Team, Rollen und Berechtigungen

Der Katalog eines Museums ist die Arbeit aller, aber nicht jede und jeder sollte alles ändern dürfen. Eine Ehrenamtliche prüft Datensätze, ein Restaurator schreibt Zustandsprotokolle, die Registrarin betreut die Einstellungen der Sammlungen. Collectionframe gibt allen ein eigenes Konto und eine Rolle, die festlegt, was sie dürfen, also klare Benutzerrechte, und im Tarif Scale Teams, die festlegen, wo sie arbeiten.

Kolleginnen und Kollegen einladen

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle. Die Einladung nennt Ihr Museum und die Person, die sie verschickt hat. Die Kollegin meldet sich mit einem Code an, der an diese Adresse geht, gibt den Namen ein, den das Team sehen soll, und tritt mit einem Klick bei, ohne ein eigenes Museum anzulegen. Aktive Mitglieder und offene Einladungen stehen in einer Liste: Schicken Sie eine übersehene Einladung erneut oder ziehen Sie eine zurück, die nicht mehr gebraucht wird.

Sie können auch beim Einrichten des Museums und über Erste Schritte auf der Startseite einladen. Der Tarif Pro umfasst bis zu 5 Personen, der Tarif Scale bis zu 15, offene Einladungen eingerechnet.

Drei Rollen zum Start

Jedes Museum beginnt mit drei Rollen mit festen Rechten:

• Inhaber: die Person, die letztlich für das Museum verantwortlich ist;

• Admin: die laufende Verwaltung des Museums;

• Mitglied: die tägliche Arbeit in Katalog und Dokumenten.

Der Inhaber kann nicht versehentlich entfernt oder herabgestuft werden. Inhaber können die Rolle eines Mitglieds jederzeit ändern oder Personen entfernen, die keinen Zugriff mehr brauchen.

Eigene Rollen

Im Tarif Scale legen Sie Rollen an, die zu Ihrem Museum passen: eine Registrarin, einen Restaurator, eine Kraft für die Digitalisierung, eine Ehrenamtliche, die nur liest. Benennen Sie die Rolle und legen Sie Bereich für Bereich fest, was sie lesen, anlegen, ändern und löschen darf:

• der Arbeitsbereich: Startseite, Objekte, Karten, Dokumente und Vorlagen, Unterschriften (mit eigenen Rechten zum Unterschreiben und für ungültig Erklären), Papierkorb und Letzte Änderungen;

• die Einstellungen: ob die Rolle sie überhaupt öffnen darf;

• die Organisation: allgemeine Einstellungen, Mitglieder, Einladungen, Teams, Rollen, Tarif und Abrechnung;

• die Struktur des Museums: Ordner, Sammlungen, Feldgruppen, Kategorien, Status und Labels.

Eine eigene Rolle erscheint in der Rollenliste jeder Einladung und jedes Mitglieds, neben Admin und Mitglied. Ändern Sie, was eine Rolle darf, und alle, die sie haben, arbeiten mit den neuen Rechten; niemand muss einzeln angepasst werden.

Teams: wer wo arbeitet

Rollen sagen, was jemand darf; Teams sagen, wo. Im Tarif Scale fassen Sie Personen zu Teams zusammen, für eine Abteilung, ein Projekt oder eine Ausstellung, und geben jedem Team seine Sammlungen und Dokumentordner. Seine Mitglieder arbeiten dort, Inhaber und Admins behalten den Zugriff auf alles. Ein Team lässt sich vorübergehend deaktivieren, ohne es aufzulösen.

Ein Team der Registratur kann zum Beispiel mit der Sammlung der in diesem Jahr eingegangenen Objekte und mit dem Ordner für Versicherung und Bewertung arbeiten, während die Kuratorinnen die Sammlungen sehen, für die sie zuständig sind. Beide arbeiten nebeneinander, ohne sich ins Gehege zu kommen.

Die Einstellungen einer Sammlung zeigen, welche Teams mit ihr arbeiten dürfen, und ein Ordner kann genauso einem Team gehören. Wird ein Team gelöscht, werden seine Sammlungen, Ordner und Einladungen frei und können einem anderen Team zugewiesen werden.

Mehrere Museen, ein Konto

Ein Konto kann in bis zu fünf Organisationen arbeiten, etwa in einem Museum und der Stiftung, die es trägt, und über den Namen des Museums oben in der Seitenleiste zwischen ihnen wechseln. Jede hält ihre Datensätze, Personen, Einstellungen und ihren Tarif getrennt; Ihr Name, Ihr Bild, Ihre Sprache und Ihr Design gehen mit. Eine Organisation, in der Sie nicht mehr arbeiten, können Sie verlassen. Ein Inhaber kann eine Organisation löschen, außer solange sie ein aktives kostenpflichtiges Abonnement hat und außer es ist die letzte, deren Inhaber er ist.

In der Praxis

Die Restaurierungsabteilung bekommt ein eigenes Team, Restaurierung, mit dem Ordner der Restaurierung und den Sammlungen, die sie betreut. Die beiden Restauratoren haben die eigene Rolle Restaurator: Sie dürfen Objekte ändern, Zustandsprotokolle schreiben und unterschreiben, die Einstellungen aber nicht öffnen. Eine Ehrenamtliche, die Datensätze mit dem alten Inventarbuch auf Papier abgleicht, erhält die Rolle Ehrenamt, die alles lesen und nichts ändern darf.