Catalogazione degli oggetti del museo

Un catalogo diviso tra fogli di calcolo, schedari cartacei e cartelle condivise finisce per contraddirsi: lo stesso dipinto compare con tre titoli e due fotografie, e nessuno sa quale sia quella giusta. In Collectionframe ogni oggetto ha una sola scheda, e tutto il resto la legge da lì: la scheda inventariale, i documenti, le esportazioni e il sito pubblico. Inserisci i dati una volta, in un solo posto, e li ritrovi in pochi secondi.

Una scheda per ogni oggetto

La scheda riunisce il numero d’inventario, il nome e l’immagine principale dell’oggetto, la sua raccolta e il suo stato, le categorie e i campi dei suoi gruppi di campi. Un oggetto nuovo parte da un nome e da una raccolta; la raccolta gli assegna il numero d’inventario successivo, unico e mai riutilizzato, e i campi che gli servono.

La scheda è divisa in quattro sezioni. Dettagli è la catalogazione vera e propria. Documenti elenca verbali di ingresso, prestiti e rapporti sullo stato di conservazione che riguardano l’oggetto. File interni conserva il materiale di lavoro e Sito pubblico decide cosa vedono i visitatori. Accanto al modulo, l’anteprima della scheda inventariale mostra ciò che verrà stampato.

I dati si scrivono solo qui. Schede, documenti, esportazioni CSV e sito li prendono dalla scheda dell’oggetto, quindi una data corretta è corretta ovunque nello stesso momento. Se cataloghi una serie di oggetti simili, Duplica crea la scheda successiva a partire da quella appena completata.

Campi adatti alla tua collezione

Cosa registri di ogni oggetto lo decidono i gruppi di campi: insiemi come Dettagli del dipinto, Provenienza e proprietà o Conservazione e stato. Ogni museo parte con dieci gruppi pronti: metadati di base, pittura, scultura, fotografia, archeologia, arti decorative, provenienza e proprietà, acquisizione e valutazione, conservazione e stato, esposizione e prestito. Puoi rinominarli, modificarli o crearne di tuoi.

Ogni campo ha uno di dieci tipi: testo, numero, sì/no, data, data e ora, scelta singola, scelta multipla, valuta, link o immagine. Ha anche una chiave permanente, come author_creator. Se rinomini Autore / creatore in Artista, tutte le schede e le esportazioni continuano a funzionare, perché seguono la chiave e non l’etichetta.

Ogni raccolta sceglie i gruppi con cui partono i suoi nuovi oggetti: un nuovo dipinto arriva con i campi della pittura, una nuova fotografia con quelli della fotografia. Ogni oggetto può comunque aggiungere il gruppo che gli serve o togliere quello che non usa; i valori di un gruppo tolto vengono cancellati al salvataggio.

La categoria dice cos’è, lo stato dove si trova

Le categorie classificano gli oggetti di tutte le raccolte: Pittura, Tessile, Ritratto, Arte sacra. Formano un unico elenco condiviso, con colore, descrizione e l’ordine che preferisci, così tutti usano le stesse parole invece di inventarne varianti in ogni dipartimento. Un oggetto può avere più categorie.

Lo stato dice dove si trova l’oggetto adesso. Ogni stato appartiene a uno di quattro tipi: in deposito, in esposizione, temporaneamente non disponibile o fuori sede. Undici stati pronti coprono i casi più comuni, da Esposizione permanente a In conservazione, In quarantena o In prestito. Aggiungi i tuoi, per esempio un deposito preciso o una mostra, e metti in cima i più usati.

Lo stato compare nell’elenco degli oggetti e nella scheda, e funziona da filtro: tutto ciò che è esposto, tutto ciò che è fuori sede. Uno stato ancora in uso non sparisce mai senza avviso: prima di eliminarlo, Collectionframe chiede cosa fare degli oggetti che lo hanno.

Trova ogni oggetto, e quello che gli manca

Oggetti è un unico elenco di tutti gli oggetti a cui hai accesso, di tutte le raccolte. Cerca per numero d’inventario, nome o descrizione. Filtra per raccolta, stato, categoria, scheda, pubblicazione, numero d’inventario o valore di qualsiasi campo. I numeri d’inventario si ordinano come si leggono: P-2 viene prima di P-10.

I filtri su ciò che manca mostrano le schede da completare: oggetti senza numero d’inventario, senza immagine principale, senza categoria, senza stato o senza descrizione pubblica.

L’elenco conserva nel suo indirizzo ciò che stai guardando: la raccolta, la ricerca, i filtri, l’ordinamento e la pagina. Apri un oggetto, torna indietro, e trovi lo stesso elenco. Copia il link a Dipinti senza immagine principale e un collega apre esattamente quell’elenco.

Lavora su molti oggetti insieme

Seleziona gli oggetti nell’elenco e agisci su tutti insieme: pubblicarli o ritirarli dal sito, spostarli in un’altra raccolta, impostarne lo stato, stampare le loro schede, creare un unico documento che li riguarda tutti o spostarli nel cestino.

Gli oggetti spostati in un’altra raccolta mantengono i loro dati, i numeri d’inventario e i collegamenti ai documenti.

File che restano con la scheda

Ogni oggetto ha i suoi File interni per il materiale di lavoro: scansioni di vecchie schede cartacee, lettere sull’acquisizione, fotografie di riferimento, relazioni. Carica fino a dieci file alla volta, visualizzane l’anteprima e scaricali. Restano separati dalle immagini e dai download che i visitatori vedono sul tuo sito pubblico, quindi preparare una pagina pubblica non espone mai un file di lavoro.

Il cestino rimedia agli errori

Un oggetto eliminato va nel cestino con i valori dei campi, le categorie, i file e i collegamenti ai documenti. Ripristinane uno o più alla volta. Se nel frattempo la sua raccolta è stata eliminata, scegli un’altra raccolta in cui ripristinarlo.

Gli oggetti ripristinati tornano non pubblicati, così nulla ricompare sul sito di sorpresa. Restano nel cestino 14 giorni con il piano Pro e 60 giorni con Scale. I documenti eliminati funzionano allo stesso modo.

In pratica

Il fotografo arriva giovedì per riprendere i dipinti che non hanno ancora un’immagine. In Oggetti scegli la raccolta Dipinti e il filtro sull’immagine principale mancante, poi invia il link al fotografo e al registrar. Ogni volta che una foto viene aggiunta come immagine principale, il dipinto esce dall’elenco e la sua scheda inventariale mostra la nuova immagine. Quando l’elenco è vuoto il lavoro è finito, senza una lista di controllo a parte.