Catalogación de colecciones de museo

Un catálogo repartido entre hojas de cálculo, ficheros de cartulina y carpetas compartidas acaba desordenado: el mismo cuadro aparece con tres títulos distintos y dos fotografías, y nadie sabe cuál es la buena. En Collectionframe cada objeto tiene un único registro de catálogo, y todo lo demás se alimenta de él: su ficha de inventario, sus documentos, las exportaciones y el sitio web público. Los datos se introducen una vez, en un solo sitio, y se encuentran en segundos.

Un registro para cada objeto

El registro reúne el número de inventario, el nombre y la imagen principal del objeto, su colección y su estado, sus categorías y los campos de sus grupos de campos. Un objeto nuevo empieza con un nombre y una colección; la colección le asigna el siguiente número de inventario, único y que nunca se reutiliza, y los campos que le corresponden.

El registro tiene cuatro pestañas. Detalles es la catalogación propiamente dicha. Documentos recoge los recibos, préstamos e informes de estado que afectan al objeto. Archivos internos guarda el material de trabajo y Sitio público decide lo que ven los visitantes. Junto al formulario, una vista previa de la ficha de inventario muestra lo que se imprimirá.

Los datos solo se escriben aquí. Las fichas, los documentos, las exportaciones CSV y el sitio web los toman del registro, de modo que una fecha corregida queda corregida en todas partes a la vez. Si catalogas una serie de piezas parecidas, Duplicar crea el siguiente registro a partir del que acabas de terminar.

Campos adaptados a tu colección

Lo que se registra de cada objeto lo deciden los grupos de campos: conjuntos como Detalles de pintura, Procedencia y propiedad o Conservación y estado. Cada museo empieza con diez grupos listos: metadatos básicos, pintura, escultura, fotografía, arqueología, artes decorativas, procedencia y propiedad, adquisición y valoración, conservación y estado, y exposición y préstamo. Puedes renombrarlos, cambiarlos o crear los tuyos.

Cada campo es de uno de diez tipos: texto, número, sí/no, fecha, fecha y hora, opción única, opción múltiple, moneda, enlace o imagen. Además tiene una clave permanente, como author_creator. Si cambias Autor / creador por Artífice, todas las fichas y exportaciones siguen funcionando, porque se guían por la clave y no por la etiqueta.

Cada colección elige los grupos con los que empiezan sus objetos nuevos, de modo que una pintura nueva llega con campos de pintura y una fotografía nueva con los de fotografía. Aun así, cada objeto puede añadir el grupo que necesite o quitar el que le sobre; al quitar un grupo, sus valores se borran cuando se guarda el objeto.

Las categorías dicen qué es; el estado, dónde está

Las categorías clasifican los objetos de todas las colecciones: Pintura, Textil, Retrato, Arte religioso. Forman una única lista compartida, con color, descripción y el orden que elijas, para que todo el equipo use las mismas palabras en lugar de inventar variantes en cada departamento. Un objeto puede tener varias categorías.

El estado indica dónde está el objeto ahora. Cada estado pertenece a uno de cuatro tipos: en almacenamiento, en exhibición, temporalmente no disponible o fuera de las instalaciones. Once estados ya preparados cubren las situaciones habituales, desde Exposición permanente hasta En conservación, En cuarentena o Prestado. Añade los tuyos, por ejemplo un almacén concreto o una exposición, y pon primero los más usados.

El estado aparece en la lista de objetos y en el registro, y sirve de filtro: todo lo que está expuesto, todo lo que está fuera. Un estado en uso nunca desaparece sin aviso: antes de eliminarlo, Collectionframe pregunta qué hacer con los objetos que lo tienen.

Encuentra cualquier objeto y lo que le falta

Objetos es una única lista con todos los objetos a los que tienes acceso, de todas las colecciones. Busca por número de inventario, nombre o descripción. Filtra por colección, estado, categoría, ficha, publicación, número de inventario o el valor de cualquier campo. Los números de inventario se ordenan como se leen: P-2 va antes que P-10.

Los filtros de lo que falta localizan los registros sin terminar: objetos sin número de inventario, sin imagen principal, sin categoría, sin estado o sin descripción pública.

La lista guarda en su dirección lo que estás viendo: la colección, la búsqueda, los filtros, el orden y la página. Abres un objeto, vuelves atrás y la lista sigue igual. Copia el enlace a Pinturas sin imagen principal y tu compañero abrirá exactamente esa lista.

Trabaja con muchos objetos a la vez

Selecciona objetos en la lista y actúa sobre todos juntos: publicarlos o retirarlos del sitio web, moverlos a otra colección, cambiar su estado, imprimir sus fichas, crear un solo documento que los incluya a todos o enviarlos a la papelera.

Los objetos que se mueven a otra colección conservan sus datos, sus números de inventario y sus vínculos con documentos.

Archivos que acompañan al registro

Cada objeto tiene sus Archivos internos para el material de trabajo: escaneos de antiguas fichas en papel, cartas sobre la adquisición, fotografías de referencia, informes. Sube hasta diez archivos a la vez, previsualízalos y descárgalos. Se guardan aparte de las imágenes y descargas que ven los visitantes en tu sitio web público, así que preparar una página pública nunca expone un documento de trabajo.

La papelera deshace los errores

Un objeto eliminado va a la papelera con los valores de sus campos, sus categorías, sus archivos y sus vínculos con documentos. Puedes restaurar uno o varios a la vez. Si mientras tanto se eliminó su colección, eliges otra en la que restaurarlo.

Los objetos restaurados vuelven sin publicar, para que nada reaparezca en el sitio web por sorpresa. Permanecen en la papelera 14 días en el plan Pro y 60 días en Scale. Los documentos eliminados funcionan igual.

En la práctica

El fotógrafo viene el jueves a fotografiar las pinturas que todavía no tienen imagen. En Objetos, eliges la colección Pinturas y el filtro de imagen principal que falta, y envías el enlace al fotógrafo y a la persona responsable del registro. Cada vez que se añade una fotografía como imagen principal, la pintura sale de la lista y su ficha de inventario muestra la nueva imagen. Cuando la lista queda vacía, el trabajo está hecho, sin ninguna lista de control aparte.