutes les fonctions, y compris les modèles de procédures, la signature électronique, les équipes et les rôles personnalisés, sans carte bancaire. Avant la fin de l’essai, choisissez Pro ou Scale ; votre catalogue, vos documents et vos fichiers restent exactement tels qu’ils étaient. Le contenu de chaque offre est détaillé sur la page des tarifs.

En pratique

À 10 h, la régisseuse saisit son adresse e-mail et le code. À 10 h 05, le musée existe, avec les collections Peintures et Photographies, leur numérotation et la fiche d’inventaire. Elle ajoute le premier tableau avec sa photographie, et à 10 h 15 sa fiche d’inventaire sort de l’imprimante. Les invitations de ses deux collègues peuvent attendre l’après-midi.