Team, ruoli e permessi degli utenti

Il catalogo di un museo è lavoro di tutti, ma non tutti dovrebbero poter cambiare tutto. Una volontaria controlla le schede, un restauratore scrive i condition report, la registrar cura le impostazioni delle raccolte. Collectionframe dà a ogni collega il proprio account e un ruolo che dice cosa può fare, con una gestione dei permessi chiara, e con il piano Scale dei team che dicono dove lavora.

Invita i tuoi colleghi

Scrivi l’indirizzo e-mail di un collega e scegli il suo ruolo. L’invito nomina il tuo museo e la persona che lo ha mandato. Il collega accede con un codice inviato a quell’indirizzo, scrive il nome che il team vedrà ed entra con un clic, senza creare un museo proprio. Membri attivi e inviti in sospeso stanno in un unico elenco: rinvia un invito che è sfuggito o annulla quello che non serve più.

Puoi invitare colleghi anche durante la configurazione del museo e da Primi passi nella home. Il piano Pro comprende fino a 5 persone e il piano Scale fino a 15, inviti in sospeso compresi.

Tre ruoli per cominciare

Ogni museo parte con tre ruoli dai permessi fissi:

• Proprietario: la persona responsabile, in ultima istanza, del museo;

• Amministratore: la gestione quotidiana del museo;

• Membro: il lavoro corrente nel catalogo e nei documenti.

Il proprietario non può essere rimosso né declassato per errore. I proprietari possono cambiare in qualsiasi momento il ruolo di un membro o togliere l’accesso a chi non ne ha più bisogno.

Ruoli su misura

Con il piano Scale crea ruoli su misura per il tuo museo: un registrar, un restauratore, una persona addetta alla digitalizzazione, un volontario che consulta soltanto. Dai un nome al ruolo e scegli, area per area, cosa può leggere, creare, modificare ed eliminare:

• lo spazio di lavoro: home, oggetti, schede, documenti e modelli, firme dei documenti (con permessi distinti per firmare e per annullare), cestino e modifiche recenti;

• le impostazioni: se il ruolo può aprirle o no;

• l’organizzazione: impostazioni generali, membri, inviti, team, ruoli, piano e fatturazione;

• la struttura del museo: cartelle, raccolte, gruppi di campi, categorie, stati ed etichette.

Un ruolo personalizzato compare nell’elenco dei ruoli di ogni invito e di ogni membro, accanto ad Amministratore e Membro. Cambia ciò che un ruolo può fare e tutti quelli che lo hanno lavorano con i nuovi permessi: non serve correggere le persone una per una.

Team: chi lavora dove

I ruoli dicono cosa può fare qualcuno; i team dicono dove. Con il piano Scale riunisci le persone in team, per ufficio, progetto o mostra, e assegna a ogni team le sue raccolte e le sue cartelle di documenti. I suoi membri lavorano lì, mentre proprietari e amministratori mantengono l’accesso a tutto. Un team può essere reso inattivo per un periodo senza smontarlo.

Un team del registro, per esempio, può lavorare con la raccolta degli oggetti entrati quest’anno e con la cartella di assicurazioni e stime, mentre i conservatori vedono le raccolte di cui sono responsabili. Gli uni e gli altri lavorano in parallelo senza intralciarsi.

Le impostazioni di una raccolta mostrano quali team possono lavorarci, e allo stesso modo una cartella può appartenere a un team. Quando un team viene eliminato, le sue raccolte, cartelle e inviti tornano liberi, pronti per essere assegnati a un altro team.

Più musei, un solo account

Un account può lavorare fino in cinque organizzazioni, per esempio un museo e la fondazione che lo gestisce, e passare dall’una all’altra dal nome del museo in cima alla barra laterale. Ognuna tiene separati schede, persone, impostazioni e piano; il tuo nome, la tua foto, la tua lingua e il tuo tema ti seguono. Puoi lasciare un’organizzazione in cui non lavori più. Un proprietario può eliminarne una, tranne finché ha un abbonamento a pagamento attivo e tranne se è l’ultima di cui è proprietario.

In pratica

L’ufficio restauro ha un proprio team, Restauro, con la cartella del restauro e le raccolte che segue. I suoi due restauratori hanno il ruolo personalizzato Restauratore: possono modificare gli oggetti, scrivere i condition report e firmarli, ma non aprire le impostazioni. Una volontaria che confronta le schede con il vecchio registro cartaceo riceve il ruolo Volontario, che può leggere tutto e non cambiare nulla.