Collecties en inventarisnummers

De meeste musea nummeren hun objecten per afdeling: een inventarisboek voor de schilderijen, een ander voor de archeologie, elk met eigen letters en een eigen reeks. Collectionframe houdt die indeling aan. Elke collectie is een inventarisboek met een eigen nummering en eigen regels, en een inventarisnummer dat ze aan een object geeft, krijgt nooit een ander object.

Een collectie is een inventarisboek

Een collectie is een afdeling of een soort materiaal: Schilderijen, Foto’s, Munten en penningen, of een aanwinstenboek voor objecten die nog worden ingeschreven. Ze heeft een eigen afkorting aan het begin van elk nummer, zoals veel musea aparte registers bijhouden voor verschillende deelcollecties. Het voorvoegsel maakt een nummer in één oogopslag leesbaar: AM-P-0038 is een schilderij, AM-N-0014 een munt.

Elk object hoort bij één collectie en kan naar een andere worden verplaatst als het in de verkeerde is ingevoerd. Om objecten over collecties heen in te delen gebruik je categorieën: een portret kan een schilderij, een foto of een miniatuur zijn.

Nummers waar je op kunt vertrouwen

Geef de collectie een voorvoegsel, een aantal cijfers en het volgende nummer, en nieuwe objecten worden automatisch genummerd: MNK-P-0001, MNK-P-0002 enzovoort. De instellingen tonen het volgende nummer precies zoals het eruit komt te zien, al vóór het opslaan. Je kunt een nummer nog steeds met de hand invoeren, voor een object dat er al een heeft, en een collectie waarvan de nummers altijd met de hand worden ingevoerd, zet de automatische nummering uit.

Een inventarisnummer is uniek in het hele museum en wordt nooit opnieuw uitgegeven, ook niet nadat het object is verwijderd. Wil je een papieren inventarisboek voortzetten, zet het volgende nummer dan op de plek waar het stopt: het eerste nieuwe object gaat verder in de reeks.

Regels voor elk nieuw object

De instellingen van de collectie bepalen waarmee een nieuw object begint:

• de veldgroepen die het krijgt, zodat een schilderij met de schilderijvelden wordt aangemaakt;

• de kaart waarop het wordt getoond en afgedrukt, meestal je inventariskaart;

• de beheerder van de collectie;

• of de collectie op je openbare website staat;

• bij Scale de teams die erin werken.

Wijzigingen worden samen opgeslagen en raken nooit per ongeluk kwijt: wie de pagina of het tabblad verlaat zonder op te slaan, krijgt eerst een vraag.

Alle collecties in één overzicht

Collecties is één tabel met alle collecties waar je toegang toe hebt: hoeveel objecten erin zitten en hoeveel er gepubliceerd zijn, het volgende inventarisnummer, de beheerder, of de collectie op de website staat en wanneer ze voor het laatst is gewijzigd. Zoek op naam, beschrijving of voorvoegsel en kies de kolommen die je nodig hebt. Het aantal objecten opent ze in de objectenlijst.

Elke collectie opent met haar overzicht: objecten, gepubliceerde objecten, objecten die de laatste 30 dagen zijn toegevoegd en lopende documenten. Basisgegevens laat zien hoeveel objecten een inventarisnummer, een hoofdafbeelding, een categorie en een status hebben, en de link ‘aan te vullen’ opent precies de objecten waar iets ontbreekt.

Ernaast vatten de eigenschappen van de collectie haar regels samen: beheerder, nummering en volgend nummer, kaart, veldgroepen en website. Daaronder zie je waar de objecten zijn (hoeveel welke status hebben), hoe ze zijn ingedeeld en hoeveel objecten er in elk van de laatste twaalf weken bij kwamen.

Werken met de hele collectie

Vanuit de collectie voeg je er direct een object aan toe, druk je de kaarten van alle objecten af, of publiceer en depubliceer je alles in één keer. Het inventarisregister exporteer je als CSV-bestand: één rij per object op volgorde van inventarisnummer, één kolom per veld en kolomkoppen in je eigen taal. Het opent in Excel met alle accenten intact, klaar om te archiveren, af te drukken of door te sturen voor controle.

Een collectie verwijderen zonder objecten kwijt te raken

Een collectie verwijderen laat nooit objecten zonder thuis achter. Collectionframe vraagt waar ze naartoe moeten: naar een andere collectie, waar ze al hun gegevens, nummers en koppelingen houden, of naar de prullenbak, van waaruit je ze in elke collectie kunt terugzetten. Dezelfde vraag komt als je meerdere collecties tegelijk verwijdert.

In de praktijk

Een museum zet het inventarisboek van de schilderijen over van papier naar Collectionframe. De registrator maakt de collectie Schilderijen aan met het voorvoegsel MNK-P-, vier cijfers en het volgende nummer 0412, omdat het papieren boek bij 411 ophoudt. Ze voegt de schilderijvelden toe, kiest de inventariskaart, wijst de hoofdconservator aan als beheerder en zet de collectie op de website. Het eerste schilderij dat in Collectionframe wordt ingevoerd, krijgt MNK-P-0412, en het papieren boek en de registratie vormen één doorlopende reeks.