Sjablonen voor bruikleenovereenkomsten, overdracht en conditierapporten

In de meeste musea leven procedures in Word-bestanden: het ontvangstbewijs, de bruikleenovereenkomst, het conditierapport, elk gekopieerd van het vorige en met de hand aangepast. In Collectionframe is een procedure een sjabloon. Tekst, velden, objectenlijst, map en labels richt je één keer in, en elk document uit het sjabloon is meteen compleet, met de objecten waar het over gaat.

Zeven standaardprocedures vanaf de eerste dag

Elk museum begint met sjablonen voor de procedures die objecten verplaatsen of de verantwoordelijkheid ervoor veranderen: Protocol voor ontvangst van het object, Protocol voor overdracht van het object, Protocol voor verplaatsing van het object, Protocol voor bruikleen van het object, Protocol voor teruggave van het object, Conditierapport en Protocol voor afstoting van het object. Ze volgen Spectrum, de standaard voor collectiebeheer, die onder meer vraagt om een schriftelijke, door museum en lener ondertekende overeenkomst voordat een bruikleen begint, en om bij elke conditiecontrole de datum, de naam van wie controleert en de reden vast te leggen.

Elk sjabloon zet zijn objecten in een tabel (nr., inventarisnummer, naam), drukt zijn velden in de tekst af, staat in zijn map en draagt zijn label: de bruikleen gaat naar Bruiklenen en depots met het label Bruikleen, het conditierapport naar Conservering. Het bruikleenprotocol heeft al uitlener, lener, doel, start- en einddatum, locatie en verzekerde of opgegeven waarde; onder de personen die de objecten overdragen en ontvangen is ruimte voor een handtekening op papier.

De andere sjablonen zijn op dezelfde manier opgebouwd. De ontvangst vraagt om eigenaar of bewaargever, reden van ontvangst en een tijdelijk depotnummer. Het conditierapport vraagt om datum, reden en locatie van de controle, de algemene conditie (goed, redelijk, slecht, onaanvaardbaar), een beschrijving van conditie en schade, aanbevelingen en wie controleerde. De afstoting vraagt om de datum van het besluit, de methode, de reden, de goedkeuringsreferentie en twee getuigen.

De standaardsjablonen zijn geschreven in de taal van je museum. Verwijder je er een en heb je hem later weer nodig, dan zet Standaardsjablonen toevoegen hem terug.

Sjablonen op maat

Pas de tekst aan, voeg secties toe of haal ze weg, of schrijf een eigen sjabloon: een inkomende bruikleenovereenkomst met de voorwaarden van je uitlener, een schenkingsovereenkomst, een koeriersrapport. Velden zijn er in negen typen: tekst, getal, ja/nee, datum, datum en tijd, enkele keuze, meervoudige keuze, valuta en link. Je zet ze in de tekst met Veld invoegen of door / en de veldnaam te typen; in een sjabloon verschijnen ze als gemarkeerde plaatshouders.

Voeg een objectenlijst in met de kolommen die je nodig hebt, of één waarde van de objecten, zoals hun inventarisnummers. Geef het sjabloon een beschrijving, een standaardmap, een standaardauteur en labels. Hernoem je een veld, dan blijft het op zijn plek in de tekst, want een veld houdt onder een nieuwe naam zijn identiteit.

Van sjabloon naar document in één stap

Kies Document maken bij een sjabloon, of kies het sjabloon als je een document maakt vanuit een object, een selectie van objecten of een map. Het nieuwe document krijgt de tekst, velden, labels en auteur van het sjabloon, staat in de map van het sjabloon en bevat al zijn objecten. Wat overblijft is wat alleen deze procedure heeft: de data, de partijen, de bevindingen. Daarna vul je de velden één keer in, exporteer je de PDF of verstuur je het ter ondertekening.

Sjablonen herschrijven de geschiedenis niet

Een document onthoudt uit welk sjabloon het komt. Het sjabloon staat bij de eigenschappen van het document, de documentenlijst heeft een kolom en filter Sjabloon, en de bibliotheek laat zien hoeveel documenten elk sjabloon heeft opgeleverd. Een wijziging van een sjabloon verandert nooit de documenten die er al van gemaakt zijn: een ondertekende bruikleenovereenkomst blijft precies zoals ze ondertekend is.

Een sjabloon dat je niet meer gebruikt, kun je inactief maken. Het blijft bewaard met zijn documenten, maar wordt niet meer aangeboden voor nieuwe.

Proceduresjablonen horen bij het abonnement Scale, en elk nieuw museum gebruikt ze tijdens de proefperiode van 21 dagen. Zonder sjablonen werken documenten in elk abonnement: je begint met een lege pagina en voegt velden en objectenlijsten zelf in.

In de praktijk

Voordat de tentoonstelling Gold & Glory opent, controleert de restaurator de twaalf objecten die tentoongesteld worden. Vanuit de selectie maakt ze één conditierapport: de twaalf objecten staan al in de lijst met inventarisnummer en naam, het document staat met zijn label in de map Conservering, en datum, reden en locatie typt ze één keer. Alleen de bevindingen en aanbevelingen moeten nog geschreven worden.