Inventário e catalogação de objetos

Um inventário repartido por folhas de cálculo, ficheiros em papel e pastas partilhadas acaba por se contradizer: a mesma pintura aparece com três títulos e duas fotografias, e ninguém sabe qual é a versão certa. No Collectionframe, cada objeto tem um único registo, e tudo o resto parte dele: a ficha de inventário, os documentos, as exportações e o site público. Os dados introduzem-se uma vez, num só sítio, e encontram-se em segundos.

Um registo para cada objeto

O registo reúne o número de inventário, a designação e a imagem principal do objeto, a sua coleção e o seu estado, as categorias e os campos dos seus grupos de campos. Um objeto novo começa com uma designação e uma coleção; a coleção atribui-lhe o número de inventário seguinte, único e nunca reutilizado, e os campos que lhe correspondem.

O registo tem quatro separadores. Detalhes é a inventariação propriamente dita. Documentos reúne as guias de entrada, os empréstimos e os relatórios de estado que dizem respeito ao objeto. Ficheiros internos guarda o material de trabalho e Site público decide o que os visitantes veem. Ao lado do formulário, a pré-visualização da ficha de inventário mostra o que vai ser impresso.

Os dados só se escrevem aqui. As fichas, os documentos, as exportações CSV e o site vão buscá-los ao registo, por isso uma data corrigida fica corrigida em todo o lado ao mesmo tempo. Quando inventaria uma série de peças semelhantes, Duplicar cria o registo seguinte a partir do que acabou de terminar.

Campos adequados à sua coleção

O que se regista sobre cada objeto é definido pelos grupos de campos: conjuntos como Detalhes de pintura, Proveniência e propriedade ou Conservação e estado. Cada museu começa com dez grupos prontos: metadados básicos, pintura, escultura, fotografia, arqueologia, artes decorativas, proveniência e propriedade, aquisição e avaliação, conservação e estado, e exposição e empréstimo. Pode mudar-lhes o nome, alterá-los ou criar os seus.

Cada campo tem um de dez tipos: texto, número, sim/não, data, data e hora, escolha única, escolha múltipla, moeda, ligação ou imagem. Tem também uma chave permanente, como author_creator. Se mudar Autor / criador para Artista, todas as fichas e exportações continuam a funcionar, porque seguem a chave e não o rótulo.

Cada coleção escolhe os grupos com que começam os seus objetos novos: uma pintura nova chega com os campos de pintura e uma fotografia nova com os de fotografia. Ainda assim, cada objeto pode acrescentar o grupo de que precisa ou retirar o que não usa; os valores de um grupo retirado são apagados quando o objeto é guardado.

A categoria diz o que é; o estado, onde está

As categorias classificam objetos de todas as coleções: Pintura, Têxtil, Retrato, Arte sacra. Formam uma única lista partilhada, com cor, descrição e a ordem que escolher, para que toda a equipa use as mesmas palavras em vez de criar variantes em cada departamento. Um objeto pode ter várias categorias.

O estado diz onde o objeto está agora. Cada estado pertence a um de quatro tipos: em reserva, em exposição, temporariamente indisponível ou fora das instalações. Onze estados prontos cobrem as situações habituais, de Exposição permanente a Em conservação, Em quarentena ou Emprestado. Acrescente os seus, por exemplo uma reserva concreta ou uma exposição, e ponha primeiro os mais usados.

O estado aparece na lista de objetos e no registo, e serve de filtro: tudo o que está exposto, tudo o que está fora. Um estado ainda em uso nunca desaparece sem aviso: antes de o eliminar, o Collectionframe pergunta o que fazer aos objetos que o têm.

Encontre qualquer objeto, e o que lhe falta

Objetos é uma única lista de todos os objetos a que tem acesso, de todas as coleções. Pesquise por número de inventário, designação ou descrição. Filtre por coleção, estado, categoria, ficha, publicação, número de inventário ou valor de qualquer campo. Os números de inventário ordenam-se como se leem: P-2 vem antes de P-10.

Os filtros do que falta mostram os registos por concluir: objetos sem número de inventário, sem imagem principal, sem categoria, sem estado ou sem descrição pública.

A lista guarda no endereço o que está a ver: a coleção, a pesquisa, os filtros, a ordenação e a página. Abra um objeto, volte atrás, e a mesma lista está à sua espera. Copie a ligação para Pinturas sem imagem principal e um colega abre exatamente essa lista.

Trabalhe com muitos objetos ao mesmo tempo

Selecione objetos na lista e aja sobre todos de uma vez: publicá-los ou despublicá-los, movê-los para outra coleção, definir o estado, imprimir as fichas, criar um único documento que os inclua a todos ou enviá-los para o lixo.

Os objetos movidos para outra coleção mantêm os dados, os números de inventário e as ligações a documentos.

Ficheiros que acompanham o registo

Cada objeto tem Ficheiros internos para o material de trabalho: digitalizações de fichas antigas em papel, correspondência sobre a aquisição, fotografias de referência, relatórios. Carregue até dez ficheiros de cada vez, pré-visualize-os e descarregue-os. Ficam separados das imagens e transferências que os visitantes veem no site público, por isso preparar uma página pública nunca expõe um ficheiro de trabalho.

O lixo recupera os enganos

Um objeto eliminado vai para o lixo com os valores dos campos, as categorias, os ficheiros e as ligações a documentos. Restaure um ou vários de uma vez. Se entretanto a coleção dele foi eliminada, escolha outra coleção onde o restaurar.

Os objetos restaurados voltam sem estar publicados, para que nada reapareça no site de surpresa. Ficam no lixo 14 dias no plano Pro e 60 dias no Scale. Os documentos eliminados funcionam da mesma forma.

Na prática

O fotógrafo vem na quinta-feira fotografar as pinturas que ainda não têm imagem. Em Objetos, escolha a coleção Pinturas e o filtro da imagem principal em falta, e envie a ligação ao fotógrafo e ao responsável pelo inventário. Sempre que uma fotografia é acrescentada como imagem principal, a pintura sai da lista e a ficha de inventário mostra a nova imagem. Quando a lista fica vazia, o trabalho está feito, sem nenhuma lista de controlo à parte.