Elektronische Unterschrift für Leihverträge und Übergabeprotokolle

Ein Leihvertrag reist meist als PDF: ausgedruckt, unterschrieben, gescannt, gemailt, wieder unterschrieben, und hinterher weiß niemand genau, welche Fassung der Leihgeber unterschrieben hat. In Collectionframe senden Sie das Dokument dort zur Unterschrift, wo es geschrieben wurde. Der Text wird eingefroren, alle unterschreiben dieselbe Fassung, in der App oder aus einer E-Mail, und das Museum behält jeden Schritt im Protokoll.

Direkt aus dem Dokument senden

Wählen Sie im Dokument Unterschriften anfordern. Fügen Sie Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Museum hinzu und externe Personen mit Name und E-Mail-Adresse; jede erhält eine eigene Einladung. Bevor etwas verschickt wird, listet Collectionframe die Felder auf, die noch leer sind und als Strich gedruckt würden, und warnt, wenn der Text eine Objektliste enthält, aber kein Objekt verknüpft ist. Ein Dokument braucht einen Titel und etwas Text, bevor es gesendet werden kann.

Alle unterschreiben denselben Text

Beim Senden werden Feldwerte und Objektlisten in den Text geschrieben, und das Dokument wird gesperrt: Text, Felder, Eigenschaften und Dateien lassen sich nicht mehr ändern. Spätere Änderungen im Katalog berühren es nicht, ein umbenanntes Objekt oder eine korrigierte Datierung ändern also nichts an dem, was unterschrieben wurde. Objekte lassen sich weiter verknüpfen oder lösen, als Verweise zum Wiederfinden; die Liste im unterschriebenen Text bleibt, wie sie war.

Collectionframe speichert einen SHA-256-Fingerabdruck dieser Fassung, von Titel und Text samt Bildern bis zu Feldern, Objekten und Labels, und zeigt ihn am Dokument. Vor jeder Unterschrift wird er erneut geprüft: Hätte sich etwas geändert, würde die Unterzeichnung gestoppt.

Unterschreiben ohne Konto

Ein Leihgeber oder die Registrarin des entleihenden Museums erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Der Link allein zeigt nichts: Um das Dokument zu öffnen, wird ein sechsstelliger Code eingegeben, der an die Adresse aus der Einladung geht und zehn Minuten gilt; nach fünf falschen Codes ist der Zugang eine Viertelstunde gesperrt. Dann liest die Person das Dokument und die angehängten Dateien, in jeder der elf Sprachen von Collectionframe, bestätigt, dass sie es geprüft hat und elektronisch unterschreiben möchte, und unterschreibt. Später öffnen derselbe Link und ein neuer Code das unterschriebene Dokument wieder.

Kolleginnen und Kollegen unterschreiben in der App, ebenfalls mit einem Code per E-Mail und derselben Bestätigung.

Bis zur letzten Unterschrift verfolgen

Der Bereich Unterschriften im Dokument zeigt jede Person und ob sie schon unterschrieben hat; eine verloren gegangene Einladung senden Sie erneut. Auf der Startseite sammelt Zu unterschreiben die Dokumente, die auf Ihre Unterschrift warten, und Wartet auf andere die, auf die Sie warten. Der Status des Dokuments wechselt von „Ausstehende Unterschriften“ über „Teilweise unterzeichnet“ zu „Unterzeichnet“.

Abbrechen oder für ungültig erklären, nie löschen

Solange niemand unterschrieben hat, lässt sich eine Anfrage abbrechen, das Dokument korrigieren und erneut senden. Sobald eine Unterschrift geleistet ist, wird das Dokument nicht mehr gelöscht, sondern mit Begründung für ungültig erklärt. Geleistete Unterschriften und Prüfprotokoll bleiben, offene Einladungen funktionieren nicht mehr, und das Dokument bleibt gesperrt, mit der Begründung daran. Ein Dokument in Unterzeichnung oder unterzeichnet lässt sich nicht in den Papierkorb verschieben.

Das Prüfprotokoll

Jede Anfrage führt ein Prüfprotokoll: jeden Schritt in Reihenfolge, mit Person und Zeitpunkt. Es hält fest, wann die Anfrage erstellt wurde, Einladungen gesendet, erneut gesendet oder zurückgezogen, Einladungen geöffnet, Bestätigungscodes versandt, Unterschriften geleistet, die Anfrage abgeschlossen, abgebrochen oder für ungültig erklärt wurde, und auch, was misslang, etwa eine nicht zustellbare E-Mail oder ein falscher Code. Wo verfügbar, werden auch IP-Adresse und Browser erfasst.

Jede Unterschrift wird mit einem signierten Wert (HMAC-SHA-256) gespeichert, der die unterzeichnende Person, ihre E-Mail-Adresse, den Fingerabdruck des Dokuments und die Zeitpunkte von Bestätigung und Unterschrift verbindet. Eine Ungültigerklärung hat einen eigenen, verbunden mit der eingefrorenen Fassung, den betroffenen Unterzeichnenden, dem Zeitpunkt und der Begründung.

Welche Art von Signatur das ist

Es ist eine einfache elektronische Signatur, bestätigt per E-Mail und Einmalcode, mit Prüfprotokoll. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur (QES), und Collectionframe prüft weder Ausweise noch, wer für eine Institution unterschreiben darf: Das bleibt Sache des Museums, wie auf Papier. Nach der eIDAS-Verordnung (Artikel 25) darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert; die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift hat von Gesetzes wegen nur die qualifizierte. Wo ein Gesetz, eine Behörde oder der Vertragspartner eine bestimmte Form verlangt, nutzen Sie diese.

Elektronische Unterschriften gehören zum Tarif Scale, und jedes neue Museum nutzt sie in seiner 21-tägigen Testphase.

In der Praxis

Der Leihvertrag für zwölf Gemälde, die an ein anderes Museum gehen, ist fertig. Die Registrarin sendet ihn an die Direktorin und an den Registrar des entleihenden Hauses, nachdem sie das eine Feld ergänzt hat, das der Dialog als leer gemeldet hat. Die Direktorin unterschreibt am selben Nachmittag in der App; der Registrar des anderen Museums erhält die E-Mail, gibt den Code ein und unterschreibt am nächsten Morgen. Das Museum sieht „Unterzeichnet“ am Dokument und auf der Startseite, und Vertrag, Fingerabdruck und Prüfprotokoll bleiben zusammen im Ordner Leihgaben & Deposita und an jedem der zwölf Gemälde.