Modelli: verbale di consegna, prestito e stato di conservazione

Nella maggior parte dei musei le procedure vivono in file Word: il verbale di ricezione, il contratto di prestito, la scheda conservativa, ognuno copiato dal precedente e corretto a mano. In Collectionframe una procedura è un modello. Testo, campi, elenco oggetti, cartella ed etichette si preparano una volta, e ogni documento creato dal modello nasce completo, con gli oggetti che riguarda.

Sette procedure standard dal primo giorno

Ogni museo parte con i modelli delle procedure che spostano gli oggetti o ne cambiano il responsabile: Verbale di ricezione dell’oggetto, Verbale di consegna dell’oggetto, Verbale di movimentazione dell’oggetto, Verbale di prestito dell’oggetto, Verbale di restituzione dell’oggetto, Rapporto sullo stato di conservazione e Verbale di dismissione dell’oggetto. Seguono Spectrum, lo standard per la gestione delle collezioni, che chiede tra l’altro un accordo scritto firmato dal museo e dal richiedente prima che un prestito inizi, e che ogni verifica dello stato registri la data, il nome di chi la esegue e il motivo.

Ogni modello elenca gli oggetti in una tabella (n., numero d’inventario, nome), stampa i suoi campi nel testo, va nella sua cartella e porta la sua etichetta: il prestito va in Prestiti e depositi con l’etichetta Prestito, il rapporto sullo stato in Conservazione. Il verbale di prestito ha già prestatore, ente che riceve il prestito, finalità, date di inizio e fine, luogo o sede e valore assicurato o dichiarato; sotto le persone che consegnano e ricevono gli oggetti c’è spazio per una firma a mano sulla copia stampata.

Gli altri modelli sono costruiti allo stesso modo. La ricezione chiede il proprietario o depositante, il motivo della ricezione e un numero di deposito temporaneo. Il rapporto sullo stato di conservazione chiede data, motivo e luogo della verifica, lo stato complessivo (buono, discreto, cattivo, non accettabile), la descrizione dello stato e dei danni, le raccomandazioni e chi ha verificato. La dismissione chiede la data della decisione, il metodo, il motivo, il riferimento di approvazione e due testimoni.

I modelli standard sono scritti nella lingua del tuo museo. Se ne elimini uno e ti serve di nuovo, Aggiungi modelli standard lo ripristina.

Modelli su misura

Cambia il testo, aggiungi o togli sezioni, oppure scrivi un tuo modello: un contratto di prestito in entrata con le condizioni del prestatore, un atto di donazione, un rapporto del corriere. I campi hanno nove tipi: testo, numero, sì/no, data, data e ora, scelta singola, scelta multipla, valuta e link. Li inserisci nel testo con Inserisci campo o digitando / e il nome del campo; in un modello appaiono come segnaposto evidenziati.

Inserisci un elenco oggetti con le colonne che ti servono, o un solo valore degli oggetti, come i loro numeri d’inventario. Dai al modello una descrizione, una cartella, un autore ed etichette predefiniti. Se rinomini un campo, resta al suo posto nel testo, perché il campo mantiene la sua identità con il nuovo nome.

Dal modello al documento in un passo

Scegli Crea documento su un modello, oppure scegli il modello quando crei un documento da un oggetto, da una selezione di oggetti o in una cartella. Il nuovo documento riceve testo, campi, etichette e autore del modello, va nella sua cartella ed elenca già i suoi oggetti. Resta da scrivere solo ciò che è proprio di questa procedura: le date, le parti, le osservazioni. Poi compili i campi una volta, esporti il PDF o lo invii per la firma.

I modelli non riscrivono la storia

Un documento ricorda da quale modello proviene. Il modello compare nelle sue proprietà, l’elenco dei documenti ha una colonna e un filtro Modello, e la libreria mostra quanti documenti ha prodotto ciascun modello. Modificare un modello non cambia mai i documenti già creati: un contratto di prestito firmato resta esattamente com’è stato firmato.

Un modello che non usi più si può rendere inattivo. Resta conservato con i suoi documenti, ma non viene più proposto per quelli nuovi.

I modelli di procedura fanno parte del piano Scale, e ogni nuovo museo li usa durante la prova di 21 giorni. Senza di essi i documenti funzionano in tutti i piani: parti da una pagina bianca e inserisci tu campi ed elenchi di oggetti.

In pratica

Prima che apra la mostra Gold & Glory, la restauratrice verifica i dodici oggetti che saranno esposti. Dalla selezione crea un unico rapporto sullo stato di conservazione: i dodici oggetti sono già elencati con numero d’inventario e nome, il documento è nella cartella Conservazione con la sua etichetta, e data, motivo e luogo si scrivono una volta. Restano da scrivere solo le osservazioni e le raccomandazioni.