Collections en ligne : les collections du musée sur le web

Beaucoup de musées voudraient mettre leurs collections en ligne et n’y arrivent jamais : un site web est un projet à part entière, et chaque mise à jour oblige à recopier l’inventaire. Dans Collectionframe, les collections en ligne sont construites à partir des notices que vous tenez déjà. Vous décidez quels objets sont publiés et ce que le public peut en voir, et le site suit ensuite l’inventaire.

Le site du musée, sans avoir à le construire

Chaque musée peut avoir son propre site, à l’adresse collectionframe.com/m/ suivie du nom que vous choisissez. Il comprend une page d’accueil avec le nom et la présentation du musée, une page par collection affichée et une page par objet publié. Avec l’offre Scale, la page d’accueil porte votre bannière et votre logo ; sans bannière, cinq objets de vos collections composent l’image d’en-tête.

Le site parle la langue du musée, quelle que soit la langue du navigateur du visiteur, et écrit les dates et les nombres comme le veut cette langue. Rien n’est à concevoir, à héberger ni à mettre à jour à la main : corrigez une date dans l’inventaire, et la page de l’objet affiche la correction.

Vous publiez les objets, vous décidez de ce qu’ils montrent

Un objet est en ligne quand trois conditions sont réunies : le site est publié, la collection de l’objet y est affichée et l’objet lui-même est publié. Chaque objet indique où il en est, dans la liste des objets et dans son onglet Site public :

• En ligne : le public le voit ;

• Non visible : il est publié, mais quelque chose manque encore, par exemple l’affichage de sa collection ; Collectionframe dit quoi et renvoie vers le réglage à corriger ;

• Non publié : seule votre équipe le voit.

Ce qu’un objet en ligne montre se décide une fois, pour tout le musée, avec le même interrupteur Public partout :

• les champs de vos groupes de champs : montrez le mode d’acquisition et la mention de crédit, gardez internes le prix d’achat et la valeur d’assurance. Un champ reste interne tant que vous ne le rendez pas public ;

• les catégories, comme Peinture ou Paysage, sont publiques par défaut ;

• les statuts : montrez Exposition permanente, pour que le public sache qu’un objet est visible en salle, et gardez internes En transit ou Prêté. Par défaut, seuls les statuts d’exposition sont publics.

Des images et des fichiers pour le public

Chaque objet a une description publique, rédigée pour les visiteurs, ainsi que ses propres images et fichiers pour eux. Ils sont séparés des données d’inventaire et des fichiers internes : la page publique peut être soignée sans exposer les documents de travail. La première image est l’image principale ; le visiteur ouvre les images dans une galerie et peut télécharger l’original. Des fichiers, par exemple un PDF de la notice, peuvent être proposés au téléchargement.

Les fiches d’inventaire, les cartels, les fichiers internes et les documents n’apparaissent jamais sur le site. Les fichiers publics et les téléchargements d’images cessent de fonctionner dès qu’un objet est dépublié, que sa collection est masquée ou que le site est hors ligne.

Publier de nombreux objets à la fois

On publie rarement un objet à la fois. Sélectionnez des objets dans la liste et choisissez Publier ou Dépublier, ou filtrez la liste par publication pour voir ce qui n’est pas encore publié.

Dans les réglages d’une collection, Afficher sur le site web public ajoute toute la collection au site, et Publier tous les objets ou Dépublier tous les objets modifie tous ses objets en une fois.

Les réglages Site web public résument ce que voit le public : combien de collections sont sur le site, combien d’objets sont en ligne et publiés, combien de champs, catégories et statuts sont publics. Avant de publier le site lui-même, Collectionframe vous indique combien d’objets deviendront visibles. Sur la vue d’ensemble de chaque collection, Pour le site web compte les objets qui n’ont pas encore de description publique.

Le public cherche et parcourt

Le public n’a besoin d’aucun compte. Sur la page d’une collection, il cherche par nom et par n’importe quel champ public, et filtre par statut et par catégorie publics : tout ce qui est en exposition permanente, par exemple, ou tous les portraits. La page de chaque objet présente ses informations publiques, sa description et d’autres objets de la même collection.

Un QR code sur une fiche d’inventaire ou un cartel peut ouvrir la page publique de l’objet : le cartel en salle mène le visiteur à la notice complète.

Sûr par défaut

• Les nouveaux objets, collections, champs et statuts ne sont pas publics tant que vous n’en décidez pas autrement.

• Les objets restaurés depuis la corbeille reviennent non publiés.

• Les fichiers publics et les téléchargements d’images s’arrêtent dès qu’un objet est dépublié, que sa collection est masquée ou que le site est hors ligne.

• Avec l’offre Scale, les moteurs de recherche peuvent indexer le site dès que vous activez l’indexation ; le site liste alors ses pages dans son propre sitemap. Avec l’offre Pro, il reste hors des moteurs de recherche.

Le site fait partie de toutes les offres ; le logo, la bannière et l’indexation par les moteurs de recherche font partie de Scale.

En pratique

Le musée veut mettre ses photographies en ligne. Dans les réglages, la régisseuse rend publics les champs Auteur et Date et garde internes les champs de valeur. Elle filtre la collection Photographies sur Non publié, sélectionne les tirages prêts et les publie en une fois. Dans les réglages de la collection, elle active Afficher sur le site web public, puis publie le site. Chaque photographie a désormais sa page, et le public peut chercher dans la collection par auteur.