Colecciones y números de inventario

La mayoría de los museos numeran sus fondos por departamentos: un libro de inventario para pintura, otro para arqueología, cada uno con sus siglas y su propia serie. Collectionframe respeta esa estructura. Cada colección funciona como un libro de inventario con su numeración y sus reglas, y el número de inventario que asigna a un objeto no se vuelve a dar a ningún otro.

Una colección es un libro de inventario

Una colección es un departamento o un tipo de material: Pinturas, Fotografías, Monedas y medallas, o un libro para los objetos que todavía están en proceso de ingreso. Tiene sus propias siglas al principio de cada número, igual que muchos museos llevan registros separados para distintos tipos de fondos. El prefijo hace que el número se entienda de un vistazo: AM-P-0038 es una pintura y AM-N-0014, una moneda.

Cada objeto pertenece a una colección y puede moverse a otra si se dio de alta en la equivocada. Para clasificar objetos de varias colecciones están las categorías: un retrato puede ser una pintura, una fotografía o una miniatura.

Números de inventario fiables

Indica a la colección un prefijo, una cantidad de dígitos y el siguiente número, y los objetos nuevos se numeran solos: MNK-P-0001, MNK-P-0002, etc. Los ajustes muestran el siguiente número tal como quedará, antes de guardar. Un número también puede escribirse a mano, para un objeto que ya lo tiene, y una colección cuyos números siempre se escriben puede desactivar la numeración automática.

Un número de inventario es único en todo el museo y nunca se vuelve a asignar, ni siquiera después de eliminar el objeto. Para continuar un libro de registro en papel, fija como siguiente número el punto en que se quedó: el primer objeto nuevo sigue la serie.

Reglas para cada objeto nuevo

Los ajustes de la colección deciden con qué empieza un objeto nuevo:

• los grupos de campos que recibe, para que una pintura nazca con campos de pintura;

• la ficha con la que se previsualiza e imprime, normalmente tu ficha de inventario;

• el responsable de la colección;

• si la colección se muestra en tu sitio web público;

• en Scale, los equipos que trabajan en ella.

Los cambios se guardan juntos y nunca se pierden por accidente: si sales de la página o de la pestaña sin guardar, Collectionframe te lo pregunta antes.

Todas las colecciones de un vistazo

Colecciones es una tabla con todas las colecciones a las que tienes acceso: cuántos objetos tiene cada una y cuántos están publicados, el siguiente número de inventario, el responsable, si aparece en el sitio web y cuándo cambió por última vez. Puedes buscar por nombre, descripción o prefijo y elegir las columnas. El número de objetos los abre en la lista de objetos.

Cada colección se abre en su resumen: objetos, publicados, añadidos en los últimos 30 días y documentos en curso. Registros básicos muestra cuántos objetos tienen número de inventario, imagen principal, categoría y estado, y el enlace de lo que queda por completar abre exactamente los que faltan.

Al lado, las propiedades de la colección resumen sus reglas: responsable, numeración y siguiente número, ficha, grupos de campos y sitio web. Debajo se ve dónde están los objetos (cuántos tienen cada estado), cómo están clasificados y cuántos se añadieron en cada una de las últimas doce semanas.

Trabaja con toda la colección

Desde la colección puedes añadir un objeto directamente en ella, imprimir las fichas de todos sus objetos o publicarlos y retirarlos todos a la vez. El registro de inventario se exporta como archivo CSV: una fila por objeto en orden de número de inventario, una columna por campo y los encabezados en tu idioma. Se abre en Excel con todas las tildes y eñes intactas, listo para archivar, imprimir o enviar a quien tenga que revisarlo.

Elimina una colección sin perder objetos

Eliminar una colección nunca deja objetos huérfanos. Collectionframe pregunta adónde deben ir: a otra colección, donde conservan todos sus datos, números y vínculos, o a la papelera, desde donde pueden restaurarse en cualquier colección. La misma pregunta aparece al eliminar varias colecciones a la vez.

En la práctica

Un museo pasa su libro de registro de pintura del papel a Collectionframe. La persona responsable del registro crea la colección Pinturas con el prefijo MNK-P-, cuatro dígitos y el siguiente número 0412, porque el libro en papel termina en el 411. Añade los grupos de campos de pintura, elige la ficha de inventario, nombra a la conservadora jefe como responsable y muestra la colección en el sitio web. La primera pintura que se da de alta en Collectionframe recibe el MNK-P-0412, y el libro en papel y el catálogo continúan una sola serie.