Wzory protokołów: przyjęcie, przekazanie, wypożyczenie, stan zachowania

W większości muzeów protokoły żyją w plikach Worda: protokół przyjęcia, umowa wypożyczenia, protokół stanu zachowania, każdy skopiowany z poprzedniego i poprawiony ręcznie. W Collectionframe procedura to szablon. Treść, pola, listę obiektów, folder i etykiety przygotowujesz raz, a każdy dokument utworzony z szablonu jest od razu kompletny i zawiera obiekty, których dotyczy.

Siedem standardowych protokołów od pierwszego dnia

Każde muzeum zaczyna z szablonami procedur, które przemieszczają obiekty albo zmieniają odpowiedzialność za nie: Protokół przyjęcia obiektu, Protokół przekazania obiektu (czyli zdawczo-odbiorczy), Protokół przemieszczenia obiektu, Protokół wypożyczenia obiektu, Protokół zwrotu obiektu, Protokół stanu zachowania oraz Protokół zniszczenia (likwidacji) obiektu. Odpowiadają rozporządzeniu Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie ewidencjonowania zabytków w muzeach, według którego każde przeniesienie muzealium poza siedzibę muzeum dokumentuje się w protokole z opisem muzealium, datą sporządzenia, przyczyną przeniesienia i terminem planowego zwrotu (§ 9), oraz międzynarodowemu standardowi Spectrum.

Każdy szablon wymienia obiekty w tabeli (Lp., numer inwentarzowy, nazwa), drukuje swoje pola w treści, trafia do swojego folderu i ma swoją etykietę: protokół wypożyczenia idzie do folderu Wypożyczenia i depozyty z etykietą Wypożyczenie, protokół stanu zachowania do Konserwacji. Protokół wypożyczenia ma już pola wypożyczającego, biorącego w wypożyczenie, celu, dat rozpoczęcia i zakończenia, miejsca lub ekspozycji oraz wartości ubezpieczeniowej lub deklarowanej, a pod osobami, które przekazują i przyjmują obiekty, jest miejsce na odręczny podpis na wydruku. Jeśli wasz regulamin wymaga czegoś więcej, na przykład daty sporządzenia protokołu, dodajesz takie pole.

Pozostałe szablony są zbudowane tak samo. Protokół przyjęcia pyta o właściciela lub deponenta, podstawę przyjęcia i numer depozytu czasowego. Protokół stanu zachowania pyta o datę, powód i miejsce oględzin, ogólny stan (dobry, zadowalający, zły, niedopuszczalny), opis stanu i uszkodzeń, zalecenia oraz osobę, która przeprowadziła oględziny. Protokół likwidacji pyta o datę decyzji, sposób, przyczynę, sygnaturę zgody lub uchwały i dwóch świadków.

Szablony standardowe są po polsku, w języku muzeum. Jeśli usuniesz któryś i znów go potrzebujesz, przywrócisz go przyciskiem Dodaj szablony standardowe.

Twoje własne wzory

Zmieniasz treść, dodajesz lub usuwasz sekcje albo piszesz własny wzór: umowę wypożyczenia na wystawę z warunkami użyczającego, umowę darowizny, raport kuriera. Dodajesz pola dziewięciu typów: tekst, liczba, tak/nie, data, data i godzina, wybór jednej opcji, wybór wielu opcji, waluta i link. Wstawiasz je w treść przyciskiem Wstaw pole albo wpisując / i nazwę pola; w szablonie są wyróżnione jako miejsca do wypełnienia.

Wstawiasz listę obiektów z potrzebnymi kolumnami albo pojedynczą wartość obiektów, na przykład ich numery inwentarzowe. Szablon dostaje opis, domyślny folder, domyślnego autora i etykiety. Zmiana nazwy pola nie psuje treści: pole zachowuje tożsamość pod nową nazwą i zostaje na swoim miejscu.

Z szablonu do dokumentu jednym krokiem

Wybierasz Utwórz dokument w szablonie albo wskazujesz szablon, gdy tworzysz dokument z obiektu, z zaznaczonych obiektów lub w folderze. Nowy dokument dostaje treść, pola, etykiety i autora szablonu, trafia do jego folderu i zawiera już listę obiektów. Do wpisania zostaje tylko to, co dotyczy tej jednej procedury: daty, strony, ustalenia. Potem wypełniasz pola raz, eksportujesz PDF albo wysyłasz protokół do podpisu.

Szablon nie zmienia historii

Dokument pamięta, z którego szablonu powstał. Szablon widać we właściwościach dokumentu, na liście dokumentów jest kolumna i filtr Szablon, a biblioteka pokazuje, ile dokumentów powstało z każdego wzoru. Zmiana szablonu nigdy nie zmienia dokumentów, które już z niego utworzono: podpisana umowa wypożyczenia zostaje dokładnie taka, jaką podpisano.

Szablon, którego już nie używasz, oznaczasz jako nieaktywny. Zostaje razem z dokumentami, które z niego powstały, ale nie jest proponowany przy nowych.

Szablony procedur należą do planu Scale, a każde nowe muzeum korzysta z nich przez 21 dni okresu próbnego. Bez nich dokumenty działają w każdym planie: zaczynasz od pustej strony i sam wstawiasz pola i listy obiektów.

W praktyce

Przed otwarciem wystawy Gold & Glory konserwatorka sprawdza dwanaście obiektów, które trafią na ekspozycję. Z zaznaczonych obiektów tworzy jeden protokół stanu zachowania: dwanaście obiektów jest już na liście z numerami inwentarzowymi i nazwami, dokument leży w folderze Konserwacja ze swoją etykietą, a datę, powód i miejsce oględzin wpisuje raz. Do napisania zostają tylko ustalenia i zalecenia.