Digitaal ondertekenen van bruikleenovereenkomsten en protocollen

Een bruikleenovereenkomst reist meestal als PDF: printen, tekenen, scannen, mailen, opnieuw tekenen, en daarna weet niemand zeker welke versie de uitlener heeft getekend. In Collectionframe verstuur je het document ter ondertekening vanaf de plek waar het geschreven is. De tekst wordt bevroren, iedereen tekent dezelfde versie, in de app of vanuit een e-mail, en het museum legt elke stap vast.

Versturen vanuit het document

Kies in het document Handtekeningen aanvragen. Voeg collega’s uit je museum toe en mensen van buiten met naam en e-mailadres; ieder krijgt een eigen uitnodiging. Voordat er iets verstuurd wordt, somt Collectionframe de velden op die nog leeg zijn en als streepje zouden worden afgedrukt, en waarschuwt als de tekst een objectenlijst heeft maar er geen objecten gekoppeld zijn. Een document heeft een titel en wat tekst nodig voordat het verstuurd kan worden.

Iedereen tekent dezelfde tekst

Bij het versturen worden veldwaarden en objectenlijsten in de tekst geschreven en wordt het document vergrendeld: tekst, velden, eigenschappen en bestanden kunnen niet meer veranderen. Latere wijzigingen in de registratie raken het niet, dus een hernoemd object of een verbeterde datering verandert niets aan wat er getekend is. Objecten kun je nog koppelen of ontkoppelen, als verwijzingen om het document terug te vinden; de lijst in de getekende tekst blijft zoals hij was.

Collectionframe legt een SHA-256-vingerafdruk vast van deze versie, van titel en tekst met afbeeldingen tot velden, objecten en labels, en toont die bij het document. Voor elke handtekening wordt de vingerafdruk opnieuw gecontroleerd: was er iets veranderd, dan zou het ondertekenen stoppen.

Tekenen zonder account

Een uitlener, of de registrator van het lenende museum, krijgt een e-mail met een persoonlijke link. De link alleen laat niets zien: om het document te openen typ je een zescijferige code die naar het adres uit de uitnodiging is gestuurd en tien minuten geldig is; vijf foute codes blokkeren de toegang een kwartier. Daarna leest de persoon het document en de bijgevoegde bestanden, in elk van de elf talen van Collectionframe, bevestigt het gelezen te hebben en het elektronisch te willen ondertekenen, en tekent. Later openen dezelfde link en een nieuwe code het getekende document opnieuw.

Collega’s tekenen in de app, ook met een code per e-mail en dezelfde bevestiging.

Volgen tot de laatste handtekening

Het onderdeel Handtekeningen van het document toont elke ondertekenaar en of die al getekend heeft, en een zoekgeraakte uitnodiging stuur je opnieuw. Op de startpagina verzamelt Te ondertekenen de documenten die op jouw handtekening wachten, en Wacht op anderen de documenten waar jij op wacht. De status gaat van „Handtekeningen in afwachting” via „Gedeeltelijk ondertekend” naar „Ondertekend”.

Annuleren of ongeldig verklaren, nooit wissen

Zolang niemand getekend heeft, kun je een aanvraag annuleren, het document verbeteren en opnieuw versturen. Zodra er een handtekening staat, wordt het document niet meer verwijderd: het wordt ongeldig verklaard, met een reden. Gezette handtekeningen en de audittrail blijven, openstaande uitnodigingen werken niet meer en het document blijft vergrendeld, met de reden erbij. Een document dat wordt ondertekend of ondertekend is, kan niet naar de prullenbak.

De audittrail

Elke aanvraag houdt een audittrail bij: elke stap op volgorde, met wie en wanneer. Daarin staan het aanmaken van de aanvraag, verstuurde, opnieuw verstuurde of ingetrokken uitnodigingen, geopende uitnodigingen, verstuurde verificatiecodes, handtekeningen, de afronding van de aanvraag, annulering of ongeldigverklaring, en ook wat mislukte, zoals een onbestelbare e-mail of een foute code. Waar beschikbaar worden ook het IP-adres en de browser vastgelegd.

Elke handtekening wordt bewaard met een ondertekende waarde (HMAC-SHA-256) die de ondertekenaar, het e-mailadres, de vingerafdruk van het document en de tijdstippen van verificatie en ondertekening aan elkaar verbindt. Een ongeldigverklaring heeft er een eigen, verbonden met de bevroren versie, de betrokken ondertekenaars, het tijdstip en de reden.

Wat voor handtekening het is

Het is een gewone elektronische handtekening, bevestigd per e-mail en eenmalige code, met audittrail. Het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening, en Collectionframe controleert geen identiteitsbewijzen en ook niet wie namens een instelling mag tekenen: dat blijft de taak van het museum, net als op papier. Volgens de eIDAS-verordening (artikel 25) mag een elektronische handtekening rechtsgevolg en toelaatbaarheid als bewijs niet worden ontzegd alleen omdat ze elektronisch of niet gekwalificeerd is; alleen de gekwalificeerde heeft wettelijk hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. Eist een wet, een overheid of de andere partij een bepaalde vorm, gebruik die dan.

Digitaal ondertekenen hoort bij het abonnement Scale, en elk nieuw museum gebruikt het tijdens de proefperiode van 21 dagen.

In de praktijk

De bruikleenovereenkomst voor twaalf schilderijen die naar een ander museum gaan, is klaar. De registrator verstuurt haar ter ondertekening naar de directeur en naar de registrator van het lenende museum, nadat ze het ene veld heeft ingevuld dat het venster als leeg meldde. De directeur tekent dezelfde middag in de app; de registrator van het andere museum krijgt de e-mail, typt de code en tekent de volgende ochtend. Het museum ziet „Ondertekend” bij het document en op de startpagina, en de overeenkomst, haar vingerafdruk en audittrail blijven samen in de map Bruiklenen en depots en bij elk van de twaalf schilderijen.