Sammlung online: die Museumssammlung im Netz

Viele Museen möchten ihre Sammlung online zeigen und kommen nie dazu: Eine Website ist ein eigenes Projekt, und jede Aktualisierung heißt, den Katalog noch einmal abzuschreiben. In Collectionframe entsteht die Online-Sammlung aus den Datensätzen, die Sie ohnehin pflegen. Sie entscheiden, welche Objekte veröffentlicht werden und was Besucher davon sehen, und von da an folgt die Website dem Katalog.

Die Website des Museums, ohne sie zu bauen

Jedes Museum kann eine eigene Website unter collectionframe.com/m/ und einer selbst gewählten Adresse haben. Sie besteht aus einer Startseite mit Namen und Beschreibung des Museums, einer Seite für jede gezeigte Sammlung und einer Seite für jedes veröffentlichte Objekt. Im Tarif Scale trägt die Startseite Ihr Banner und Ihr Logo; ohne Banner bilden fünf Objekte aus Ihrer eigenen Sammlung das Kopfbild.

Die Website spricht die Sprache Ihres Museums, gleich wie der Browser des Besuchers eingestellt ist, und schreibt Datum und Zahlen so, wie es in dieser Sprache üblich ist. Nichts muss gestaltet, gehostet oder von Hand aktualisiert werden: Korrigieren Sie eine Datierung im Katalog, und die Objektseite zeigt die Korrektur.

Sie veröffentlichen Objekte und entscheiden, was sie zeigen

Ein Objekt ist live, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Die Website ist veröffentlicht, die Sammlung des Objekts wird darauf gezeigt, und das Objekt selbst ist veröffentlicht. Jedes Objekt zeigt seinen Stand, in der Objektliste und im Reiter Öffentliche Website:

• Live: Besucher sehen es;

• Nicht sichtbar: Es ist veröffentlicht, aber etwas fehlt noch, etwa die Freigabe seiner Sammlung; Collectionframe sagt, was fehlt, und verlinkt zur passenden Einstellung;

• Nicht veröffentlicht: Nur Ihr Team sieht es.

Was ein Objekt online zeigt, legen Sie einmal für das ganze Museum fest, überall mit demselben Schalter Öffentlich:

• Felder Ihrer Feldgruppen: Zeigen Sie Erwerbungsart und Creditline, halten Sie Kaufpreis und Versicherungswert intern. Felder sind intern, bis Sie sie öffentlich machen.

• Kategorien wie Gemälde oder Landschaft sind standardmäßig öffentlich.

• Status: Zeigen Sie Dauerausstellung, damit Besucher wissen, dass ein Objekt zu sehen ist, und halten Sie Unterwegs oder Verliehen intern. Standardmäßig sind nur die Ausstellungsstatus öffentlich.

Bilder und Dateien für Besucher

Jedes Objekt hat eine öffentliche Beschreibung, geschrieben für Besucher, und eigene Bilder und Dateien für sie. Sie liegen getrennt von den Katalogdaten und den internen Dateien, sodass die öffentliche Seite gepflegt werden kann, ohne Arbeitsmaterial preiszugeben. Das erste Bild ist das Hauptbild; Besucher öffnen die Bilder in einer Galerie und können das Original herunterladen. Dateien wie ein PDF des Katalogeintrags lassen sich zum Download anbieten.

Inventarkarten, Objektschilder, interne Dateien und Dokumente erscheinen nie auf der Website. Öffentliche Dateien und Bild-Downloads funktionieren nicht mehr, sobald ein Objekt nicht mehr veröffentlicht, seine Sammlung ausgeblendet oder die Website offline ist.

Viele Objekte auf einmal veröffentlichen

Selten veröffentlicht man ein einzelnes Objekt. Wählen Sie Objekte in der Objektliste aus und wählen Sie Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben, oder filtern Sie die Liste nach Veröffentlichung, um zu sehen, was noch fehlt.

In den Einstellungen einer Sammlung nimmt Auf öffentlicher Website anzeigen die ganze Sammlung auf die Website, und Alle Objekte veröffentlichen oder Veröffentlichung aller Objekte aufheben ändert alle ihre Objekte in einem Schritt.

Die Einstellungen Öffentliche Website fassen zusammen, was Besucher sehen: wie viele Sammlungen auf der Website sind, wie viele Objekte live und veröffentlicht sind und wie viele Felder, Kategorien und Status öffentlich sind. Bevor Sie die Website selbst veröffentlichen, sagt Collectionframe, wie viele Objekte sichtbar werden. In der Übersicht jeder Sammlung zählt Für die Website die Objekte, denen noch eine öffentliche Beschreibung fehlt.

Besucher suchen und stöbern

Besucher brauchen kein Konto. Auf der Seite einer Sammlung suchen sie nach Namen und nach jedem öffentlichen Feld und filtern nach den öffentlichen Status und Kategorien: alles in der Dauerausstellung zum Beispiel oder alle Porträts. Jede Objektseite zeigt die öffentlichen Angaben und die Beschreibung sowie weitere Objekte derselben Sammlung.

Ein QR-Code auf einer Inventarkarte oder einem Objektschild kann die öffentliche Seite des Objekts öffnen: Das Schild im Ausstellungsraum führt Besucher zum vollständigen Eintrag.

Von Anfang an sicher

• Neue Objekte, Sammlungen, Felder und Status sind nicht öffentlich, bis Sie es anders entscheiden.

• Aus dem Papierkorb wiederhergestellte Objekte kommen unveröffentlicht zurück.

• Öffentliche Dateien und Bild-Downloads enden, sobald ein Objekt nicht mehr veröffentlicht, seine Sammlung ausgeblendet oder die Website offline ist.

• Im Tarif Scale dürfen Suchmaschinen die Website indexieren, sobald Sie die Indexierung einschalten; die Website listet ihre Seiten dann in einer eigenen Sitemap. Im Tarif Pro bleibt sie für Suchmaschinen gesperrt.

Die Website gehört zu jedem Tarif; Logo, Banner und Indexierung durch Suchmaschinen gehören zu Scale.

In der Praxis

Das Museum möchte seine Fotografien online zeigen. In den Einstellungen macht die Registrarin die Felder Urheber und Datierung öffentlich und lässt die Bewertungsfelder intern. Sie filtert die Sammlung Fotografien nach Nicht veröffentlicht, wählt die fertig erfassten Abzüge aus und veröffentlicht sie in einem Schritt. In den Einstellungen der Sammlung schaltet sie Auf öffentlicher Website anzeigen ein und veröffentlicht schließlich die Website. Jede Fotografie hat nun ihre eigene Seite, und Besucher können die Sammlung nach Urheber durchsuchen.