Équipe, rôles et droits d’accès
Invitez vos collègues et donnez à chacun le rôle dont il a besoin. Avec l’offre Scale, créez vos propres rôles et regroupez les personnes en équipes qui travaillent dans leurs collections et leurs dossiers.
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L’inventaire d’un musée est l’affaire de tous, mais tout le monde ne doit pas pouvoir tout modifier. Une bénévole vérifie des notices, un restaurateur rédige des constats d’état, la régisseuse gère les réglages des collections. Collectionframe donne à chaque collègue son propre compte et un rôle qui dit ce qu’il peut faire, avec une gestion des droits d’accès claire, et, avec l’offre Scale, des équipes qui disent où il travaille.
Inviter vos collègues
Saisissez l’adresse e-mail d’un collègue et choisissez son rôle. L’invitation nomme votre musée et la personne qui l’a envoyée. Votre collègue se connecte avec un code envoyé à cette adresse, saisit le nom que verra l’équipe et rejoint le musée en un clic, sans créer de musée à son nom. Membres actifs et invitations en attente figurent dans une seule liste : renvoyez une invitation passée inaperçue ou annulez celle qui n’est plus utile.
Vous pouvez aussi inviter des collègues pendant la création du musée et depuis Premiers pas sur l’accueil. L’offre Pro comprend jusqu’à 5 personnes et l’offre Scale jusqu’à 15, invitations en attente comprises.
Trois rôles pour commencer
Chaque musée commence avec trois rôles aux droits fixes :
Propriétaire : la personne responsable en dernier ressort du musée ;
Administrateur : la gestion quotidienne du musée ;
Membre : le travail courant dans le catalogue et les documents.
Le propriétaire ne peut pas être retiré ni rétrogradé par erreur. Les propriétaires peuvent changer le rôle d’un membre à tout moment, ou retirer l’accès à ceux qui n’en ont plus besoin.
Des rôles à votre mesure
Avec l’offre Scale, créez des rôles adaptés à l’organisation de votre musée : un régisseur, un restaurateur, une personne chargée de la numérisation, un bénévole qui consulte seulement. Nommez le rôle et choisissez, domaine par domaine, ce qu’il peut lire, créer, modifier et supprimer :
l’espace de travail : accueil, objets, fiches, documents et modèles, signatures de documents (avec des droits distincts pour signer et pour annuler), corbeille et modifications récentes ;
les réglages : si le rôle peut les ouvrir ou non ;
l’organisation : réglages généraux, membres, invitations, équipes, rôles, offre et facturation ;
la structure du musée : dossiers, collections, groupes de champs, catégories, statuts et étiquettes.
Un rôle personnalisé apparaît dans la liste des rôles de chaque invitation et de chaque membre, à côté d’Administrateur et de Membre. Modifiez ce qu’un rôle peut faire, et tous ceux qui l’ont travaillent avec les nouveaux droits : inutile de reprendre les personnes une à une.
Les équipes : qui travaille où
Les rôles disent ce que chacun peut faire ; les équipes disent où. Avec l’offre Scale, regroupez les personnes en équipes, par service, par projet ou par exposition, et confiez à chaque équipe ses collections et ses dossiers de documents. Ses membres y travaillent, tandis que propriétaires et administrateurs gardent l’accès à tout. Une équipe peut être rendue inactive pour un temps sans être défaite.
Une équipe de la régie, par exemple, peut travailler sur la collection des objets entrés cette année et sur le dossier des assurances et estimations, pendant que les conservateurs voient les collections dont ils ont la charge. Les uns et les autres travaillent en parallèle sans se gêner.
Les réglages d’une collection indiquent quelles équipes peuvent y travailler, et un dossier peut appartenir à une équipe de la même manière. Quand une équipe est supprimée, ses collections, dossiers et invitations sont libérés, prêts à être confiés à une autre équipe.
Plusieurs musées, un seul compte
Un compte peut travailler dans cinq organisations au plus, par exemple un musée et la fondation qui le gère, et passer de l’une à l’autre depuis le nom du musée, en haut de la barre latérale. Chacune garde à part ses notices, ses membres, ses réglages et son offre ; votre nom, votre photo, votre langue et votre thème vous suivent. Vous pouvez quitter une organisation où vous ne travaillez plus. Un propriétaire peut en supprimer une, sauf si elle a un abonnement payant actif et sauf s’il s’agit de la dernière dont il est propriétaire.
En pratique
Le service de la restauration a sa propre équipe, Restauration, avec le dossier de la restauration et les collections dont il s’occupe. Ses deux restaurateurs ont le rôle personnalisé Restaurateur : ils peuvent modifier les objets, rédiger des constats d’état et les signer, mais pas ouvrir les réglages. Une bénévole qui confronte les notices à l’ancien registre papier reçoit le rôle Bénévole, qui peut tout lire et ne rien modifier.
Questions fréquentes
Combien de personnes pouvons-nous inviter ?
Jusqu’à 5 personnes avec l’offre Pro et jusqu’à 15 avec l’offre Scale, membres actifs et invitations en attente comptés ensemble.
Un bénévole peut-il avoir un accès en lecture seule ?
Oui, avec l’offre Scale : créez un rôle qui peut seulement lire et attribuez-le au bénévole. Avec l’offre Pro, vous travaillez avec les trois rôles intégrés : Propriétaire, Administrateur et Membre.
Un service peut-il ne voir que ses propres collections ?
Oui, avec l’offre Scale. Réunissez ses membres dans une équipe et confiez-lui ses collections et ses dossiers. Ils y travaillent, tandis que propriétaires et administrateurs gardent l’accès à tout.
Un collègue invité doit-il créer son propre musée ?
Non. Il se connecte avec un code envoyé à l’adresse invitée, saisit le nom que verra l’équipe et rejoint votre musée. Aucun musée n’est créé à son nom.
Une même personne peut-elle travailler pour deux musées ?
Oui. Un compte peut appartenir à cinq organisations au plus et passer de l’une à l’autre. Chacune garde à part ses notices, ses membres, ses réglages et son offre.
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