Облік і каталогізація музейних предметів

Облік, розкиданий по електронних таблицях, картотеках і спільних папках, з часом розходиться: та сама картина має три варіанти назви й дві фотографії, і ніхто не знає, який варіант правильний. У Collectionframe кожен предмет має один обліковий запис, а все інше бере дані з нього: облікова картка, документи, експорти й публічний сайт музею. Ви вводите дані один раз, в одному місці, і знаходите їх за кілька секунд.

Один запис для кожного предмета

Запис містить інвентарний номер, назву й головне зображення предмета, його колекцію та статус, категорії й поля з його груп полів. Новий предмет починається з назви та колекції; колекція присвоює йому наступний інвентарний номер, унікальний і ніколи не присвоюваний повторно, і потрібні поля.

Запис має чотири вкладки. Деталі — це сам опис предмета. Документи збирають акти приймання, договори позики й акти стану збереження, що стосуються предмета. Внутрішні файли зберігають робочі матеріали, а Публічний сайт визначає, що побачать відвідувачі. Поруч із формою попередній перегляд облікової картки показує, що буде надруковано.

Дані вводяться тільки тут. Картки, документи, експорти CSV і сайт беруть їх із запису, тож виправлене датування виправляється всюди одночасно. Коли ви описуєте серію схожих предметів, Дублювати створює наступний запис на основі щойно завершеного.

Поля під вашу колекцію

Що саме ви фіксуєте про предмет, визначають групи полів: набори на кшталт Дані живопису, Провенанс і власність чи Консервація та стан. Кожен музей починає з десяти готових груп: базові метадані, живопис, скульптура, фотографія, археологія, декоративне мистецтво, провенанс і власність, надходження та оцінка, консервація та стан, виставка та позика. Їх можна перейменувати, змінити або створити власні.

Кожне поле має один із десяти типів: текст, число, так/ні, дата, дата й час, одиничний вибір, множинний вибір, валюта, посилання або зображення. Також у поля є постійний ключ, наприклад author_creator. Якщо перейменувати Автор / творець на Виконавець, усі картки й експорти працюватимуть далі, бо вони орієнтуються на ключ, а не на підпис.

Кожна колекція обирає групи, з якими створюються її нові предмети: новий живописний твір отримує поля живопису, нова фотографія — поля фотографії. Водночас кожен предмет може додати потрібну групу або прибрати зайву; значення прибраної групи стираються під час збереження.

Категорія каже, що це, статус — де воно

Категорії класифікують предмети з усіх колекцій: Живопис, Текстиль, Портрет, Сакральне мистецтво. Вони утворюють один спільний список із кольором, описом і довільним порядком, щоб уся команда вживала ті самі слова, а не вигадувала в кожному відділі трохи інші. Предмет може мати кілька категорій.

Статус показує, де предмет перебуває зараз. Кожен статус належить до одного з чотирьох видів: на зберіганні, на експозиції, тимчасово недоступний або поза музеєм. Одинадцять готових статусів охоплюють звичні ситуації: від Постійна експозиція до На консервації, На карантині чи Передано в позику. Додайте власні, наприклад конкретне фондосховище чи виставку, і поставте найуживаніші на початок.

Статус видно у списку об'єктів і в записі, і за ним можна фільтрувати: усе, що експонується, усе, що поза музеєм. Статус, який ще використовується, ніколи не зникає непомітно: перед видаленням Collectionframe питає, що робити з предметами, які його мають.

Знайдіть будь-який предмет і те, чого йому бракує

Об'єкти — це один список усіх предметів, до яких ви маєте доступ, з усіх колекцій. Шукайте за інвентарним номером, назвою або описом. Фільтруйте за колекцією, статусом, категорією, карткою, публікацією, інвентарним номером або значенням будь-якого поля. Інвентарні номери сортуються так, як їх читають: P-2 перед P-10.

Фільтри браку показують незавершені записи: предмети без інвентарного номера, без головного зображення, без категорії, без статусу або без публічного опису.

Список зберігає у своїй адресі те, що ви переглядаєте: колекцію, пошук, фільтри, сортування й сторінку. Відкрийте предмет, поверніться — і на вас чекає той самий список. Скопіюйте посилання на Живопис без головного зображення, і колега відкриє саме цей список.

Працюйте з багатьма предметами одночасно

Позначте предмети у списку й дійте з усіма разом: опублікуйте або зніміть із публікації, перемістіть до іншої колекції, встановіть статус, надрукуйте їхні картки, створіть один документ для всіх або перемістіть у кошик.

Предмети, переміщені до іншої колекції, зберігають свої дані, інвентарні номери та зв'язки з документами.

Файли, що залишаються із записом

Кожен предмет має Внутрішні файли для робочих матеріалів: скани старих паперових карток, листування щодо надходження, порівняльні фото, висновки. Завантажуйте до десяти файлів одночасно, переглядайте їх і завантажуйте собі. Вони зберігаються окремо від зображень і файлів для завантаження, які відвідувачі бачать на публічному сайті, тож підготовка публічної сторінки ніколи не відкриває робочий документ.

Кошик скасовує помилки

Видалений предмет потрапляє в кошик зі значеннями полів, категоріями, файлами та зв'язками з документами. Відновлюйте один або кілька предметів одночасно. Якщо колекцію предмета тим часом видалили, ви обираєте іншу, до якої його повернути.

Відновлені предмети повертаються неопублікованими, щоб нічого несподівано не з'явилося на сайті. У кошику вони зберігаються 14 днів у плані Pro і 60 днів у плані Scale. Видалені документи працюють так само.

На практиці

У четвер приходить фотограф, щоб зняти живописні твори, які ще не мають зображення. В Об'єктах оберіть колекцію Живопис і фільтр відсутнього головного зображення, а посилання надішліть фотографу та зберігачу фондів. Щойно фото додано як головне зображення, твір зникає зі списку, а його облікова картка показує нове зображення. Порожній список означає, що роботу завершено, без окремого контрольного списку.