Tutanak şablonları: kabul, teslim, ödünç ve durum raporu
Eserleri hareket ettiren ya da sorumluluğunu değiştiren işlemler için, kabulden tasfiyeye yedi standart şablon, Türkçe. Olduğu gibi kullanın, uyarlayın ya da kendinizinkini yazın: şablondan oluşturulan her belge eksiksiz başlar ve eser listesini içerir.
Yayınlandı
Çoğu müzede işlemler Word dosyalarında yaşar: kabul tutanağı, ödünç sözleşmesi, durum raporu; her biri bir öncekinden kopyalanır ve elle düzeltilir. Collectionframe’de bir işlem bir şablondur. Metni, alanları, eser listesini, klasörü ve etiketleri bir kez hazırlarsınız; şablondan oluşturulan her belge eksiksiz başlar ve ilgili eserleri içerir.
İlk günden yedi standart işlem
Her müze, eserleri hareket ettiren ya da sorumluluğunu değiştiren işlemlerin şablonlarıyla başlar: Nesne kabul tutanağı, Nesne teslim tutanağı, Nesne taşıma tutanağı, Nesne ödünç verme tutanağı, Nesne iade tutanağı, Durum raporu ve Nesne imha / tasfiye tutanağı. Şablonlar koleksiyon yönetimi standardı Spectrum’u izler; Spectrum, diğerlerinin yanında, herhangi bir ödünç başlamadan önce müze ile ödünç alan tarafından imzalanmış yazılı bir anlaşmayı ve her durum incelemesinde tarihin, inceleyenin adının ve nedeninin kaydedilmesini ister.
Her şablon eserlerini bir tabloda (No., envanter numarası, ad) listeler, alanlarını metne basar, kendi klasörüne yerleşir ve kendi etiketini taşır: ödünç tutanağı Ödünç etiketiyle Ödünçler ve emanetler klasörüne, durum raporu Konservasyon’a gider. Ödünç verme tutanağında ödünç veren, ödünç alan, amaç, başlangıç ve bitiş tarihleri, yer ile sigorta veya beyan edilen değer zaten vardır; eserleri teslim eden ve teslim alan kişilerin altında, basılı kopyada ıslak imza için yer bırakılır.
Diğer şablonlar da aynı biçimde kurulmuştur. Kabul tutanağı malik veya emanet vereni, kabul gerekçesini ve geçici emanet numarasını sorar. Durum raporu incelemenin tarihini, nedenini ve yerini, genel durumu (iyi, orta, kötü, kabul edilemez), durum ve hasar açıklamasını, önerileri ve inceleyeni sorar. Tasfiye tutanağı karar tarihini, yöntemi, nedeni, onay referansını ve iki tanığı sorar.
Standart şablonlar müzenizin dilinde yazılıdır. Birini silip yeniden ihtiyaç duyarsanız Standart şablonları ekle düğmesi onu geri getirir.
Size uygun şablonlar
Metni değiştirin, bölüm ekleyin ya da çıkarın veya kendi şablonunuzu yazın: ödünç verenin koşullarıyla gelen ödünç sözleşmesi, bağış sözleşmesi, kurye raporu. Alanların dokuz türü vardır: metin, sayı, evet/hayır, tarih, tarih ve saat, tekli seçim, çoklu seçim, para birimi ve bağlantı. Onları Alan ekle ile ya da / ve alanın adını yazarak metne yerleştirirsiniz; şablonda vurgulu yer tutucular olarak görünürler.
İhtiyacınız olan sütunlarla bir nesne listesi ya da eserlerin tek bir değerini, örneğin envanter numaralarını ekleyin. Şablona bir açıklama, varsayılan klasör, varsayılan yazar ve etiketler verin. Bir alanı yeniden adlandırırsanız metindeki yerinde kalır; çünkü alan yeni adıyla da kimliğini korur.
Şablondan belgeye tek adımda
Bir şablonda Belge oluştur’u seçin ya da bir eserden, eser seçiminden veya bir klasörden belge oluştururken şablonu seçin. Yeni belge şablonun metnini, alanlarını, etiketlerini ve yazarını alır, şablonun klasörüne yerleşir ve eserlerini zaten listeler. Yazmanız gereken yalnızca bu işleme özgü olanlardır: tarihler, taraflar, bulgular. Ardından alanları bir kez doldurur, PDF’i dışa aktarır ya da belgeyi imzaya gönderirsiniz.
Şablonlar geçmişi yeniden yazmaz
Bir belge hangi şablondan geldiğini hatırlar. Şablon belgenin özelliklerinde görünür, belge listesinde bir Şablon sütunu ve süzgeci vardır, kütüphane de her şablonun kaç belge ürettiğini gösterir. Bir şablonu değiştirmek ondan oluşturulmuş belgeleri asla değiştirmez: imzalanmış bir ödünç sözleşmesi tam imzalandığı gibi kalır.
Artık kullanmadığınız bir şablonu pasif yapabilirsiniz. Belgeleriyle birlikte saklanır, ama yeni belgeler için artık önerilmez.
İşlem şablonları Scale planına dahildir ve her yeni müze 21 günlük deneme süresinde onları kullanabilir. Şablonlar olmadan da belgeler her planda çalışır: boş bir sayfayla başlar, alanları ve nesne listelerini kendiniz eklersiniz.
Uygulamada
Gold & Glory sergisi açılmadan önce konservatör sergilenecek on iki eseri inceler. Seçimden tek bir durum raporu oluşturur: on iki eser envanter numaraları ve adlarıyla listede zaten vardır, belge etiketiyle birlikte Konservasyon klasöründedir, tarih, neden ve yer bir kez yazılır. Geriye yalnızca bulgular ve öneriler kalır.
Sık sorulan sorular
Hangi işlemler hazır?
Yedi: kabul, teslim, taşıma, ödünç verme, iade, durum raporu ve imha/tasfiye. Her şablon eserlerini envanterden alır, alanlarını metne basar ve kendi etiketiyle kendi klasörüne yerleşir.
Bağış sözleşmesi gibi kendi şablonumuzu ekleyebilir miyiz?
Evet. Sıfırdan bir şablon yazın ya da standart bir şablonu değiştirin: metin, metne yerleştirilen türlü alanlar, gereken sütunlarla bir nesne listesi, varsayılan klasör, yazar ve etiketler.
Şablonlar Türkçe mi?
Evet. Standart şablonlar müzenin dilinde, Collectionframe’in on bir dilinden herhangi birinde yazılıdır; silinen bir standart şablon o dilde yeniden eklenebilir.
Bir şablonu değiştirmek eski tutanakları değiştirir mi?
Hayır. Bir belge hangi şablondan geldiğini hatırlar, ama şablonu değiştirmek ondan oluşturulmuş belgeleri asla yeniden yazmaz.
İlgili özellikler
Belgeler: teslim tutanakları, ödünç sözleşmeleri ve durum raporları
Kabul ve teslim tutanakları, ödünç sözleşmeleri ve durum raporları, ilgili oldukları eserlere bağlıdır. Eser bilgileri envanterden gelir, diğer her değer bir kez yazılır ve her eserin kendi belge geçmişi olur.
Ödünç sözleşmeleri ve teslim tutanakları için online belge imzalama
Bir ödünç sözleşmesini ya da teslim tutanağını meslektaşlarınıza ve müze dışındaki kişilere imzaya gönderin. İmzalama başladığında metin dondurulur, her imzalayan e-postasına gelen bir kodu onaylar ve her adım bir denetim kaydında saklanır.
Müze eserlerinin envanter kaydı ve kataloglanması
Her eser için tek bir kayıt: envanter numarası, görseller, koleksiyonunuza uygun alanlar, kategoriler ve durum. Her eseri saniyeler içinde bulun, birçoğunu aynı anda düzenleyin, hataları çöp kutusundan geri alın.