Шаблони актів: приймання, передання, позичка, стан збереження

У більшості музеїв процедури живуть у файлах Word: акт приймання, договір позички, акт стану збереження, кожен скопійований із попереднього й виправлений вручну. У Collectionframe процедура — це шаблон. Текст, поля, перелік предметів, папку й мітки ви готуєте один раз, і кожен документ із шаблону одразу повний і містить предмети, яких стосується.

Сім стандартних процедур від першого дня

Кожен музей починає із шаблонів процедур, які переміщують предмети або змінюють відповідальність за них: «Акт приймання об’єкта», «Акт передання об’єкта», «Акт переміщення об’єкта», «Акт позички об’єкта», «Акт повернення об’єкта», «Акт стану збереження» та «Акт списання / знищення об’єкта». Вони спираються на Spectrum, стандарт управління колекціями, який, зокрема, вимагає письмової угоди, підписаної музеєм і стороною, що отримує предмети, ще до початку позички, а під час кожного огляду стану — запису дати, імені того, хто оглядав, і причини.

Кожен шаблон наводить предмети в таблиці (№, інвентарний номер, назва), друкує свої поля в тексті, лягає у свою папку й має свою мітку: позичка йде до папки «Позики та депозити» з міткою «Позика», акт стану збереження — до «Консервації». Акт позички вже має сторону, що надає, сторону, що отримує, мету, дати початку й завершення, місце та страхову або заявлену вартість; під особами, які передають і приймають предмети, є місце для власноручного підпису на роздруківці.

Решта шаблонів побудована так само. Приймання питає про власника чи депонента, підставу приймання й номер тимчасового депозиту. Акт стану збереження питає про дату, причину й місце огляду, загальний стан (добрий, задовільний, поганий, неприйнятний), опис стану й пошкоджень, рекомендації та того, хто провів огляд. Списання питає про дату рішення, спосіб, підставу, реквізити погодження та двох свідків.

Стандартні шаблони написано мовою вашого музею. Якщо ви видалите якийсь і він знову знадобиться, його поверне кнопка «Додати стандартні шаблони».

Власні шаблони

Змініть текст, додайте чи приберіть розділи або напишіть власний шаблон: договір про тимчасове зберігання предметів на виставку з умовами власника, договір дарування, звіт кур’єра. Поля бувають дев’яти типів: текст, число, так/ні, дата, дата й час, вибір одного варіанта, вибір кількох варіантів, валюта й посилання. Ви вставляєте їх у текст кнопкою «Вставити поле» або набравши / і назву поля; у шаблоні вони показані як виділені місця для заповнення.

Вставте перелік об’єктів із потрібними стовпцями або одне значення предметів, наприклад їхні інвентарні номери. Дайте шаблону опис, типову папку, типового автора й мітки. Якщо перейменувати поле, воно лишиться на своєму місці в тексті, бо під новою назвою зберігає свою ідентичність.

Від шаблону до документа за один крок

Оберіть «Створити документ» у шаблоні або виберіть шаблон, коли створюєте документ із предмета, з виділених предметів чи в папці. Новий документ отримує текст, поля, мітки й автора шаблону, лягає в його папку і вже містить свої предмети. Залишається ввести тільки те, що стосується саме цієї процедури: дати, сторони, висновки. Далі ви заповнюєте поля один раз, експортуєте PDF або надсилаєте документ на підпис.

Шаблони не переписують історію

Документ пам’ятає, з якого шаблону його створено. Шаблон видно у властивостях документа, у переліку документів є стовпець і фільтр «Шаблон», а бібліотека показує, скільки документів створено з кожного шаблону. Зміна шаблону ніколи не змінює вже створених документів: підписаний договір позички лишається саме таким, яким його підписали.

Шаблон, яким ви більше не користуєтеся, можна зробити неактивним. Він зберігається разом зі створеними з нього документами, але для нових документів його вже не пропонують.

Шаблони процедур входять до тарифу Scale, і кожен новий музей може користуватися ними протягом 21 дня пробного періоду. Без них документи працюють у кожному тарифі: ви починаєте з порожньої сторінки й самі вставляєте поля та переліки предметів.

На практиці

Перед відкриттям виставки Gold & Glory реставраторка перевіряє дванадцять предметів, які буде виставлено. З виділених предметів вона створює один акт стану збереження: дванадцять предметів уже є в переліку з інвентарними номерами й назвами, документ лежить у папці «Консервація» зі своєю міткою, а дату, причину й місце огляду вона вводить один раз. Написати лишається тільки висновки й рекомендації.