Ekip, roller ve kullanıcı yetkileri
Çalışma arkadaşlarınızı davet edin ve her birine ihtiyaç duyduğu rolü verin. Scale planında kendi rollerinizi oluşturun ve kişileri kendi koleksiyonlarında ve klasörlerinde çalışan ekiplere ayırın.
Yayınlandı
Bir müzenin envanteri herkesin işidir, ama herkes her şeyi değiştirebilmemelidir. Bir gönüllü kayıtları kontrol eder, bir konservatör durum raporları yazar, envanter sorumlusu koleksiyonların ayarlarıyla ilgilenir. Collectionframe her çalışma arkadaşına kendi hesabını ve ne yapabileceğini belirleyen bir rol verir; yani açık bir kullanıcı yetkilendirmesi. Scale planında ise nerede çalışacağını belirleyen ekipler de vardır.
Çalışma arkadaşlarınızı davet edin
Bir çalışma arkadaşınızın e-posta adresini yazın ve rolünü seçin. Davet, müzenizin adını ve daveti kimin gönderdiğini belirtir. Davet edilen kişi bu adrese gönderilen kodla giriş yapar, ekibin göreceği adını yazar ve kendi müzesini oluşturmadan tek tıkla katılır. Etkin üyeler ve bekleyen davetler tek listededir: gözden kaçan bir daveti yeniden gönderin ya da artık gerekmeyen bir daveti iptal edin.
Çalışma arkadaşlarınızı müzeyi kurarken ve ana sayfadaki İlk adımlar listesinden de davet edebilirsiniz. Pro planı 5, Scale planı 15 kişiye kadar kapsar; bekleyen davetler de dahildir.
Başlangıç için üç rol
Her müze, yetkileri sabit üç rolle başlar:
Sahip: müzeden nihai olarak sorumlu kişi;
Yönetici: müzenin günlük yönetimi;
Üye: katalogda ve belgelerde olağan çalışma.
Sahip yanlışlıkla kaldırılamaz ya da rolü düşürülemez. Sahipler bir üyenin rolünü istedikleri zaman değiştirebilir ya da artık erişime ihtiyacı olmayan kişileri çıkarabilir.
Size özel roller
Scale planında müzenizin çalışma biçimine uygun roller oluşturun: bir envanter sorumlusu, bir konservatör, bir dijitalleştirme görevlisi, yalnızca bakan bir gönüllü. Role bir ad verin ve alan alan neyi okuyabileceğini, oluşturabileceğini, güncelleyebileceğini ve silebileceğini seçin:
çalışma alanı: ana sayfa, eserler, kartlar, belgeler ve şablonlar, belge imzaları (imzalama ve geçersiz kılma için ayrı yetkilerle), çöp kutusu ve son değişiklikler;
ayarlar: rolün ayarları açıp açamayacağı;
kuruluş: genel ayarlar, üyeler, davetler, ekipler, roller, plan ve faturalama;
müzenin yapısı: klasörler, koleksiyonlar, alan grupları, kategoriler, durumlar ve etiketler.
Özel bir rol, her davetin ve her üyenin rol listesinde Yönetici ile Üye'nin yanında görünür. Bir rolün yapabileceklerini değiştirdiğinizde o role sahip herkes yeni yetkilerle çalışır; kişileri tek tek düzenlemeniz gerekmez.
Ekipler: kim nerede çalışır
Roller birinin ne yapabileceğini, ekipler nerede yapabileceğini söyler. Scale planında kişileri bir bölüm, proje ya da sergi için ekiplere ayırın ve her ekibe koleksiyonlarını ve belge klasörlerini atayın. Ekibin üyeleri orada çalışır; sahipler ve yöneticiler her şeye erişmeye devam eder. Bir ekip dağıtılmadan bir süreliğine etkisiz hâle getirilebilir.
Örneğin bir kayıt ekibi bu yıl gelen eserlerin koleksiyonuyla ve sigorta ve değerleme klasörüyle çalışırken küratörler sorumlu oldukları koleksiyonları görür. İki ekip birbirinin işine karışmadan yan yana çalışır.
Bir koleksiyonun ayarları, onunla hangi ekiplerin çalışabileceğini gösterir; bir klasör de aynı şekilde bir ekibe ait olabilir. Bir ekip silindiğinde koleksiyonları, klasörleri ve davetleri serbest kalır ve başka bir ekibe atanabilir.
Birden fazla müze, tek hesap
Bir hesap en fazla beş kuruluşta çalışabilir, örneğin bir müzede ve onu yöneten vakıfta, ve kenar çubuğunun üstündeki müze adından bunlar arasında geçiş yapabilir. Her kuruluş kayıtlarını, kişilerini, ayarlarını ve planını ayrı tutar; adınız, fotoğrafınız, diliniz ve temanız sizinle gelir. Artık çalışmadığınız bir kuruluştan ayrılabilirsiniz. Bir sahip kuruluşu silebilir; ancak etkin bir ücretli aboneliği varken ve sahibi olduğu son kuruluşsa silemez.
Uygulamada
Koruma-onarım bölümü kendi ekibini alır: Koruma, bölümün klasörü ve ilgilendiği koleksiyonlarla. İki konservatörün özel rolü Konservatör'dür: eserleri güncelleyebilir, durum raporları yazıp imzalayabilir, ama ayarları açamazlar. Kayıtları eski kâğıt envanter defteriyle karşılaştıran bir gönüllü Gönüllü rolünü alır; bu rol her şeyi okuyabilir, hiçbir şeyi değiştiremez.
Sık sorulan sorular
Kaç kişiyi davet edebiliriz?
Pro planında 5, Scale planında 15 kişiye kadar; etkin üyeler ve bekleyen davetler birlikte sayılır.
Bir gönüllüye salt okuma yetkisi verilebilir mi?
Evet, Scale planında: yalnızca okuyabilen bir rol oluşturup gönüllüye atayın. Pro planında üç hazır rolle çalışırsınız: Sahip, Yönetici ve Üye.
Bir bölüm yalnızca kendi koleksiyonlarını görebilir mi?
Evet, Scale planında. Bölümün çalışanlarını bir ekipte toplayın ve ekibe koleksiyonlarını ve klasörlerini atayın. Orada çalışırlar; sahipler ve yöneticiler ise her şeye erişmeye devam eder.
Davet edilen kişinin kendi müzesini oluşturması gerekir mi?
Hayır. Davet edilen adrese gönderilen kodla giriş yapar, ekibin göreceği adını yazar ve müzenize katılır. Kendi adına bir müze oluşturulmaz.
Bir kişi iki müze için çalışabilir mi?
Evet. Bir hesap en fazla beş kuruluşa ait olabilir ve aralarında geçiş yapabilir. Her kuruluş kayıtlarını, kişilerini, ayarlarını ve planını ayrı tutar.
İlgili özellikler
Gösterge paneli: günün işleri ve envanterin durumu
Bugün sizi bekleyenler, her koleksiyonun belgelenmesinin ne kadar ilerlediği, neyin değiştiği ve kimin değiştirdiği. Her sayı, arkasındaki eserleri ya da belgeleri açar.
Hızlı başlangıç: müzeniz birkaç dakikada hazır
E-posta adresinizden basılı bir envanter kartına birkaç dakikada. Üç kısa adım müzeyi kurar; koleksiyonlar, alanlar, kart ve şablonlar kendi dilinizde hazırdır, üstelik 21 gün Scale ücretsiz.
Belgeler: teslim tutanakları, ödünç sözleşmeleri ve durum raporları
Kabul ve teslim tutanakları, ödünç sözleşmeleri ve durum raporları, ilgili oldukları eserlere bağlıdır. Eser bilgileri envanterden gelir, diğer her değer bir kez yazılır ve her eserin kendi belge geçmişi olur.