Kolekce a inventární čísla

Většina muzeí čísluje předměty podle oborů: jedna inventární kniha pro malbu, jiná pro archeologii, každá s vlastním označením a vlastní číselnou řadou. Collectionframe tento řád zachovává. Každá kolekce je inventární kniha s vlastním číslováním a pravidly a inventární číslo, které předmětu přidělí, nikdy nedostane jiný předmět.

Kolekce je inventární kniha

Kolekce je oddělení nebo druh materiálu: Malby, Fotografie, Mince a medaile, případně zvláštní kniha pro předměty, které teprve procházejí přírůstkovým řízením. Na začátku každého čísla má vlastní označení. Vyhláška č. 275/2000 Sb. ostatně předepisuje, že se systematická evidence vede pro každou oborovou část sbírky zvlášť a evidenční čísla tvoří číselnou řadu. Předpona dělá číslo čitelné na první pohled: AM-P-0038 je obraz, AM-N-0014 mince.

Každý předmět patří do jedné kolekce a lze ho přesunout do jiné, pokud byl zapsán jinam. Ke třídění předmětů napříč kolekcemi slouží kategorie: portrét může být obraz, fotografie nebo miniatura.

Čísla, na která je spolehnutí

Nastavte kolekci předponu, počet číslic a další číslo a nové předměty se číslují automaticky: MNK-P-0001, MNK-P-0002 a tak dále. Nastavení ukazuje další číslo přesně v podobě, jakou dostane, ještě před uložením. Číslo lze dál zapsat ručně, třeba u předmětu, který už je má; přírůstková čísla ve tvaru pořadové číslo lomené rokem tak zapíšete ručně. Kolekce, kde se čísla vždy zapisují ručně, může automatické číslování vypnout.

Inventární číslo je jedinečné v celém muzeu a nikdy se nepřidělí znovu, ani po smazání předmětu. Chcete-li pokračovat v papírové inventární knize, nastavte další číslo tam, kde kniha končí: první nový předmět řadu prodlouží. Vyhláška počítá s tím, že se záznamy chronologické i systematické evidence vedou v listinné podobě a mohou se tisknout z pomocné evidence vedené elektronicky; Collectionframe můžete používat právě jako takovou pomocnou elektronickou evidenci.

Pravidla pro každý nový předmět

Nastavení kolekce určuje, s čím nový předmět začíná:

• jaké skupiny polí dostane, aby obraz hned měl pole pro malbu;

• na jaké kartě se zobrazuje a tiskne, obvykle na vaší evidenční kartě;

• kdo je správcem kolekce;

• zda se kolekce zobrazuje na vašem veřejném webu;

• v tarifu Scale, které týmy v ní pracují.

Změny se ukládají společně a nikdy se neztratí omylem: odchod ze stránky nebo záložky bez uložení nejdřív vyvolá dotaz.

Všechny kolekce na jednom místě

Kolekce jsou jedna tabulka všech kolekcí, ke kterým máte přístup: kolik předmětů každá obsahuje a kolik je zveřejněných, další inventární číslo, správce, zda je kolekce na webu a kdy se naposledy změnila. Hledejte podle názvu, popisu nebo předpony a vyberte si sloupce, které potřebujete. Počet předmětů je otevře v seznamu předmětů.

Každá kolekce se otevře přehledem: předměty, zveřejněné, přidané za posledních 30 dní a rozpracované dokumenty. Základní evidence ukazuje, kolik předmětů má inventární číslo, hlavní obrázek, kategorii a stav, a odkaz „k doplnění“ otevře přesně ty, kterým něco chybí.

Vedle shrnují vlastnosti kolekce její pravidla: správce, číslování a další číslo, kartu, skupiny polí a web. Níže vidíte, kde předměty jsou (kolik jich má který stav), jak jsou zatříděné a kolik předmětů přibylo v každém z posledních dvanácti týdnů.

Práce s celou kolekcí

Z kolekce do ní rovnou přidáte nový předmět, vytisknete karty všech jejích předmětů nebo vše najednou zveřejníte či stáhnete z webu. Inventární kniha se exportuje jako soubor CSV: řádek pro každý předmět v pořadí inventárních čísel, sloupec pro každé pole a záhlaví v češtině. Excel ho otevře se všemi háčky a čárkami, připravený k archivaci, tisku nebo předání k inventarizaci.

Smazání kolekce bez ztráty předmětů

Smazání kolekce nikdy nenechá předměty bez zařazení. Collectionframe se zeptá, kam mají jít: do jiné kolekce, kde si ponechají všechny údaje, čísla a vazby, nebo do koše, odkud je lze obnovit do libovolné kolekce. Stejná otázka padne, když mažete více kolekcí najednou.

V praxi

Muzeum převádí inventární knihu maleb z papíru do Collectionframe. Správkyně sbírky založí kolekci Malby s předponou MNK-P-, čtyřmi číslicemi a dalším číslem 0412, protože papírová kniha končí číslem 411. Přidá skupiny polí pro malbu, vybere evidenční kartu, určí hlavní kurátorku jako správkyni a zobrazí kolekci na webu. První obraz zapsaný do Collectionframe dostane číslo MNK-P-0412 a papírová kniha s elektronickou evidencí tvoří jednu řadu.