Sbírky online: muzejní sbírky na webu

Mnoho muzeí by rádo zpřístupnilo sbírky online, ale nikdy se k tomu nedostane: web je samostatný projekt a každá aktualizace znamená znovu opisovat evidenci. V Collectionframe vznikají sbírky online ze záznamů, které už vedete. Vy rozhodnete, které předměty se zveřejní a co z nich návštěvníci uvidí, a od té chvíle web drží krok s evidencí.

Web muzea, který nemusíte stavět

Každé muzeum může mít vlastní web na adrese collectionframe.com/m/ s názvem, který si zvolí. Obsahuje úvodní stránku s názvem a popisem muzea, stránku pro každou zobrazenou kolekci a stránku pro každý publikovaný předmět. V tarifu Scale nese úvodní stránka váš banner a logo; bez banneru tvoří obrázek nahoře pět předmětů z vašich vlastních sbírek.

Web mluví jazykem muzea, ať je prohlížeč návštěvníka nastaven jakkoli, a píše data a čísla tak, jak je v daném jazyce zvykem. Nic nenavrhujete, neprovozujete server a nic neaktualizujete ručně: opravíte datování v evidenci a stránka předmětu ukáže opravu.

Předměty zveřejňujete vy a vy rozhodujete, co ukazují

Předmět je na webu, když platí tři podmínky: web je publikovaný, kolekce předmětu je na něm zobrazená a předmět sám je publikovaný. Každý předmět ukazuje svůj stav v seznamu předmětů i na kartě Veřejný web:

• Na webu: návštěvníci ho vidí;

• Neviditelné: je publikovaný, ale něco ještě chybí, například zobrazení kolekce; Collectionframe řekne co a odkáže na nastavení, které to napraví;

• Nepublikováno: vidí ho jen váš tým.

Co publikovaný předmět ukazuje, rozhodnete jednou pro celé muzeum, všude stejným přepínačem Veřejné:

• pole vašich skupin polí: ukažte způsob nabytí a údaj o dárci, kupní cenu a pojistnou hodnotu nechte interní. Pole jsou interní, dokud je nezveřejníte;

• kategorie, například Malba nebo Krajina, jsou ve výchozím stavu veřejné;

• stavy: ukažte Stálá expozice, aby návštěvníci věděli, že předmět je k vidění, a stavy Na cestě či Zapůjčeno nechte interní. Ve výchozím stavu jsou veřejné jen expoziční stavy.

Obrázky a soubory pro návštěvníky

Každý předmět má veřejný popis psaný pro návštěvníky a vlastní obrázky a soubory pro ně. Jsou oddělené od evidenčních údajů i od interních souborů, takže veřejnou stránku lze vyladit, aniž byste ukázali pracovní materiály. První obrázek je hlavní; návštěvníci si obrázky otevřou v galerii a mohou si stáhnout originál. Nabídnout ke stažení můžete i soubory, například PDF s katalogizačním záznamem.

Evidenční karty, popisky, interní soubory a dokumenty se na web nikdy nedostanou. Veřejné soubory a stahování obrázků přestanou fungovat ve chvíli, kdy zrušíte publikaci předmětu, skryjete jeho kolekci nebo web vypnete.

Zveřejnění mnoha předmětů najednou

Předměty se zřídka zveřejňují po jednom. Vyberte předměty v seznamu a zvolte Publikovat nebo Zrušit publikaci, případně seznam vyfiltrujte podle publikace a uvidíte, co ještě čeká.

V nastavení kolekce přidá přepínač Zobrazit na veřejném webu celou kolekci na web a Publikovat všechny předměty nebo Zrušit publikaci všech předmětů změní všechny její předměty jedním krokem.

Nastavení Veřejného webu shrnuje, co návštěvníci vidí: kolik kolekcí je na webu, kolik předmětů je na webu a publikovaných a kolik polí, kategorií a stavů je veřejných. Než web sám zveřejníte, Collectionframe řekne, kolik předmětů bude vidět. V přehledu každé kolekce počítá řádek Pro web předměty, které ještě nemají veřejný popis.

Návštěvníci hledají a procházejí

Návštěvníci nepotřebují účet. Na stránce kolekce hledají podle názvu a podle libovolného veřejného pole a filtrují podle veřejných stavů a kategorií: třeba všechno ve stálé expozici, nebo všechny portréty. Stránka každého předmětu ukazuje jeho veřejné údaje a popis a další předměty ze stejné kolekce.

QR kód na evidenční kartě nebo popisce může otevírat veřejnou stránku předmětu, takže popiska v sále dovede návštěvníka k úplnému záznamu.

Bezpečné ve výchozím stavu

• Nové předměty, kolekce, pole a stavy nejsou veřejné, dokud nerozhodnete jinak.

• Předměty obnovené z koše se vracejí nepublikované.

• Veřejné soubory a stahování obrázků skončí, jakmile zrušíte publikaci předmětu, skryjete jeho kolekci nebo web vypnete.

• V tarifu Scale mohou vyhledávače web indexovat, jakmile indexování zapnete; web pak uvádí své stránky ve vlastní mapě stránek. V tarifu Pro zůstává mimo vyhledávače.

Web je součástí každého tarifu; logo, banner a indexování vyhledávači patří k tarifu Scale.

V praxi

Muzeum chce zpřístupnit online své fotografie. Evidenční pracovnice v nastavení zveřejní pole Autor a Datace a pole ocenění nechá interní. Vyfiltruje kolekci Fotografie podle stavu Nepublikováno, vybere hotové fotografie a publikuje je jedním krokem. V nastavení kolekce zapne Zobrazit na veřejném webu a nakonec web publikuje. Každá fotografie má teď vlastní stránku a návštěvníci mohou ve sbírce hledat podle autora.