Vzory protokolů: převzetí, předání, zápůjčka a stav předmětu
Sedm standardních šablon pro postupy, které přemisťují předměty nebo mění odpovědnost za ně, od převzetí po likvidaci, v češtině. Použijte je, jak jsou, upravte je nebo napište vlastní: každý dokument ze šablony je hned úplný a má svůj seznam předmětů.
Zveřejněno
Ve většině muzeí žijí postupy v souborech Wordu: protokol o převzetí, smlouva o výpůjčce, protokol o stavu, každý zkopírovaný z minulého a ručně upravený. V Collectionframe je postup šablona. Text, pole, seznam předmětů, složku a štítky připravíte jednou a každý dokument ze šablony je hned úplný a obsahuje předměty, kterých se týká.
Sedm standardních postupů od prvního dne
Každé muzeum začíná se šablonami postupů, které přemisťují předměty nebo mění odpovědnost za ně: Protokol o převzetí objektu, Protokol o předání objektu, Protokol o přemístění objektu, Protokol o zapůjčení objektu, Protokol o vrácení objektu, Protokol o stavu a Protokol o likvidaci objektu. Vycházejí ze Spectra, standardu správy sbírek, který mimo jiné žádá písemnou dohodu podepsanou muzeem a vypůjčitelem před začátkem každé výpůjčky a u každé kontroly stavu záznam data, jména toho, kdo kontrolu provedl, a důvodu.
Každá šablona vypisuje předměty v tabulce (č., inventární číslo, název), tiskne svá pole v textu, ukládá se do své složky a nese svůj štítek: zapůjčení jde do složky Zápůjčky a depozita se štítkem Zápůjčka, protokol o stavu do Konzervace. Protokol o zapůjčení už má půjčitele, vypůjčitele, účel, datum zahájení a ukončení, místo nebo expozici a pojistnou či deklarovanou hodnotu; pod osobami, které předměty předávají a přebírají, je místo pro vlastnoruční podpis na výtisku.
Ostatní šablony jsou postavené stejně. Převzetí se ptá na vlastníka nebo deponenta, důvod převzetí a číslo dočasného depozitu. Protokol o stavu se ptá na datum, důvod a místo kontroly, celkový stav (dobrý, uspokojivý, špatný, nepřijatelný), popis stavu a poškození, doporučení a toho, kdo kontrolu provedl. Likvidace se ptá na datum rozhodnutí, způsob, důvod, referenci schválení a dva svědky.
Standardní šablony jsou napsané v jazyce vašeho muzea. Když některou smažete a znovu ji potřebujete, vrátí ji tlačítko Přidat standardní šablony.
Vlastní vzory
Upravte text, přidejte nebo odeberte oddíly, nebo napište vlastní šablonu: smlouvu o výpůjčce na výstavu s podmínkami půjčitele, darovací smlouvu, zprávu kurýra. Pole mají devět typů: text, číslo, ano/ne, datum, datum a čas, výběr jedné možnosti, výběr více možností, měna a odkaz. Do textu je vložíte tlačítkem Vložit pole nebo napsáním / a názvu pole; v šabloně se zobrazují jako zvýrazněná místa k vyplnění.
Vložte seznam předmětů se sloupci, které potřebujete, nebo jednu hodnotu předmětů, třeba jejich inventární čísla. Dejte šabloně popis, výchozí složku, výchozího autora a štítky. Když pole přejmenujete, zůstane v textu na svém místě, protože si pod novým názvem zachová svou identitu.
Ze šablony k dokumentu jedním krokem
U šablony zvolte Vytvořit dokument, nebo šablonu vyberte, když vytváříte dokument z předmětu, z výběru předmětů nebo ve složce. Nový dokument dostane text, pole, štítky a autora šablony, uloží se do její složky a už obsahuje své předměty. Zbývá zapsat jen to, co patří k tomuto jedinému postupu: data, strany, zjištění. Pak pole vyplníte jednou, exportujete PDF nebo dokument odešlete k podpisu.
Šablony nepřepisují historii
Dokument si pamatuje, ze které šablony vznikl. Šablona je vidět ve vlastnostech dokumentu, seznam dokumentů má sloupec a filtr Šablona a knihovna ukazuje, kolik dokumentů z každé šablony vzniklo. Změna šablony nikdy nezmění dokumenty, které z ní už vznikly: podepsaná smlouva o výpůjčce zůstane přesně taková, jaká byla podepsána.
Šablonu, kterou už nepoužíváte, nastavíte jako neaktivní. Zůstane zachovaná i s dokumenty, které z ní vznikly, ale u nových dokumentů se už nenabízí.
Šablony postupů patří k tarifu Scale a každé nové muzeum je může používat během 21denní zkušební doby. Bez nich dokumenty fungují v každém tarifu: začnete prázdnou stránkou a pole i seznamy předmětů vložíte sami.
V praxi
Před otevřením výstavy Gold & Glory kontroluje restaurátorka dvanáct předmětů, které budou vystavené. Z výběru vytvoří jediný protokol o stavu: dvanáct předmětů už je v seznamu s inventárním číslem a názvem, dokument leží ve složce Konzervace se svým štítkem a datum, důvod a místo kontroly zapíše jednou. Napsat zbývá jen zjištění a doporučení.
Často kladené otázky
Které postupy jsou připravené?
Sedm: převzetí, předání, přemístění, zapůjčení, vrácení, protokol o stavu a likvidace předmětu. Každá šablona bere předměty z evidence, tiskne svá pole v textu a ukládá se do vlastní složky s vlastním štítkem.
Můžeme přidat vlastní vzor, třeba smlouvu o výpůjčce na výstavu?
Ano. Napíšete šablonu od začátku nebo upravíte standardní: text, pole s typem vložená do textu, seznam předmětů s potřebnými sloupci a výchozí složku, autora a štítky.
Jsou šablony v češtině?
Ano. Standardní šablony jsou napsané v jazyce muzea, v kterémkoli z jedenácti jazyků Collectionframe, a smazanou standardní šablonu lze v tomto jazyce znovu přidat.
Změní úprava šablony naše starší dokumenty?
Ne. Dokument si pamatuje, ze které šablony vznikl, ale změna šablony nikdy nepřepíše dokumenty, které z ní už vznikly.
Související funkce
Dokumenty: předávací protokoly, smlouvy o výpůjčce a protokoly o stavu
Protokoly o převzetí a předání, smlouvy o výpůjčce a protokoly o stavu propojené s předměty, kterých se týkají. Data předmětů přicházejí z evidence, každou další hodnotu zapíšete jednou a každý předmět má vlastní historii dokumentů.
Elektronický podpis smluv o výpůjčce a předávacích protokolů
Pošlete smlouvu o výpůjčce nebo předávací protokol k podpisu kolegům i lidem mimo muzeum. Text se zmrazí, když podepisování začne, každý podepisující potvrdí kód z e-mailu a každý krok zůstane v auditní stopě.
Evidence a katalogizace sbírkových předmětů
Jeden záznam pro každý předmět: inventární číslo, obrázky, pole podle vaší sbírky, kategorie a stav. Najdete každý předmět během pár sekund, upravíte jich mnoho najednou a omyly vrátíte z koše.