Kolekcje, księgi inwentarzowe i numeracja

Większość muzeów numeruje muzealia według działów: jedna księga inwentarzowa dla malarstwa, inna dla archeologii, każda z własnym symbolem i własną serią. Tak też przewiduje rozporządzenie Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie ewidencjonowania zabytków w muzeach: odrębne księgi dla rodzajów muzealiów albo według tworzywa, każda z symbolem literowym. Collectionframe zachowuje ten układ. Każda kolekcja to księga inwentarzowa z własną numeracją i własnymi regułami, a numer inwentarzowy nadany obiektowi nigdy nie trafi do innego.

Kolekcja to księga inwentarzowa

Kolekcja to dział albo rodzaj materiału: Malarstwo, Fotografia, Numizmatyka albo osobna księga dla obiektów, które dopiero przechodzą przyjęcie. Ma własny symbol na początku każdego numeru, tak jak muzea prowadzą odrębne księgi dla różnych zbiorów (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Prefiks sprawia, że numer czyta się od razu: AM-P-0038 to obraz, AM-N-0014 moneta.

Każdy obiekt należy do jednej kolekcji i można go przenieść do innej, jeśli trafił do niewłaściwej. Do klasyfikowania obiektów z różnych kolekcji służą kategorie: portret może być obrazem, fotografią albo miniaturą.

Numery, na których można polegać

Ustaw dla kolekcji prefiks, liczbę cyfr i następny numer, a nowe obiekty dostają numery automatycznie: MNK-P-0001, MNK-P-0002 i tak dalej. Ustawienia pokazują następny numer dokładnie w takiej postaci, w jakiej zostanie nadany, jeszcze przed zapisem. Numer nadal można wpisać ręcznie, na przykład dla obiektu, który już go ma, a kolekcja, w której numery zawsze wpisuje się ręcznie, może wyłączyć numerację automatyczną.

Numer inwentarzowy jest unikalny w całym muzeum, zgodnie z zasadą, że każde muzealium wpisuje się do księgi pod odrębnym numerem (§ 5 ust. 1). Nigdy nie jest nadawany ponownie, nawet po usunięciu obiektu. Żeby kontynuować papierową księgę, ustaw następny numer w miejscu, w którym się kończy: pierwszy nowy obiekt przedłuży serię.

Reguły dla każdego nowego obiektu

Ustawienia kolekcji decydują, z czym startuje nowy obiekt:

• jakie grupy pól dostaje, żeby obraz od razu miał pola malarskie;

• na jakiej karcie jest podglądany i drukowany, zwykle na karcie ewidencyjnej;

• kto jest opiekunem kolekcji;

• czy kolekcja jest widoczna na publicznej stronie muzeum;

• w planie Scale – które zespoły w niej pracują.

Zmiany zapisuje się razem i nigdy nie giną przypadkiem: wyjście ze strony albo karty przeglądarki bez zapisu najpierw wywołuje pytanie.

Wszystkie kolekcje w jednym miejscu

Kolekcje to jedna tabela wszystkich kolekcji, do których masz dostęp: ile obiektów zawiera każda i ile jest opublikowanych, następny numer inwentarzowy, opiekun, widoczność na stronie i data ostatniej zmiany. Szukaj po nazwie, opisie albo prefiksie i wybierz potrzebne kolumny. Liczba obiektów otwiera je na liście obiektów.

Każda kolekcja otwiera się na przeglądzie: obiekty, opublikowane, dodane w ostatnich 30 dniach i dokumenty w toku. Podstawowa ewidencja pokazuje, ile obiektów ma numer inwentarzowy, zdjęcie główne, kategorię i status, a link „do uzupełnienia” otwiera dokładnie te, którym czegoś brakuje.

Obok właściwości kolekcji podsumowują jej reguły: opiekun, numeracja i następny numer, karta, grupy pól i strona internetowa. Niżej widać, gdzie są obiekty (ile ma każdy status), jak są sklasyfikowane i ile obiektów przybyło w każdym z ostatnich dwunastu tygodni.

Praca z całą kolekcją

Z poziomu kolekcji dodasz do niej nowy obiekt, wydrukujesz karty wszystkich jej obiektów albo opublikujesz i wycofasz wszystko naraz. Księgę inwentarzową eksportujesz jako plik CSV: wiersz dla każdego obiektu w kolejności numerów inwentarzowych, kolumna dla każdego pola, nagłówki po polsku. Excel otwiera go z kompletem polskich znaków, gotowy do archiwizacji, wydruku albo przekazania na skontrum.

Usuwanie kolekcji bez utraty obiektów

Usunięcie kolekcji nigdy nie zostawia obiektów bez przydziału. Collectionframe pyta, gdzie mają trafić: do innej kolekcji, gdzie zachowają wszystkie dane, numery i powiązania, albo do kosza, z którego da się je przywrócić do dowolnej kolekcji. To samo pytanie pada przy usuwaniu kilku kolekcji naraz.

W praktyce

Muzeum przenosi księgę inwentarzową malarstwa z papieru do Collectionframe. Osoba prowadząca ewidencję tworzy kolekcję Malarstwo z prefiksem MNK-P-, czterema cyframi i następnym numerem 0412, bo papierowa księga kończy się na 411. Dodaje grupy pól malarskich, wybiera kartę ewidencyjną, wskazuje głównego kuratora jako opiekuna i pokazuje kolekcję na stronie. Pierwszy obraz wpisany do Collectionframe dostaje numer MNK-P-0412, a papierowa księga i elektroniczna ewidencja tworzą jedną serię.