Raccolte e numeri d’inventario

La maggior parte dei musei numera i propri oggetti per dipartimento: un registro per i dipinti, uno per l’archeologia, ciascuno con la sua sigla e la sua serie. Collectionframe mantiene questa struttura. Ogni raccolta è un registro inventariale con numerazione e regole proprie, e il numero d’inventario che assegna a un oggetto non viene mai dato a un altro.

Una raccolta è un registro inventariale

Una raccolta è un dipartimento o una tipologia di materiale: Dipinti, Fotografie, Monete e medaglie, oppure un registro per gli oggetti ancora in fase di ingresso. Ha la propria sigla all’inizio di ogni numero, come molti musei tengono registri separati per fondi diversi. Il prefisso rende il numero leggibile a colpo d’occhio: AM-P-0038 è un dipinto, AM-N-0014 una moneta.

Ogni oggetto appartiene a una raccolta e può essere spostato in un’altra se è stato inserito in quella sbagliata. Per classificare oggetti di raccolte diverse ci sono le categorie: un ritratto può essere un dipinto, una fotografia o una miniatura.

Numeri di cui fidarsi

Assegna alla raccolta un prefisso, un numero di cifre e il prossimo numero, e i nuovi oggetti vengono numerati automaticamente: MNK-P-0001, MNK-P-0002 e così via. Le impostazioni mostrano il prossimo numero esattamente come apparirà, prima ancora di salvare. Un numero si può sempre scrivere a mano, per un oggetto che ne ha già uno, e una raccolta i cui numeri vengono sempre scritti a mano può disattivare la numerazione automatica.

Un numero d’inventario è unico in tutto il museo e non viene mai riassegnato, nemmeno dopo l’eliminazione dell’oggetto. Per proseguire un registro cartaceo, imposta il prossimo numero dal punto in cui si ferma: il primo oggetto nuovo continua la serie.

Regole per ogni nuovo oggetto

Le impostazioni della raccolta decidono con cosa parte un nuovo oggetto:

• i gruppi di campi che riceve, così un dipinto nasce con i campi della pittura;

• la scheda su cui viene mostrato in anteprima e stampato, di solito la tua scheda inventariale;

• il referente della raccolta;

• se la raccolta compare sul tuo sito pubblico;

• con Scale, i team che ci lavorano.

Le modifiche si salvano insieme e non vanno mai perse per sbaglio: se lasci la pagina o la scheda del browser senza salvare, ti viene chiesto prima.

Tutte le raccolte a colpo d’occhio

Raccolte è una tabella di tutte le raccolte a cui hai accesso: quanti oggetti contiene ciascuna e quanti sono pubblicati, il prossimo numero d’inventario, il referente, la presenza sul sito e la data dell’ultima modifica. Cerca per nome, descrizione o prefisso e scegli le colonne che ti servono. Il numero di oggetti li apre nell’elenco degli oggetti.

Ogni raccolta si apre sulla sua panoramica: oggetti, pubblicati, aggiunti negli ultimi 30 giorni e documenti in corso. Schede di base mostra quanti oggetti hanno numero d’inventario, immagine principale, categoria e stato, e il collegamento «da completare» apre esattamente quelli a cui manca qualcosa.

Accanto, le proprietà della raccolta ne riassumono le regole: referente, numerazione e prossimo numero, scheda, gruppi di campi e sito. Più in basso vedi dove sono gli oggetti (quanti hanno ciascuno stato), come sono classificati e quanti ne sono stati aggiunti in ognuna delle ultime dodici settimane.

Lavora sull’intera raccolta

Dalla raccolta aggiungi un oggetto direttamente al suo interno, stampi le schede di tutti i suoi oggetti, oppure pubblichi e ritiri tutto in una volta. Il registro inventariale si esporta in CSV: una riga per oggetto in ordine di numero d’inventario, una colonna per campo, intestazioni nella tua lingua. Si apre in Excel con tutte le lettere accentate intatte, pronto da archiviare, stampare o consegnare per una verifica.

Elimina una raccolta senza perdere oggetti

Eliminare una raccolta non lascia mai oggetti senza posto. Collectionframe chiede dove devono andare: in un’altra raccolta, dove conservano tutti i dati, i numeri e i collegamenti, oppure nel cestino, da cui si possono ripristinare in qualsiasi raccolta. La stessa domanda compare quando elimini più raccolte insieme.

In pratica

Un museo trasferisce il registro inventariale dei dipinti dalla carta a Collectionframe. La registrar crea la raccolta Dipinti con il prefisso MNK-P-, quattro cifre e il prossimo numero 0412, perché il registro cartaceo si ferma al 411. Aggiunge i gruppi di campi della pittura, sceglie la scheda inventariale, indica la conservatrice capo come referente e mostra la raccolta sul sito. Il primo dipinto inserito in Collectionframe riceve il numero MNK-P-0412, e registro cartaceo e catalogo proseguono un’unica serie.