Colección en línea: los fondos del museo en internet

Muchos museos quieren su colección en línea y nunca llegan a tenerla: un sitio web es un proyecto aparte y cada actualización obliga a copiar otra vez el catálogo. En Collectionframe la colección en línea se construye con los registros que ya llevas. Decides qué objetos se publican y qué pueden ver de ellos los visitantes, y a partir de ahí el sitio sigue al catálogo.

El sitio web del museo, sin tener que construirlo

Cada museo puede tener su propio sitio en collectionframe.com/m/ seguido de la dirección que elijas. Tiene una portada con el nombre y la descripción del museo, una página para cada colección que muestres y otra para cada objeto publicado. Con el plan Scale la portada lleva tu banner y tu logotipo; sin banner, cinco objetos de tu propia colección forman la imagen de cabecera.

El sitio habla el idioma del museo, esté como esté configurado el navegador del visitante, y escribe las fechas y los números como se escriben en ese idioma. Nada se diseña, se aloja ni se actualiza a mano: corriges una fecha en el catálogo y la página del objeto muestra la corrección.

Publicas objetos y decides qué muestran

Un objeto está en línea cuando se cumplen tres condiciones: el sitio está publicado, su colección se muestra en él y el propio objeto está publicado. Cada objeto indica en qué situación está, en la lista de objetos y en su pestaña Sitio público:

• En línea: los visitantes lo ven;

• No visible: está publicado, pero falta algo, por ejemplo que su colección se muestre; Collectionframe dice qué falta y enlaza con el lugar donde arreglarlo;

• Sin publicar: solo lo ve tu equipo.

Lo que muestra un objeto en línea se decide una sola vez, para todo el museo, con el mismo interruptor Público en todas partes:

• Campos de tus grupos de campos: muestra la forma de ingreso y la línea de crédito, deja internos el precio de compra y el valor del seguro. Los campos son internos hasta que los haces públicos.

• Categorías, como Pintura o Paisaje: son públicas por defecto.

• Estados: muestra Exposición permanente, para que el visitante sepa que la obra está expuesta, y deja internos En tránsito o Prestado. Por defecto solo son públicos los estados de exposición.

Imágenes y archivos para el público

Cada objeto tiene una descripción pública escrita para los visitantes y sus propias imágenes y archivos para ellos. Se guardan aparte de los datos de catalogación y de los archivos internos, así que la página pública puede cuidarse sin dejar ver el material de trabajo. La primera imagen es la principal; el visitante abre las imágenes en una galería y puede descargar el original. También puedes ofrecer archivos para descargar, como un PDF de la ficha catalográfica.

Las fichas de inventario, las cartelas, los archivos internos y los documentos nunca aparecen en el sitio. Los archivos públicos y las descargas dejan de funcionar en el momento en que el objeto se despublica, su colección se oculta o el sitio se desconecta.

Publicar muchos objetos a la vez

Rara vez se publica un objeto suelto. Selecciona objetos en la lista y elige Publicar o Despublicar, o filtra la lista por publicación para ver lo que aún no está publicado.

En los ajustes de una colección, Mostrar en el sitio web público añade la colección entera al sitio, y Publicar todos los objetos o Despublicar todos los objetos cambia todos sus objetos de una vez.

Los ajustes del Sitio web público resumen lo que ven los visitantes: cuántas colecciones están en el sitio, cuántos objetos están en línea y publicados y cuántos campos, categorías y estados son públicos. Antes de publicar el sitio, Collectionframe te dice cuántos objetos van a quedar visibles. En el resumen de cada colección, Para el sitio web cuenta los objetos que aún no tienen descripción pública.

Los visitantes buscan y recorren la colección

Los visitantes no necesitan cuenta. En la página de una colección buscan por nombre y por cualquier campo público, y filtran por los estados y las categorías públicos: todo lo que está en exposición permanente, por ejemplo, o todos los retratos. La página de cada objeto muestra sus datos públicos y su descripción, y más objetos de la misma colección.

Un código QR en una ficha de inventario o una cartela puede abrir la página pública del objeto, de modo que la cartela de la sala lleva al visitante a la ficha completa.

Seguro por defecto

• Los objetos, colecciones, campos y estados nuevos no son públicos hasta que lo decides.

• Los objetos restaurados de la papelera vuelven sin publicar.

• Los archivos públicos y las descargas de imágenes se detienen en cuanto un objeto se despublica, su colección se oculta o el sitio se desconecta.

• Con el plan Scale, los buscadores pueden indexar el sitio cuando activas la indexación; el sitio enumera entonces sus páginas en su propio mapa del sitio. Con el plan Pro queda fuera de los buscadores.

El sitio web está en todos los planes; el logotipo, el banner y la indexación por buscadores forman parte de Scale.

En la práctica

El museo quiere poner en línea sus fotografías. En los ajustes, la registradora hace públicos los campos Autor y Fecha y deja internos los de valoración. Filtra la colección Fotografías por Sin publicar, selecciona las fotografías que están listas y las publica de una vez. En los ajustes de la colección activa Mostrar en el sitio web público y, por último, publica el sitio. Cada fotografía tiene ya su propia página y los visitantes pueden buscar en la colección por autor.