Modèles : constat d’état, convention de prêt et procès-verbaux

Dans la plupart des musées, les procédures vivent dans des fichiers Word : procès-verbal de réception, convention de prêt, constat d’état, chacun copié du précédent et corrigé à la main. Dans Collectionframe, une procédure est un modèle. Son texte, ses champs, sa liste d’objets, son dossier et ses étiquettes se préparent une fois, et chaque document créé à partir de lui est complet d’emblée, avec les objets qu’il concerne.

Sept procédures standard dès le premier jour

Chaque musée démarre avec des modèles pour les procédures qui déplacent des objets ou en changent le responsable : Procès-verbal de réception d’objet, Procès-verbal de remise d’objet, Procès-verbal de déplacement d’objet, Procès-verbal de prêt d’objet, Procès-verbal de retour d’objet, Constat d’état et Procès-verbal de sortie et d’élimination d’objet. Ils suivent Spectrum, la norme de gestion des collections, qui demande entre autres un accord écrit signé par le musée et l’emprunteur avant tout prêt, et pour chaque constat la date, le nom de la personne qui l’établit et le motif.

Chaque modèle liste ses objets dans un tableau (n°, numéro d’inventaire, désignation), imprime ses champs dans le texte, se range dans son dossier et porte son étiquette : le prêt va dans Prêts et dépôts avec l’étiquette Prêt, le constat d’état dans Conservation. Le procès-verbal de prêt contient déjà le prêteur, l’emprunteur, l’objet du prêt, les dates de début et de fin, le lieu, la valeur assurée ou déclarée ; sous les personnes qui remettent et reçoivent les objets, une place est prévue pour une signature manuscrite sur l’exemplaire imprimé.

Les autres modèles sont construits de la même façon. La réception demande le propriétaire ou déposant, le motif de réception et un numéro de dépôt temporaire. Le constat d’état demande la date, le motif et le lieu du constat, l’état général (bon, moyen, mauvais, inacceptable), la description de l’état et des altérations, des recommandations et la personne qui l’a établi. La sortie demande la date de décision, le mode, le motif, la référence d’autorisation et deux témoins.

Les modèles standard sont rédigés dans la langue du musée. Si vous en supprimez un et en avez de nouveau besoin, Ajouter les modèles standard le rétablit.

Des modèles à votre image

Modifiez le texte, ajoutez ou retirez des sections, ou écrivez votre propre modèle : une convention de prêt entrant avec les conditions de votre prêteur, un acte de donation, un rapport de convoiement. Les champs existent en neuf types : texte, nombre, oui/non, date, date et heure, choix unique, choix multiple, devise et lien. Placez-les avec Insérer un champ ou en tapant / suivi du nom du champ ; dans un modèle, ils apparaissent comme des emplacements mis en évidence.

Insérez une liste des objets avec les colonnes dont vous avez besoin, ou une seule valeur des objets, comme leurs numéros d’inventaire. Donnez au modèle une description, un dossier, un auteur et des étiquettes par défaut. Renommez un champ : il reste à sa place dans le texte, car il garde son identité sous son nouveau nom.

Du modèle au document en une étape

Choisissez Créer un document sur le modèle, ou choisissez le modèle en créant un document depuis un objet, une sélection d’objets ou un dossier. Le nouveau document reprend le texte, les champs, les étiquettes et l’auteur du modèle, se range dans son dossier et liste déjà ses objets. Il ne reste à saisir que ce qui est propre à cette procédure : les dates, les parties, les constats. Ensuite, les champs se remplissent une fois, le PDF s’exporte ou le document part pour signature.

Un modèle ne réécrit pas l’histoire

Un document sait de quel modèle il vient. Le modèle figure dans ses propriétés, la liste des documents a une colonne et un filtre Modèle, et la bibliothèque indique combien de documents chaque modèle a produits. Modifier un modèle ne change jamais les documents déjà créés : une convention de prêt signée reste telle qu’elle a été signée.

Un modèle que vous n’utilisez plus peut être rendu inactif. Il est conservé avec ses documents, mais il n’est plus proposé pour les nouveaux.

Les modèles de procédures font partie de la formule Scale, et chaque nouveau musée en profite pendant son essai de 21 jours. Sans eux, les documents fonctionnent avec toutes les formules : on part d’une page blanche et on insère soi-même champs et listes d’objets.

En pratique

Avant l’ouverture de l’exposition Gold & Glory, la restauratrice vérifie les douze objets qui seront exposés. À partir de la sélection, elle crée un seul constat d’état : les douze objets y figurent déjà avec leur numéro d’inventaire et leur désignation, le document est rangé dans Conservation avec son étiquette, et la date, le motif et le lieu se saisissent une fois. Il ne reste à rédiger que les observations et les recommandations.