Evidence a katalogizace sbírkových předmětů

Evidence rozdělená mezi tabulky, kartotéky a sdílené složky se časem rozejde: tentýž obraz má tři podoby názvu a dvě fotografie a nikdo neví, která platí. V Collectionframe má každý předmět jediný záznam a vše ostatní z něj čerpá: evidenční karta, dokumenty, exporty i veřejný web muzea. Údaje zapíšete jednou, na jednom místě, a najdete je během několika sekund.

Jeden záznam pro každý předmět

Záznam obsahuje inventární číslo, název a hlavní obrázek předmětu, jeho kolekci a stav, kategorie a pole z jeho skupin polí. Nový předmět začíná názvem a kolekcí; kolekce mu přidělí další inventární číslo, jedinečné a nikdy znovu nepřidělené, a pole, která má mít.

Záznam má čtyři záložky. Podrobnosti jsou samotný popis předmětu. Dokumenty shromažďují předávací protokoly, smlouvy o výpůjčce a zprávy o stavu, které se předmětu týkají. Interní soubory uchovávají pracovní podklady a Veřejný web určuje, co uvidí návštěvníci. Vedle formuláře ukazuje náhled evidenční karty, co se vytiskne.

Údaje se zapisují jen tady. Karty, dokumenty, exporty CSV i web je přebírají ze záznamu, takže opravená datace je opravená všude zároveň. Když zpracováváte řadu podobných předmětů, Duplikovat založí další záznam podle toho, který jste právě dokončili.

Pole podle vaší sbírky

Co o předmětu zapisujete, určují skupiny polí: sady jako Údaje o malbě, Provenience a vlastnictví nebo Konzervace a stav. Každé muzeum začíná s deseti připravenými skupinami: základní metadata, malba, socha, fotografie, archeologie, dekorativní umění, provenience a vlastnictví, akvizice a ocenění, konzervace a stav, výstava a zápůjčka. Můžete je přejmenovat, upravit nebo vytvořit vlastní.

Každé pole má jeden z deseti typů: text, číslo, ano/ne, datum, datum a čas, jednoduchý výběr, vícenásobný výběr, měna, odkaz nebo obrázek. Má také trvalý klíč, například author_creator. Když pole Autor / tvůrce přejmenujete na Zhotovitel, všechny karty a exporty fungují dál, protože se řídí klíčem, ne popiskem.

Každá kolekce si vybere skupiny, se kterými začínají její nové předměty: nový obraz dostane pole pro malbu, nová fotografie pole pro fotografii. Každý předmět si přesto může potřebnou skupinu přidat nebo nadbytečnou odebrat; hodnoty odebrané skupiny se při uložení smažou.

Kategorie říká, co to je, stav, kde to je

Kategorie třídí předměty napříč všemi kolekcemi: Malba, Textil, Portrét, Sakrální umění. Tvoří jeden společný seznam s barvou, popisem a pořadím podle vás, aby celý tým používal stejná slova a nevymýšlel v každém oddělení trochu jiná. Předmět může mít více kategorií.

Stav říká, kde předmět právě je. Každý stav patří k jednomu ze čtyř druhů: v depozitáři, na výstavě, dočasně nedostupný nebo mimo muzeum. Jedenáct připravených stavů pokrývá běžné situace, od Stálá expozice přes V konzervaci a V karanténě po Zapůjčeno. Přidejte vlastní, třeba konkrétní depozitář nebo výstavu, a nejpoužívanější dejte na začátek.

Stav je vidět v seznamu předmětů i v záznamu a dá se podle něj filtrovat: vše, co je vystavené, vše, co je mimo muzeum. Používaný stav nikdy nezmizí potichu; Collectionframe se nejdřív zeptá, co udělat s předměty, které ho mají.

Najděte každý předmět i to, co mu chybí

Předměty jsou jeden seznam všech předmětů, ke kterým máte přístup, ze všech kolekcí. Hledejte podle inventárního čísla, názvu nebo popisu. Filtrujte podle kolekce, stavu, kategorie, karty, zveřejnění, inventárního čísla nebo hodnoty libovolného pole. Inventární čísla se řadí tak, jak se čtou: P-2 před P-10.

Filtry chybějících údajů ukážou nedokončené záznamy: předměty bez inventárního čísla, bez hlavního obrázku, bez kategorie, bez stavu nebo bez veřejného popisu.

Seznam si v adrese pamatuje, na co se díváte: kolekci, hledání, filtry, řazení i stránku. Otevřete předmět, vrátíte se a čeká na vás tentýž seznam. Zkopírujte odkaz na Malby bez hlavního obrázku a kolega otevře přesně tento seznam.

Pracujte s mnoha předměty najednou

Označte předměty v seznamu a pracujte se všemi zároveň: zveřejněte je nebo zrušte zveřejnění, přesuňte je do jiné kolekce, nastavte stav, vytiskněte jejich karty, vytvořte jeden dokument pro všechny nebo je přesuňte do koše.

Předměty přesunuté do jiné kolekce si ponechají své údaje, inventární čísla i vazby na dokumenty.

Soubory, které zůstávají u záznamu

Každý předmět má Interní soubory pro pracovní podklady: skeny starých papírových karet, korespondenci k akvizici, srovnávací fotografie, posudky. Nahrávejte až deset souborů najednou, prohlížejte je v náhledu a stahujte. Jsou oddělené od obrázků a souborů ke stažení, které návštěvníci vidí na veřejném webu, takže příprava veřejné stránky nikdy neodhalí pracovní dokument.

Koš napraví omyly

Smazaný předmět se přesune do koše i s hodnotami polí, kategoriemi, soubory a vazbami na dokumenty. Obnovte jeden nebo více předmětů najednou. Pokud mezitím někdo smazal jeho kolekci, vyberete jinou, do které se má vrátit.

Obnovené předměty se vracejí nezveřejněné, aby se na webu nic neobjevilo nečekaně. V koši zůstávají 14 dní v tarifu Pro a 60 dní v tarifu Scale. Smazané dokumenty fungují stejně.

V praxi

Ve čtvrtek přijde fotograf vyfotit obrazy, které ještě nemají snímek. V Předmětech zvolte kolekci Malby a filtr chybějícího hlavního obrázku a odkaz pošlete fotografovi a správci sbírky. Jakmile je fotografie přidaná jako hlavní obrázek, obraz ze seznamu zmizí a jeho evidenční karta ukáže nový snímek. Prázdný seznam znamená hotovou práci, bez zvláštního kontrolního seznamu.