Команда, ролі та права доступу

Облік музейних предметів — спільна праця, але не кожен має змогу змінювати все. Волонтерка перевіряє записи, реставратор пише акти стану збереження, зберігачка відповідає за налаштування колекцій. Collectionframe дає кожному колезі власний обліковий запис і роль, яка визначає, що йому можна, тобто чіткі права доступу, а в плані Scale ще й команди, які визначають, де він працює.

Запросіть колег

Впишіть адресу електронної пошти колеги й виберіть його роль. Запрошення називає ваш музей і того, хто його надіслав. Колега входить за кодом, надісланим на цю адресу, вписує ім’я, яке бачитиме команда, і приєднується одним кліком, не створюючи власного музею. Активні учасники й запрошення, що очікують, — в одному списку: надішліть повторно запрошення, яке загубилося, або скасуйте те, що вже не потрібне.

Колег можна запросити й під час створення музею, і з переліку «Перші кроки» на головній сторінці. План Pro охоплює до 5 людей, план Scale — до 15, разом із запрошеннями, що очікують.

Три ролі для початку

Кожен музей починає з трьох ролей зі сталими правами:

• Власник: людина, яка зрештою відповідає за музей;

• Адміністратор: щоденне керування музеєм;

• Учасник: звичайна робота в каталозі й документах.

Власника не можна випадково видалити чи понизити. Власники можуть будь-коли змінити роль учасника або забрати доступ у тих, кому він уже не потрібен.

Власні ролі

У плані Scale створюйте ролі під те, як працює ваш музей: зберігач, реставратор, працівник із цифровізації, волонтер, який лише переглядає. Назвіть роль і для кожної ділянки виберіть, що вона може читати, створювати, змінювати й видаляти:

• робочий простір: головна сторінка, предмети, картки, документи й шаблони, підписи документів (з окремими правами підписувати й анулювати), кошик і останні зміни;

• налаштування: чи може роль узагалі їх відкривати;

• організація: загальні налаштування, учасники, запрошення, команди, ролі, план і оплата;

• структура музею: папки, колекції, групи полів, категорії, статуси й мітки.

Власна роль з’являється в списку ролей кожного запрошення й кожного учасника, поруч з Адміністратором і Учасником. Змініть, що може роль, і всі, хто її має, працюватимуть із новими правами; не треба налаштовувати людей поодинці.

Команди: хто де працює

Ролі кажуть, що людина може робити; команди — де. У плані Scale об’єднуйте людей у команди за відділом, проєктом чи виставкою й призначайте кожній команді її колекції та папки документів. Її учасники працюють там, а власники й адміністратори зберігають доступ до всього. Команду можна на певний час зробити неактивною, не розформовуючи її.

Наприклад, команда обліку може працювати з колекцією предметів, що надійшли цього року, і з папкою страхування й оцінки, а куратори бачать колекції, за які відповідають. Ті й інші працюють паралельно й не заважають одне одному.

Налаштування колекції показують, які команди можуть із нею працювати, а папка може так само належати команді. Коли команду видаляють, її колекції, папки й запрошення звільняються, і їх можна призначити іншій команді.

Кілька музеїв, один обліковий запис

Один обліковий запис може працювати щонайбільше в п’яти організаціях, наприклад у музеї та фонді, що ним опікується, і перемикатися між ними через назву музею вгорі бічної панелі. Кожна тримає окремо свої записи, людей, налаштування й план; ваше ім’я, фото, мова й тема йдуть за вами. Організацію, де ви більше не працюєте, можна залишити. Власник може видалити організацію, крім випадку, коли в неї є активна платна підписка, і крім останньої, власником якої він є.

На практиці

Реставраційний відділ отримує власну команду, «Реставрація», з реставраційною папкою та колекціями, які він доглядає. Двоє реставраторів мають власну роль «Реставратор»: вони можуть змінювати предмети, писати акти стану збереження й підписувати їх, але не можуть відкривати налаштування. Волонтерка, яка звіряє записи зі старою паперовою інвентарною книгою, отримує роль «Волонтер», що дозволяє все читати й нічого не змінювати.