Zespół, role i uprawnienia użytkowników

Ewidencja zbiorów to praca całego zespołu, ale nie każdy powinien móc zmienić wszystko. Wolontariuszka sprawdza rekordy, konserwator pisze protokoły stanu zachowania, inwentaryzatorka zajmuje się ustawieniami kolekcji. Collectionframe daje każdemu współpracownikowi własne konto i rolę, która mówi, co mu wolno, czyli jasne uprawnienia użytkowników, a w planie Scale także zespoły, które mówią, gdzie pracuje.

Zaproś współpracowników

Wpisz adres e-mail współpracownika i wybierz jego rolę. Zaproszenie podaje nazwę Twojego muzeum i osobę, która je wysłała. Zaproszona osoba loguje się kodem wysłanym na ten adres, wpisuje imię i nazwisko, które zobaczy zespół, i dołącza jednym kliknięciem, bez zakładania własnego muzeum. Aktywni członkowie i oczekujące zaproszenia są na jednej liście: wyślij ponownie zaproszenie, które przepadło, albo anuluj to, które nie jest już potrzebne.

Współpracowników możesz zaprosić także podczas zakładania muzeum i z listy Pierwsze kroki na stronie głównej. Plan Pro obejmuje do 5 osób, a plan Scale do 15, łącznie z oczekującymi zaproszeniami.

Trzy role na początek

Każde muzeum zaczyna z trzema rolami o stałych uprawnieniach:

• Właściciel: osoba, która ostatecznie odpowiada za muzeum;

• Administrator: bieżące zarządzanie muzeum;

• Członek: codzienna praca w katalogu i dokumentach.

Właściciela nie da się przez pomyłkę usunąć ani pozbawić roli. Właściciele mogą w każdej chwili zmienić rolę członka albo odebrać dostęp osobom, które go już nie potrzebują.

Własne role

W planie Scale tworzysz role dopasowane do tego, jak pracuje Twoje muzeum: inwentaryzator, konserwator, osoba od digitalizacji, wolontariusz, który tylko przegląda. Nadajesz roli nazwę i w każdym obszarze wybierasz, co może odczytywać, tworzyć, edytować i usuwać:

• przestrzeń robocza: strona główna, obiekty, karty, dokumenty i szablony, podpisy dokumentów (z osobnym uprawnieniem do podpisywania i do unieważniania), kosz i ostatnie zmiany;

• ustawienia: czy rola może je w ogóle otworzyć;

• organizacja: ustawienia ogólne, członkowie, zaproszenia, zespoły, role, plan i płatności;

• struktura muzeum: foldery, kolekcje, grupy pól, kategorie, statusy i etykiety.

Własna rola pojawia się na liście ról przy każdym zaproszeniu i każdym członku, obok Administratora i Członka. Zmieniasz to, co rola może robić, a wszyscy, którzy ją mają, pracują z nowymi uprawnieniami; nie trzeba poprawiać ludzi pojedynczo.

Zespoły: kto pracuje gdzie

Role mówią, co ktoś może robić; zespoły mówią, gdzie. W planie Scale łączysz ludzi w zespoły, według działu, projektu albo wystawy, i przypisujesz każdemu zespołowi jego kolekcje i foldery dokumentów. Jego członkowie pracują tam, a właściciele i administratorzy zachowują dostęp do wszystkiego. Zespół można na jakiś czas wyłączyć, nie rozwiązując go.

Zespół działu ewidencji może na przykład pracować z kolekcją obiektów przyjętych w tym roku i z folderem ubezpieczeń i wycen, a kuratorzy widzą kolekcje, za które odpowiadają. Jedni i drudzy pracują obok siebie i sobie nie przeszkadzają.

Ustawienia kolekcji pokazują, które zespoły mogą z nią pracować, a folder może w ten sam sposób należeć do zespołu. Gdy zespół zostanie usunięty, jego kolekcje, foldery i zaproszenia zostają zwolnione i można je przypisać innemu zespołowi.

Kilka muzeów, jedno konto

Jedno konto może pracować w maksymalnie pięciu organizacjach, na przykład w muzeum i w fundacji, która je prowadzi, i przełączać się między nimi przez nazwę muzeum u góry paska bocznego. Każda trzyma osobno swoje rekordy, ludzi, ustawienia i plan; Twoje imię i nazwisko, zdjęcie, język i motyw idą za Tobą. Organizację, w której już nie pracujesz, możesz opuścić. Właściciel może ją usunąć, chyba że ma ona aktywną płatną subskrypcję albo jest ostatnią, której jest właścicielem.

W praktyce

Dział konserwacji dostaje własny zespół, Konserwacja, z folderem konserwatorskim i kolekcjami, którymi się opiekuje. Dwaj konserwatorzy mają własną rolę Konserwator: mogą edytować obiekty, pisać protokoły stanu zachowania i je podpisywać, ale nie mogą otworzyć ustawień. Wolontariuszka, która porównuje rekordy z dawną papierową księgą inwentarzową, dostaje rolę Wolontariusz, która pozwala wszystko czytać i niczego nie zmieniać.