Plantillas: acta de entrega, contrato de préstamo e informe de estado

En la mayoría de los museos los procedimientos viven en archivos de Word: el acta de recepción, el contrato de préstamo, el informe de estado, cada uno copiado del anterior y corregido a mano. En Collectionframe un procedimiento es una plantilla. Su texto, sus campos, su lista de objetos, su carpeta y sus etiquetas se preparan una vez, y cada documento creado con ella nace completo, con los objetos a los que se refiere.

Siete procedimientos estándar desde el primer día

Cada museo empieza con plantillas para los procedimientos que mueven objetos o cambian quién responde de ellos: Acta de recepción del objeto, Acta de entrega del objeto, Acta de traslado del objeto, Acta de préstamo del objeto, Acta de devolución del objeto, Informe de estado de conservación y Acta de baja y disposición del objeto. Siguen Spectrum, el estándar de gestión de colecciones, que pide, entre otras cosas, un acuerdo escrito firmado por el museo y el prestatario antes de que empiece cualquier préstamo, y que cada revisión del estado registre la fecha, el nombre de quien la hace y el motivo.

Cada plantilla enumera sus objetos en una tabla (n.º, número de inventario, nombre), imprime sus campos en el texto, se guarda en su carpeta y lleva su etiqueta: el acta de préstamo va a Préstamos y depósitos con la etiqueta Préstamo, el informe de estado a Conservación. El acta de préstamo ya tiene prestador, prestatario, finalidad, fechas de inicio y de fin, lugar o sede y valor asegurado o declarado; bajo las personas que entregan y reciben los objetos queda espacio para una firma manuscrita en la copia impresa.

Las demás plantillas están hechas igual. La recepción pide el propietario o depositante, el motivo de recepción y un número de depósito temporal. El informe de estado pide la fecha, el motivo y el lugar de la revisión, el estado general (bueno, aceptable, malo, inaceptable), la descripción del estado y de los daños, las recomendaciones y quién revisó. La baja pide la fecha de la decisión, el método, el motivo, la referencia de aprobación y dos testigos.

Las plantillas estándar están escritas en el idioma de tu museo. Si borras una y vuelves a necesitarla, Añadir plantillas estándar la recupera.

Plantillas a tu medida

Cambia el texto, añade o quita apartados, o escribe tu propia plantilla: un contrato de préstamo entrante con las condiciones de tu prestador, un acta de donación, un informe de correo. Los campos tienen nueve tipos: texto, número, sí/no, fecha, fecha y hora, opción única, opción múltiple, moneda y enlace. Los colocas en el texto con Insertar campo o escribiendo / y el nombre del campo; en una plantilla aparecen como huecos resaltados.

Inserta una lista de objetos con las columnas que necesites, o un solo valor de los objetos, como sus números de inventario. Da a la plantilla una descripción, una carpeta, un autor y etiquetas por defecto. Si cambias el nombre de un campo, sigue en su sitio dentro del texto, porque el campo conserva su identidad con el nombre nuevo.

De la plantilla al documento en un paso

Elige Crear documento en una plantilla, o elige la plantilla al crear un documento desde un objeto, una selección de objetos o una carpeta. El nuevo documento recibe el texto, los campos, las etiquetas y el autor de la plantilla, se guarda en su carpeta y ya enumera sus objetos. Solo queda escribir lo propio de este procedimiento: las fechas, las partes, los hallazgos. Después rellenas los campos una vez, exportas el PDF o lo envías a firmar.

Las plantillas no reescriben la historia

Un documento recuerda de qué plantilla viene. La plantilla aparece en sus propiedades, la lista de documentos tiene una columna y un filtro Plantilla, y la biblioteca muestra cuántos documentos ha generado cada plantilla. Cambiar una plantilla nunca cambia los documentos ya creados con ella: un contrato de préstamo firmado queda exactamente como se firmó.

Una plantilla que ya no usas se puede marcar como inactiva. Se conserva con sus documentos, pero deja de ofrecerse para los nuevos.

Las plantillas de procedimientos forman parte del plan Scale, y cada museo nuevo puede usarlas durante su prueba de 21 días. Sin ellas, los documentos funcionan en todos los planes: empiezas con una página en blanco e insertas tú los campos y las listas de objetos.

En la práctica

Antes de que abra la exposición Gold & Glory, la conservadora revisa los doce objetos que se van a exponer. A partir de la selección crea un solo informe de estado de conservación: los doce objetos ya están en la lista con su número de inventario y su nombre, el documento está en la carpeta Conservación con su etiqueta, y la fecha, el motivo y el lugar se escriben una vez. Solo quedan por redactar los hallazgos y las recomendaciones.