Collectie online: de museumcollectie op het web

Veel musea willen hun collectie online zetten en komen er nooit aan toe: een website is een project op zich, en elke update betekent de registratie opnieuw overtypen. In Collectionframe wordt de collectie online opgebouwd uit de registraties die je al bijhoudt. Jij bepaalt welke objecten gepubliceerd worden en wat bezoekers ervan zien, en daarna volgt de website de registratie.

De website van het museum, zonder hem te bouwen

Elk museum kan een eigen website hebben op collectionframe.com/m/ gevolgd door een adres dat je zelf kiest. Er is een voorpagina met de naam en beschrijving van het museum, een pagina voor elke collectie die je toont en een pagina voor elk gepubliceerd object. Met het Scale-abonnement draagt de voorpagina je banner en logo; zonder banner vormen vijf objecten uit je eigen collectie het beeld bovenaan.

De website spreekt de taal van het museum, hoe de browser van de bezoeker ook is ingesteld, en schrijft datums en getallen zoals die taal dat doet. Er hoeft niets ontworpen, gehost of met de hand bijgewerkt te worden: verbeter een datering in de registratie en de objectpagina toont de verbetering.

Jij publiceert objecten en bepaalt wat ze tonen

Een object is live als drie dingen kloppen: de website is gepubliceerd, de collectie van het object staat erop en het object zelf is gepubliceerd. Elk object laat zien waar het staat, in de objectenlijst en op het tabblad Openbare website:

• Live: bezoekers zien het;

• Niet zichtbaar: het is gepubliceerd, maar er ontbreekt nog iets, bijvoorbeeld dat de collectie getoond wordt; Collectionframe zegt wat en linkt naar de instelling die het oplost;

• Niet gepubliceerd: alleen je team ziet het.

Wat een live object toont, bepaal je één keer voor het hele museum, overal met dezelfde schakelaar Openbaar:

• velden van je veldgroepen: toon de wijze van verwerving en de creditline, houd de aankoopprijs en de verzekerde waarde intern. Velden zijn intern tot je ze openbaar maakt;

• categorieën, zoals Schilderij of Landschap, zijn standaard openbaar;

• statussen: toon Vaste opstelling, zodat bezoekers weten dat een object te zien is, en houd Onderweg of In bruikleen gegeven intern. Standaard zijn alleen de tentoonstellingsstatussen openbaar.

Afbeeldingen en bestanden voor bezoekers

Elk object heeft een openbare beschrijving, geschreven voor bezoekers, en eigen afbeeldingen en bestanden voor hen. Die staan los van de registratiegegevens en van de interne bestanden, zodat de openbare pagina verzorgd kan worden zonder werkmateriaal te tonen. De eerste afbeelding is de hoofdafbeelding; bezoekers openen de afbeeldingen in een galerij en kunnen het origineel downloaden. Bestanden zoals een pdf van de catalogusbeschrijving kun je als download aanbieden.

Inventariskaarten, objectlabels, interne bestanden en documenten verschijnen nooit op de website. Openbare bestanden en downloads van afbeeldingen werken niet meer zodra een object niet meer gepubliceerd is, de collectie verborgen wordt of de website offline gaat.

Veel objecten tegelijk publiceren

Je publiceert zelden één object tegelijk. Selecteer objecten in de objectenlijst en kies Publiceren of Publicatie intrekken, of filter de lijst op publicatie om te zien wat nog niet gepubliceerd is.

In de instellingen van een collectie zet Tonen op openbare website de hele collectie op de website, en Alle objecten publiceren of Publicatie van alle objecten intrekken verandert al haar objecten in één keer.

De instellingen Openbare website vatten samen wat bezoekers zien: hoeveel collecties op de website staan, hoeveel objecten live en gepubliceerd zijn en hoeveel velden, categorieën en statussen openbaar zijn. Voordat je de website zelf publiceert, vertelt Collectionframe hoeveel objecten zichtbaar worden. In het overzicht van elke collectie telt Voor de website de objecten die nog geen openbare beschrijving hebben.

Bezoekers zoeken en bladeren

Bezoekers hebben geen account nodig. Op de pagina van een collectie zoeken ze op naam en op elk openbaar veld, en filteren ze op de openbare statussen en categorieën: alles in de vaste opstelling bijvoorbeeld, of alle portretten. Elke objectpagina toont de openbare gegevens en de beschrijving, en meer objecten uit dezelfde collectie.

Een QR-code op een inventariskaart of een objectlabel kan de openbare pagina van het object openen, zodat het label in de zaal de bezoeker naar de volledige beschrijving leidt.

Standaard veilig

• Nieuwe objecten, collecties, velden en statussen zijn niet openbaar tot je anders beslist.

• Objecten die uit de prullenbak worden teruggezet, komen ongepubliceerd terug.

• Openbare bestanden en downloads van afbeeldingen stoppen zodra een object niet meer gepubliceerd is, de collectie verborgen wordt of de website offline gaat.

• Met het Scale-abonnement mogen zoekmachines de website indexeren zodra je indexering aanzet; de website zet zijn pagina’s dan in een eigen sitemap. Met Pro blijft hij buiten zoekmachines.

De website hoort bij elk abonnement; logo, banner en indexering door zoekmachines horen bij Scale.

In de praktijk

Het museum wil zijn foto’s online zetten. In de instellingen maakt de registrator de velden Vervaardiger en Datering openbaar en laat ze de waarderingsvelden intern. Ze filtert de collectie Foto’s op Niet gepubliceerd, selecteert de foto’s die klaar zijn en publiceert ze in één keer. In de instellingen van de collectie zet ze Tonen op openbare website aan en ten slotte publiceert ze de website. Elke foto heeft nu een eigen pagina, en bezoekers kunnen de collectie op vervaardiger doorzoeken.