Müze eserlerinin envanter kaydı ve kataloglanması

Elektronik tablolara, kart kutularına ve paylaşılan klasörlere dağılmış bir envanter zamanla tutarsızlaşır: aynı tablonun üç farklı adı ve iki fotoğrafı olur, hangisinin güncel olduğunu kimse bilmez. Collectionframe'de her eserin tek bir kaydı vardır ve geri kalan her şey bu kayıttan beslenir: envanter kartı, belgeler, dışa aktarımlar ve herkese açık web sitesi. Verileri bir kez, tek bir yerde girersiniz ve saniyeler içinde yeniden bulursunuz.

Her eser için tek kayıt

Kayıt; eserin envanter numarasını, adını ve ana görselini, koleksiyonunu ve durumunu, kategorilerini ve alan gruplarındaki alanları içerir. Yeni bir eser bir ad ve bir koleksiyonla başlar; koleksiyon ona sıradaki envanter numarasını, benzersiz ve asla yeniden verilmeyen bir numara olarak verir, ayrıca olması gereken alanları ekler.

Kaydın dört sekmesi vardır. Ayrıntılar envanter kaydının kendisidir. Belgeler, esere ilişkin teslim tutanaklarını, ödünç sözleşmelerini ve durum raporlarını listeler. Dahili dosyalar çalışma malzemesini saklar, Herkese açık site ise ziyaretçilerin ne göreceğine karar verir. Formun yanında envanter kartının canlı önizlemesi neyin basılacağını gösterir.

Veri yalnızca burada girilir. Kartlar, belgeler, CSV dışa aktarımları ve web sitesi bilgiyi kayıttan alır; düzeltilen bir tarih her yerde aynı anda düzelir. Birbirine benzeyen bir dizi eseri kaydederken Çoğalt, bir sonraki kaydı az önce bitirdiğiniz kayıttan başlatır.

Koleksiyonunuza uygun alanlar

Bir eser hakkında neyi kaydedeceğinizi alan grupları belirler: Resim detayları, Provenans ve mülkiyet ya da Koruma ve durum gibi alan kümeleri. Her müze on hazır grupla başlar: temel eser bilgileri, resim, heykel, fotoğraf, arkeoloji, dekoratif sanatlar, provenans ve mülkiyet, edinim ve değerleme, koruma ve durum, sergi ve ödünç. Bunları yeniden adlandırabilir, değiştirebilir ya da kendi gruplarınızı oluşturabilirsiniz.

Her alan on türden birine sahiptir: metin, sayı, evet/hayır, tarih, tarih ve saat, tekli seçim, çoklu seçim, para birimi, bağlantı veya görsel. Ayrıca author_creator gibi kalıcı bir anahtarı vardır. Sanatçı / üretici alanının adını Yapımcı yapsanız bile tüm kartlar ve dışa aktarımlar çalışmaya devam eder, çünkü etikete değil anahtara bakarlar.

Her koleksiyon, yeni eserlerinin hangi gruplarla başlayacağını seçer: yeni bir tablo resim alanlarıyla, yeni bir fotoğraf fotoğraf alanlarıyla gelir. Yine de her eser ihtiyaç duyduğu bir grubu ekleyebilir veya gereksiz olanı kaldırabilir; kaldırılan grubun değerleri eser kaydedildiğinde silinir.

Kategori ne olduğunu, durum nerede olduğunu söyler

Kategoriler eserleri tüm koleksiyonlar genelinde sınıflandırır: Resim, Tekstil, Portre, Dini sanat. Renk, açıklama ve istediğiniz sırayla tek bir ortak liste oluştururlar; böylece her bölüm kendi terimini uydurmak yerine herkes aynı kelimeleri kullanır. Bir eserin birden fazla kategorisi olabilir.

Durum, eserin şu anda nerede olduğunu söyler. Her durum dört türden birine aittir: depoda, sergide, geçici olarak kullanılamıyor veya müze dışında. On bir hazır durum olağan durumları karşılar: Kalıcı sergi, Konservasyonda, Karantinada, Ödünç verildi gibi. Belirli bir depo ya da sergi gibi kendi durumlarınızı ekleyin ve en sık kullanılanları üste taşıyın.

Durum, obje listesinde ve kayıtta görünür, listeyi filtrelemeye de yarar: sergideki her şey, müze dışındaki her şey. Kullanımdaki bir durum asla sessizce kaybolmaz; Collectionframe silmeden önce bu durumdaki eserlere ne olacağını sorar.

Her eseri ve eksiğini bulun

Objeler, erişiminiz olan tüm eserlerin, tüm koleksiyonlardan oluşan tek listesidir. Envanter numarası, ad veya açıklamaya göre arayın. Koleksiyon, durum, kategori, kart, yayın durumu, envanter numarası ya da herhangi bir alanın değerine göre filtreleyin. Envanter numaraları okunduğu gibi sıralanır: P-2, P-10'dan önce gelir.

Eksik bilgi filtreleri tamamlanmamış kayıtları gösterir: envanter numarası, ana görseli, kategorisi, durumu ya da herkese açık açıklaması olmayan eserler.

Liste, baktığınız şeyi adresinde saklar: koleksiyon, arama, filtreler, sıralama ve sayfa. Bir eseri açıp geri döndüğünüzde aynı liste sizi bekler. Ana görseli olmayan tablolar listesinin bağlantısını kopyalayın; meslektaşınız tam olarak o listeyi açar.

Birçok eserle aynı anda çalışın

Listede eserleri seçin ve hepsine birlikte işlem yapın: yayınlayın veya yayından kaldırın, başka bir koleksiyona taşıyın, durumlarını belirleyin, kartlarını yazdırın, hepsini kapsayan tek bir belge oluşturun ya da çöp kutusuna taşıyın.

Başka bir koleksiyona taşınan eserler verilerini, envanter numaralarını ve belge bağlantılarını korur.

Kayıtla birlikte kalan dosyalar

Her eserin çalışma malzemesi için Dahili dosyaları vardır: eski kâğıt envanter fişlerinin taramaları, edinimle ilgili yazışmalar, referans fotoğraflar, raporlar. Aynı anda en fazla on dosya yükleyin, önizleyin ve indirin. Bu dosyalar, ziyaretçilerin herkese açık sitenizde gördüğü görsellerden ve indirmelerden ayrı tutulur; herkese açık bir sayfa hazırlamak hiçbir çalışma dosyasını açığa çıkarmaz.

Çöp kutusu hataları geri alır

Silinen bir eser; alan değerleri, kategorileri, dosyaları ve belge bağlantılarıyla birlikte çöp kutusuna gider. Bir ya da birden çok eseri aynı anda geri yükleyin. Eserin koleksiyonu bu arada silinmişse, geri yükleneceği başka bir koleksiyon seçersiniz.

Geri yüklenen eserler yayında olmadan döner; böylece web sitesinde hiçbir şey sürpriz şekilde yeniden görünmez. Eserler çöp kutusunda Pro planında 14 gün, Scale planında 60 gün kalır. Silinen belgeler de aynı şekilde çalışır.

Uygulamada

Fotoğrafçı perşembe günü, henüz görseli olmayan tabloları çekmeye geliyor. Objeler listesinde Tablolar koleksiyonunu ve ana görseli eksik olanlar filtresini seçin, bağlantıyı fotoğrafçıya ve envanter sorumlusuna gönderin. Her fotoğraf ana görsel olarak eklendiğinde tablo listeden çıkar ve envanter kartında yeni görsel görünür. Liste boşaldığında iş bitmiştir; ayrı bir kontrol listesi tutmaya gerek kalmaz.