Колекції та інвентарні номери

Більшість музеїв нумерує предмети за відділами: одна інвентарна книга для живопису, інша для археології, кожна зі своїм шифром і своєю серією номерів. Collectionframe зберігає цей порядок. Кожна колекція — це інвентарна книга з власною нумерацією та правилами, а інвентарний номер, який вона дає предмету, ніколи не отримає інший предмет.

Колекція — це інвентарна книга

Колекція — це відділ або вид матеріалу: Живопис, Фотографії, Монети й медалі чи окрема книга для предметів, які ще проходять приймання. Вона має власний шифр на початку кожного номера, так само як багато музеїв ведуть окремі книги для різних зібрань. Префікс робить номер зрозумілим з першого погляду: AM-P-0038 — це картина, AM-N-0014 — монета.

Кожен предмет належить до однієї колекції, і його можна перемістити до іншої, якщо його внесли не туди. Щоб класифікувати предмети з різних колекцій, є категорії: портрет може бути картиною, фотографією або мініатюрою.

Номери, на які можна покластися

Задайте колекції префікс, кількість цифр і наступний номер, і нові предмети нумеруватимуться автоматично: MNK-P-0001, MNK-P-0002 і так далі. Налаштування показують наступний номер саме в тому вигляді, якого він набуде, ще до збереження. Номер і далі можна ввести вручну, наприклад для предмета, який уже його має, а колекція, де номери завжди вводять вручну, може вимкнути автоматичну нумерацію.

Інвентарний номер унікальний у всьому музеї й ніколи не присвоюється повторно, навіть після видалення предмета. Щоб продовжити паперову інвентарну книгу, встановіть наступний номер там, де вона закінчується: перший новий предмет продовжить серію.

Правила для кожного нового предмета

Налаштування колекції визначають, з чим починається новий предмет:

• які групи полів він отримує, щоб картина одразу мала поля живопису;

• на якій картці його переглядають і друкують, зазвичай на вашій обліковій картці;

• хто відповідальний за колекцію;

• чи показується колекція на вашому публічному сайті;

• у плані Scale — які команди в ній працюють.

Зміни зберігаються разом і ніколи не губляться випадково: якщо залишити сторінку чи вкладку без збереження, спершу з'явиться запитання.

Усі колекції з першого погляду

Колекції — це одна таблиця всіх колекцій, до яких ви маєте доступ: скільки в кожній предметів і скільки з них опубліковано, наступний інвентарний номер, відповідальна особа, чи є колекція на сайті та коли її востаннє змінено. Шукайте за назвою, описом або префіксом і обирайте потрібні стовпці. Кількість предметів відкриває їх у списку об'єктів.

Кожна колекція відкривається оглядом: предмети, опубліковані, додані за останні 30 днів і документи в роботі. Базовий облік показує, скільки предметів мають інвентарний номер, головне зображення, категорію й статус, а посилання «до доповнення» відкриває саме ті, яким чогось бракує.

Поруч властивості колекції підсумовують її правила: відповідальний, нумерація й наступний номер, картка, групи полів і сайт. Нижче видно, де перебувають предмети (скільки має кожен статус), як вони класифіковані та скільки предметів додано в кожен із останніх дванадцяти тижнів.

Робота з усією колекцією

З колекції ви додаєте в неї новий предмет, друкуєте картки всіх її предметів або публікуєте й знімаєте з публікації все одразу. Інвентарна книга вивантажується у файл CSV: рядок для кожного предмета за порядком інвентарних номерів, стовпець для кожного поля, заголовки вашою мовою. Excel відкриває його з усіма літерами кирилиці, тож файл готовий до архівування, друку чи передавання на звіряння.

Видалення колекції без втрати предметів

Видалення колекції ніколи не залишає предмети без місця. Collectionframe запитує, куди їх подіти: до іншої колекції, де вони збережуть усі дані, номери й зв'язки, або в кошик, звідки їх можна відновити до будь-якої колекції. Те саме запитання з'являється, коли ви видаляєте кілька колекцій одночасно.

На практиці

Музей переносить інвентарну книгу живопису з паперу до Collectionframe. Зберігачка фондів створює колекцію Живопис із префіксом MNK-P-, чотирма цифрами й наступним номером 0412, бо паперова книга закінчується на 411. Вона додає групи полів живопису, обирає облікову картку, призначає головну хранительку відповідальною і показує колекцію на сайті. Перша картина, внесена до Collectionframe, отримує номер MNK-P-0412, і паперова книга та електронний облік продовжують одну серію.