Koleksiyonlar ve envanter numaraları

Müzelerin çoğu eserlerini bölümlere göre numaralandırır: resimler için bir envanter defteri, arkeoloji için bir başkası, her birinin kendi harfleri ve kendi sırası vardır. Collectionframe bu düzeni korur. Her koleksiyon kendi numaralandırması ve kuralları olan bir envanter defteridir ve bir esere verdiği envanter numarası asla başka bir esere verilmez.

Koleksiyon bir envanter defteridir

Koleksiyon bir bölüm ya da malzeme türüdür: Tablolar, Fotoğraflar, Sikkeler ve madalyalar veya henüz müzeye kabul sürecindeki eserler için ayrı bir defter. Her numaranın başında kendi kısaltması bulunur; tıpkı birçok müzenin farklı eser grupları için ayrı defterler tutması gibi. Önek, numarayı bir bakışta okunur kılar: AM-P-0038 bir tablo, AM-N-0014 bir sikkedir.

Her eser tek bir koleksiyona aittir ve yanlış koleksiyona girildiyse başka birine taşınabilir. Eserleri koleksiyonlar arasında sınıflandırmak için kategoriler vardır: bir portre tablo, fotoğraf ya da minyatür olabilir.

Güvenilir numaralar

Koleksiyon için bir önek, basamak sayısı ve sıradaki numarayı belirleyin; yeni eserler otomatik olarak numaralanır: MNK-P-0001, MNK-P-0002 ve devamı. Ayarlar, sıradaki numarayı daha kaydetmeden tam olarak nasıl görüneceği şekliyle gösterir. Numara yine de elle yazılabilir, örneğin zaten numarası olan bir eser için; numaraları her zaman elle yazılan bir koleksiyon da otomatik numaralandırmayı kapatabilir.

Envanter numarası tüm müzede benzersizdir ve eser silindikten sonra bile bir daha verilmez. Kâğıt bir envanter defterini sürdürmek için sıradaki numarayı defterin bittiği yere ayarlayın: ilk yeni eser diziyi devam ettirir.

Her yeni eser için kurallar

Koleksiyonun ayarları yeni bir eserin neyle başlayacağına karar verir:

• aldığı alan grupları, böylece bir tablo resim alanlarıyla oluşturulur;

• önizlendiği ve yazdırıldığı kart, genellikle envanter kartınız;

• koleksiyonun sorumlusu;

• koleksiyonun herkese açık web sitenizde görünüp görünmeyeceği;

• Scale planında, içinde çalışan ekipler.

Değişiklikler birlikte kaydedilir ve asla kazara kaybolmaz: kaydetmeden sayfadan ya da sekmeden çıkmak önce bir soru getirir.

Tüm koleksiyonlar tek bakışta

Koleksiyonlar, erişiminiz olan tüm koleksiyonların tek tablosudur: her birinde kaç eser olduğu ve kaçının yayında olduğu, sıradaki envanter numarası, sorumlu kişi, web sitesinde görünüp görünmediği ve en son ne zaman değiştiği. Ad, açıklama veya öneke göre arayın ve ihtiyacınız olan sütunları seçin. Eser sayısı, eserleri obje listesinde açar.

Her koleksiyon kendi genel bakışıyla açılır: eserler, yayındakiler, son 30 günde eklenenler ve devam eden belgeler. Temel kayıtlar, kaç eserin envanter numarası, ana görseli, kategorisi ve durumu olduğunu gösterir; "eksik" bağlantısı tam olarak bir şeyi eksik olan eserleri açar.

Yanda koleksiyonun özellikleri kurallarını özetler: sorumlu, numaralandırma ve sıradaki numara, kart, alan grupları ve web sitesi. Aşağıda eserlerin nerede olduğunu (hangi durumda kaç eser bulunduğunu), nasıl sınıflandırıldıklarını ve son on iki haftanın her birinde kaç eser eklendiğini görürsünüz.

Tüm koleksiyonla çalışın

Koleksiyondan doğrudan ona yeni bir eser ekler, tüm eserlerinin kartlarını yazdırır veya hepsini tek seferde yayınlar ya da yayından kaldırırsınız. Envanter defteri CSV dosyası olarak dışa aktarılır: envanter numarası sırasıyla her eser için bir satır, her alan için bir sütun ve kendi dilinizde sütun başlıkları. Excel'de tüm Türkçe karakterler bozulmadan açılır; arşivlemeye, yazdırmaya ya da denetime göndermeye hazırdır.

Eser kaybetmeden koleksiyon silin

Bir koleksiyonu silmek eserleri asla ortada bırakmaz. Collectionframe eserlerin nereye gideceğini sorar: tüm verilerini, numaralarını ve bağlantılarını korudukları başka bir koleksiyona ya da herhangi bir koleksiyona geri yüklenebilecekleri çöp kutusuna. Birden fazla koleksiyonu aynı anda sildiğinizde de aynı soru sorulur.

Uygulamada

Bir müze, resim envanter defterini kâğıttan Collectionframe'e taşıyor. Envanter sorumlusu Tablolar koleksiyonunu MNK-P- önekiyle, dört basamakla ve sıradaki numara 0412 ile oluşturur, çünkü kâğıt defter 411'de bitiyor. Resim alan gruplarını ekler, envanter kartını seçer, baş küratörü sorumlu olarak belirler ve koleksiyonu web sitesinde gösterir. Collectionframe'e girilen ilk tablo MNK-P-0412 numarasını alır; kâğıt defter ve dijital envanter tek bir dizi olarak devam eder.