Team, rollen en rechten

De registratie van een museum is werk van iedereen, maar niet iedereen hoort alles te kunnen wijzigen. Een vrijwilliger controleert registraties, een restaurator schrijft conditierapporten, de registrator beheert de instellingen van de collecties. Collectionframe geeft elke collega een eigen account en een rol die zegt wat hij of zij mag, met heldere gebruikersrechten, en met het Scale-abonnement teams die zeggen waar iemand werkt.

Nodig je collega’s uit

Vul het e-mailadres van een collega in en kies de rol. De uitnodiging noemt je museum en wie hem verstuurde. Je collega logt in met een code die naar dat adres gaat, vult de naam in die het team ziet en sluit zich met één klik aan, zonder een eigen museum aan te maken. Actieve leden en openstaande uitnodigingen staan in één lijst: stuur een gemiste uitnodiging opnieuw of trek er een in die niet meer nodig is.

Je kunt collega’s ook uitnodigen tijdens het inrichten van het museum en vanuit Aan de slag op de startpagina. Het Pro-abonnement omvat tot 5 mensen en het Scale-abonnement tot 15, openstaande uitnodigingen meegerekend.

Drie rollen om mee te beginnen

Elk museum begint met drie rollen met vaste rechten:

• Eigenaar: de persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het museum;

• Beheerder: het dagelijks beheer van het museum;

• Lid: het gewone werk in de catalogus en de documenten.

De eigenaar kan niet per ongeluk verwijderd of teruggezet worden. Eigenaren kunnen de rol van een lid op elk moment wijzigen, of mensen verwijderen die geen toegang meer nodig hebben.

Eigen rollen

Met het Scale-abonnement maak je rollen die passen bij hoe je museum werkt: een registrator, een restaurator, een digitaliseringsmedewerker, een vrijwilliger die alleen leest. Geef de rol een naam en kies per onderdeel wat hij mag lezen, maken, wijzigen en verwijderen:

• de werkruimte: startpagina, objecten, kaarten, documenten en sjablonen, handtekeningen (met aparte rechten om te ondertekenen en om ongeldig te verklaren), prullenbak en recente wijzigingen;

• de instellingen: of de rol ze überhaupt mag openen;

• de organisatie: algemene instellingen, leden, uitnodigingen, teams, rollen, abonnement en facturatie;

• de structuur van het museum: mappen, collecties, veldgroepen, categorieën, statussen en labels.

Een eigen rol verschijnt in de rollenlijst van elke uitnodiging en elk lid, naast Beheerder en Lid. Verander wat een rol mag, en iedereen met die rol werkt met de nieuwe rechten; je hoeft mensen niet één voor één aan te passen.

Teams: wie werkt waar

Rollen zeggen wat iemand mag; teams zeggen waar. Met het Scale-abonnement deel je mensen in teams in, per afdeling, project of tentoonstelling, en geef je elk team zijn collecties en documentmappen. De leden werken daar, terwijl eigenaren en beheerders overal bij blijven. Een team kan een tijd inactief worden gezet zonder het op te heffen.

Een registratieteam kan bijvoorbeeld werken met de collectie van objecten die dit jaar binnenkwamen en met de map verzekering en taxatie, terwijl de conservatoren de collecties zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Ze werken naast elkaar zonder elkaar in de weg te zitten.

De instellingen van een collectie laten zien welke teams ermee mogen werken, en een map kan op dezelfde manier bij een team horen. Wordt een team verwijderd, dan komen zijn collecties, mappen en uitnodigingen vrij om aan een ander team te geven.

Meerdere musea, één account

Eén account kan werken in maximaal vijf organisaties, bijvoorbeeld een museum en de stichting die het beheert, en daartussen wisselen via de naam van het museum bovenaan de zijbalk. Elke organisatie houdt haar registraties, mensen, instellingen en abonnement apart; je naam, foto, taal en thema gaan met je mee. Een organisatie waar je niet meer werkt, kun je verlaten. Een eigenaar kan een organisatie verwijderen, behalve zolang die een actief betaald abonnement heeft en behalve als het de laatste is waarvan hij eigenaar is.

In de praktijk

De afdeling restauratie krijgt een eigen team, Restauratie, met de restauratiemap en de collecties die ze verzorgt. Haar twee restauratoren hebben de eigen rol Restaurator: ze mogen objecten wijzigen, conditierapporten schrijven en ondertekenen, maar de instellingen niet openen. Een vrijwilliger die registraties naast het oude papieren inventarisboek legt, krijgt de rol Vrijwilliger, die alles mag lezen en niets mag wijzigen.