Vorlagen: Leihvertrag, Übergabeprotokoll und Zustandsprotokoll

Die meisten Museen führen ihre Vorgänge in Word-Dateien: Übernahmeprotokoll, Leihvertrag, Zustandsprotokoll, jedes vom letzten kopiert und von Hand angepasst. In Collectionframe ist ein Vorgang eine Vorlage. Wortlaut, Felder, Objektliste, Ordner und Labels richten Sie einmal ein, und jedes Dokument aus der Vorlage ist sofort vollständig und listet die Objekte, die es betrifft.

Sieben Standardvorgänge vom ersten Tag an

Jedes Museum beginnt mit Vorlagen für die Vorgänge, die Objekte bewegen oder die Verantwortung für sie wechseln lassen: Protokoll zur Objektübernahme, Protokoll zur Objektübergabe, Protokoll zur Objektverlagerung, Protokoll zur Objektleihe, Protokoll zur Objektrückgabe, Zustandsprotokoll und Protokoll zur Aussonderung des Objekts. Sie folgen Spectrum, dem Standard für Sammlungsmanagement, der unter anderem einen schriftlichen, von Museum und Leihnehmer unterzeichneten Vertrag verlangt, bevor eine Leihe beginnt, und bei jeder Zustandsprüfung Datum, Namen der prüfenden Person und Anlass festhält.

Jede Vorlage listet ihre Objekte in einer Tabelle (Nr., Inventarnummer, Bezeichnung), druckt ihre Felder im Text, liegt in ihrem Ordner und trägt ihr Label: Das Leihprotokoll kommt in den Ordner Leihgaben & Deposita mit dem Label Leihgabe, das Zustandsprotokoll in die Konservierung. Das Leihprotokoll hat bereits Leihgeber, Leihnehmer, Leihzweck, Beginn und Ende der Leihe, Leih- oder Ausstellungsort und den Versicherungs- oder Deklarationswert; unter den Personen, die übergeben und übernehmen, bleibt Platz für eine handschriftliche Unterschrift auf dem Ausdruck.

Die übrigen Vorlagen sind genauso aufgebaut. Die Übernahme fragt nach Eigentümer oder Einlieferer, Übernahmegrund und der Nummer des temporären Deposits. Das Zustandsprotokoll fragt nach Datum, Anlass und Ort der Prüfung, dem Gesamtzustand (gut, befriedigend, schlecht, nicht vertretbar), der Beschreibung von Zustand und Schäden, Empfehlungen und der prüfenden Person. Die Aussonderung fragt nach Entscheidungsdatum, Methode, Grund, Freigabereferenz und zwei Zeugen.

Die Standardvorlagen sind in der Sprache Ihres Museums verfasst. Wenn Sie eine löschen und später wieder brauchen, holt Standardvorlagen hinzufügen sie zurück.

Ihre eigenen Vorlagen

Ändern Sie den Wortlaut, fügen Sie Abschnitte hinzu oder entfernen Sie sie, oder schreiben Sie eine eigene Vorlage: einen Leihvertrag für Leihnahmen mit den Bedingungen Ihres Leihgebers, einen Schenkungsvertrag, einen Kurierbericht. Felder gibt es in neun Typen: Text, Zahl, Ja/Nein, Datum, Datum und Uhrzeit, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Währung und Link. Platziert werden sie mit Feld einfügen oder durch / und den Feldnamen; in einer Vorlage erscheinen sie als hervorgehobene Platzhalter.

Fügen Sie eine Objektliste mit den Spalten ein, die Sie brauchen, oder einen einzelnen Wert der Objekte, etwa ihre Inventarnummern. Geben Sie der Vorlage eine Beschreibung, einen Standardordner, einen Standardautor und Labels. Benennen Sie ein Feld um, bleibt es an seiner Stelle im Text, denn ein Feld behält unter neuem Namen seine Identität.

Von der Vorlage zum Dokument in einem Schritt

Wählen Sie Dokument erstellen an der Vorlage, oder wählen Sie die Vorlage, wenn Sie ein Dokument aus einem Objekt, aus einer Auswahl von Objekten oder in einem Ordner erstellen. Das neue Dokument übernimmt Text, Felder, Labels und Autor der Vorlage, liegt in ihrem Ordner und listet bereits seine Objekte. Einzutragen bleibt nur, was nur dieser Vorgang hat: Daten, Beteiligte, Befunde. Danach werden die Felder einmal ausgefüllt, das PDF exportiert oder das Dokument zur Unterschrift gesendet.

Vorlagen schreiben die Geschichte nicht um

Ein Dokument weiß, aus welcher Vorlage es stammt. Die Vorlage steht in den Eigenschaften des Dokuments, die Dokumentliste hat eine Spalte und einen Filter Vorlage, und die Bibliothek zeigt, wie viele Dokumente jede Vorlage erzeugt hat. Eine Änderung an der Vorlage ändert nie die Dokumente, die bereits daraus entstanden sind: Ein unterzeichneter Leihvertrag bleibt genau so, wie er unterzeichnet wurde.

Eine Vorlage, die Sie nicht mehr nutzen, markieren Sie als inaktiv. Sie bleibt mit ihren Dokumenten erhalten, wird für neue Dokumente aber nicht mehr angeboten.

Vorlagen für Vorgänge gehören zum Tarif Scale, und jedes neue Museum nutzt sie in seiner 21-tägigen Testphase. Ohne sie funktionieren Dokumente in jedem Tarif: Sie beginnen mit einer leeren Seite und fügen Felder und Objektlisten selbst ein.

In der Praxis

Bevor die Ausstellung Gold & Glory öffnet, prüft die Restauratorin die zwölf Objekte, die ausgestellt werden. Aus der Auswahl erstellt sie ein Zustandsprotokoll: Die zwölf Objekte stehen schon mit Inventarnummer und Bezeichnung in der Liste, das Dokument liegt mit seinem Label im Ordner Konservierung, und Datum, Anlass und Ort trägt sie einmal ein. Zu schreiben bleiben nur Befund und Empfehlungen.