Equipo, roles y permisos de usuario

El catálogo de un museo es trabajo de todos, pero no todos deberían poder cambiarlo todo. Una voluntaria revisa registros, un conservador redacta informes de estado, la registradora se ocupa de los ajustes de las colecciones. Collectionframe da a cada compañero su propia cuenta y un rol que dice qué puede hacer, con permisos de usuario claros, y con el plan Scale, equipos que dicen dónde trabaja.

Invita a tus compañeros

Escribe la dirección de correo de un compañero y elige su rol. La invitación nombra tu museo y a quien la envió. Tu compañero entra con un código enviado a esa dirección, escribe el nombre que verá el equipo y se une con un clic, sin crear un museo propio. Los miembros activos y las invitaciones pendientes están en una sola lista: reenvía una invitación que se perdió o cancela la que ya no hace falta.

También puedes invitar a compañeros mientras configuras el museo y desde Primeros pasos en el inicio. El plan Pro incluye hasta 5 personas y el plan Scale hasta 15, invitaciones pendientes incluidas.

Tres roles para empezar

Cada museo empieza con tres roles de permisos fijos:

• Propietario: la persona responsable última del museo;

• Administrador: la gestión diaria del museo;

• Miembro: el trabajo habitual en el catálogo y los documentos.

El propietario no puede eliminarse ni perder su rol por error. Los propietarios pueden cambiar el rol de un miembro en cualquier momento o retirar el acceso a quien ya no lo necesita.

Roles a medida

Con el plan Scale, crea roles a la medida de tu museo: un registrador, un conservador, una persona de digitalización, un voluntario que solo consulta. Pon nombre al rol y elige, área por área, qué puede leer, crear, editar y eliminar:

• el espacio de trabajo: inicio, objetos, fichas, documentos y plantillas, firmas de documentos (con permisos separados para firmar y anular), papelera y cambios recientes;

• los ajustes: si el rol puede abrirlos o no;

• la organización: ajustes generales, miembros, invitaciones, equipos, roles, plan y facturación;

• la estructura del museo: carpetas, colecciones, grupos de campos, categorías, estados y etiquetas.

Un rol propio aparece en la lista de roles de cada invitación y de cada miembro, junto a Administrador y Miembro. Si cambias lo que puede hacer un rol, todos los que lo tienen trabajan con los nuevos permisos; no hace falta editar a las personas una por una.

Equipos: quién trabaja dónde

Los roles dicen qué puede hacer alguien; los equipos, dónde. Con el plan Scale, agrupa a las personas en equipos, por departamento, proyecto o exposición, y asigna a cada equipo sus colecciones y sus carpetas de documentos. Sus miembros trabajan allí, mientras propietarios y administradores conservan el acceso a todo. Un equipo puede quedar inactivo durante un tiempo sin deshacerlo.

Un equipo de registro, por ejemplo, puede trabajar con la colección de los objetos ingresados este año y con la carpeta de seguros y valoraciones, mientras los conservadores ven las colecciones de las que se ocupan. Unos y otros trabajan a la vez sin estorbarse.

Los ajustes de una colección muestran qué equipos pueden trabajar con ella, y una carpeta puede pertenecer a un equipo del mismo modo. Cuando se elimina un equipo, sus colecciones, carpetas e invitaciones quedan libres para asignarlas a otro.

Varios museos, una sola cuenta

Una cuenta puede trabajar hasta en cinco organizaciones, por ejemplo un museo y la fundación que lo gestiona, y pasar de una a otra desde el nombre del museo, arriba en la barra lateral. Cada una mantiene aparte sus registros, personas, ajustes y plan; tu nombre, tu foto, tu idioma y tu tema te acompañan. Puedes abandonar una organización en la que ya no trabajas. Un propietario puede eliminarla, salvo mientras tenga una suscripción de pago activa y salvo que sea la última de la que es propietario.

En la práctica

El departamento de conservación tiene su propio equipo, Conservación, con la carpeta de conservación y las colecciones que cuida. Sus dos conservadores tienen el rol propio Conservador: pueden editar objetos, redactar informes de estado y firmarlos, pero no abrir los ajustes. Una voluntaria que coteja los registros con el antiguo libro de registro en papel recibe el rol Voluntario, que puede leerlo todo y no cambiar nada.