Tým, role a uživatelská oprávnění

Evidence sbírek je práce všech, ale ne každý by měl moci měnit všechno. Dobrovolnice kontroluje záznamy, restaurátor píše protokoly o stavu, evidenční pracovnice spravuje nastavení kolekcí. Collectionframe dává každému kolegovi vlastní účet a roli, která říká, co smí, tedy jasná uživatelská oprávnění, a v tarifu Scale i týmy, které říkají, kde pracuje.

Pozvěte kolegy

Napište e-mailovou adresu kolegy a zvolte jeho roli. Pozvánka uvádí vaše muzeum a toho, kdo ji poslal. Kolega se přihlásí kódem zaslaným na tuto adresu, napíše jméno, které uvidí tým, a připojí se jedním kliknutím, aniž by zakládal vlastní muzeum. Aktivní členové i čekající pozvánky jsou v jednom seznamu: pošlete znovu pozvánku, která zapadla, nebo zrušte tu, která už není potřeba.

Kolegy můžete pozvat také při zakládání muzea a ze seznamu První kroky na domovské stránce. Tarif Pro zahrnuje až 5 lidí a tarif Scale až 15, včetně čekajících pozvánek.

Tři role na začátek

Každé muzeum začíná se třemi rolemi s pevnými oprávněními:

• Vlastník: člověk, který za muzeum nakonec odpovídá;

• Administrator: běžná správa muzea;

• Člen: každodenní práce v katalogu a dokumentech.

Vlastníka nelze omylem odebrat ani mu snížit roli. Vlastníci mohou roli člena kdykoli změnit nebo odebrat přístup lidem, kteří ho už nepotřebují.

Vlastní role

V tarifu Scale si vytvořte role podle toho, jak vaše muzeum pracuje: evidenční pracovník, restaurátor, pracovník digitalizace, dobrovolník, který jen prohlíží. Pojmenujte roli a pro každou oblast zvolte, co smí číst, vytvářet, upravovat a mazat:

• pracovní prostor: domovská stránka, předměty, karty, dokumenty a šablony, podpisy dokumentů (se zvláštním oprávněním podepisovat a zneplatňovat), koš a nedávné změny;

• nastavení: zda je role vůbec smí otevřít;

• organizace: obecná nastavení, členové, pozvánky, týmy, role, tarif a fakturace;

• struktura muzea: složky, kolekce, skupiny polí, kategorie, stavy a štítky.

Vlastní role se objeví v seznamu rolí u každé pozvánky a každého člena, vedle Administratora a Člena. Změňte, co role smí, a všichni, kdo ji mají, pracují s novými oprávněními; lidi není třeba upravovat jednoho po druhém.

Týmy: kdo pracuje kde

Role říkají, co kdo smí; týmy říkají kde. V tarifu Scale sdružte lidi do týmů podle oddělení, projektu nebo výstavy a přidělte každému týmu jeho kolekce a složky dokumentů. Jeho členové pracují tam, zatímco vlastníci a administrátoři mají přístup ke všemu. Tým lze na čas deaktivovat, aniž byste ho rozpustili.

Tým evidence může například pracovat s kolekcí předmětů, které letos přibyly, a se složkou pojištění a ocenění, zatímco kurátoři vidí kolekce, za které odpovídají. Jedni i druzí pracují vedle sebe a nepřekážejí si.

Nastavení kolekce ukazuje, které týmy s ní smějí pracovat, a stejně tak může týmu patřit složka. Když tým smažete, jeho kolekce, složky a pozvánky se uvolní a lze je přidělit jinému týmu.

Více muzeí, jeden účet

Jeden účet může pracovat až v pěti organizacích, například v muzeu a v nadaci, která ho provozuje, a přepínat mezi nimi přes název muzea nahoře v postranním panelu. Každá drží odděleně své záznamy, lidi, nastavení a tarif; vaše jméno, fotografie, jazyk a motiv jdou s vámi. Organizaci, ve které už nepracujete, můžete opustit. Vlastník může organizaci smazat, ledaže má aktivní placené předplatné nebo je to poslední organizace, kterou vlastní.

V praxi

Restaurátorské oddělení dostane vlastní tým, Restaurování, se složkou restaurování a kolekcemi, o které pečuje. Jeho dva restaurátoři mají vlastní roli Restaurátor: smějí upravovat předměty, psát protokoly o stavu a podepisovat je, ale nastavení otevřít nemohou. Dobrovolnice, která porovnává záznamy se starou papírovou inventární knihou, dostane roli Dobrovolník, která smí všechno číst a nic měnit.