Collections et numéros d’inventaire

La plupart des musées numérotent leurs objets par département : un registre pour les peintures, un autre pour l’archéologie, chacun avec ses lettres et sa propre série. Collectionframe garde cette organisation. Chaque collection est un registre d’inventaire avec sa numérotation et ses règles, et le numéro d’inventaire qu’elle attribue à un objet n’est jamais donné à un autre.

Une collection est un registre d’inventaire

Une collection correspond à un département ou à un type de matériau : Peintures, Photographies, Monnaies et médailles, ou un registre pour les objets en cours d’entrée. Elle a son propre sigle au début de chaque numéro, comme beaucoup de musées tiennent des registres distincts pour des fonds distincts. Le préfixe rend le numéro lisible d’un coup d’œil : AM-P-0038 est une peinture, AM-N-0014 une monnaie.

Chaque objet appartient à une collection et peut être déplacé dans une autre s’il a été saisi au mauvais endroit. Pour classer des objets de plusieurs collections, utilisez les catégories : un portrait peut être une peinture, une photographie ou une miniature.

Des numéros sur lesquels compter

Donnez à la collection un préfixe, un nombre de chiffres et le prochain numéro, et les nouveaux objets sont numérotés automatiquement : MNK-P-0001, MNK-P-0002, et ainsi de suite. Les paramètres affichent le prochain numéro tel qu’il apparaîtra, avant même l’enregistrement. Un numéro peut toujours être saisi à la main, pour un objet qui en a déjà un, et une collection dont les numéros sont toujours saisis peut désactiver la numérotation automatique.

Un numéro d’inventaire est unique dans tout le musée et n’est jamais réattribué, même après la suppression de l’objet. Pour poursuivre un registre papier, réglez le prochain numéro là où il s’arrête : le premier nouvel objet continue la série.

Des règles pour chaque nouvel objet

Les paramètres de la collection fixent ce avec quoi démarre un nouvel objet :

• les groupes de champs qu’il reçoit, pour qu’une peinture soit créée avec les champs de peinture ;

• la fiche sur laquelle il est prévisualisé et imprimé, en général votre fiche d’inventaire ;

• le responsable de la collection ;

• l’affichage ou non de la collection sur votre site public ;

• avec Scale, les équipes qui y travaillent.

Les modifications s’enregistrent ensemble et ne se perdent jamais par mégarde : quitter la page ou l’onglet sans enregistrer déclenche d’abord une question.

Toutes les collections d’un coup d’œil

Collections est un tableau de toutes les collections auxquelles vous avez accès : le nombre d’objets et d’objets publiés, le prochain numéro d’inventaire, le responsable, la présence sur le site et la date de la dernière modification. Cherchez par nom, description ou préfixe, et choisissez les colonnes utiles. Le nombre d’objets les ouvre dans la liste des objets.

Chaque collection s’ouvre sur sa vue d’ensemble : objets, objets publiés, objets ajoutés ces 30 derniers jours et documents en cours. Notices de base indique combien d’objets ont un numéro d’inventaire, une image principale, une catégorie et un statut, et le lien « à compléter » ouvre exactement ceux qui en manquent.

À côté, les propriétés de la collection résument ses règles : responsable, numérotation et prochain numéro, fiche, groupes de champs et site web. En dessous, vous voyez où sont les objets (combien ont chaque statut), comment ils sont classés et combien ont été ajoutés chacune des douze dernières semaines.

Agir sur toute la collection

Depuis la collection, vous ajoutez un objet directement dedans, imprimez les fiches de tous ses objets, ou publiez et dépubliez tout d’un coup. Le registre d’inventaire s’exporte en CSV : une ligne par objet dans l’ordre des numéros d’inventaire, une colonne par champ, des en-têtes dans votre langue. Il s’ouvre dans Excel avec tous les accents intacts, prêt à être archivé, imprimé ou transmis pour un récolement.

Supprimer une collection sans perdre d’objets

Supprimer une collection ne laisse jamais d’objets orphelins. Collectionframe demande où ils doivent aller : dans une autre collection, où ils gardent toutes leurs données, leurs numéros et leurs liens, ou à la corbeille, d’où ils peuvent être restaurés dans n’importe quelle collection. La même question se pose quand vous supprimez plusieurs collections à la fois.

En pratique

Un musée passe son registre des peintures du papier à Collectionframe. La régisseuse crée la collection Peintures avec le préfixe MNK-P-, quatre chiffres et le prochain numéro 0412, car le registre papier s’arrête à 411. Elle ajoute les groupes de champs de peinture, choisit la fiche d’inventaire, désigne la conservatrice en chef comme responsable et affiche la collection sur le site. La première peinture saisie dans Collectionframe devient MNK-P-0412 : le registre papier et le catalogue forment une seule série.