Ödünç sözleşmeleri ve teslim tutanakları için online belge imzalama

Bir ödünç sözleşmesi genellikle PDF olarak dolaşır: yazdırılır, imzalanır, taranır, e-postayla gönderilir, yeniden imzalanır; sonunda da karşı tarafın hangi sürümü imzaladığından kimse emin olamaz. Collectionframe’de belgeyi yazıldığı yerden imzaya gönderirsiniz. Metin dondurulur, herkes aynı sürümü uygulamada ya da bir e-postadan imzalar ve müze her adımın kaydını tutar.

Doğrudan belgeden gönderin

Belgede İmza iste’yi seçin. Müzenizden meslektaşlarınızı ve dışarıdan kişileri adı ve e-posta adresiyle ekleyin; her biri kendine ait bir davet alır. Herhangi bir şey gönderilmeden önce Collectionframe hâlâ boş olan ve tire olarak basılacak alanları listeler, metinde nesne listesi olduğu hâlde hiçbir eser bağlı değilse uyarır. Bir belgenin gönderilebilmesi için başlığı ve biraz metni olması gerekir.

Herkes aynı metni imzalar

Gönderimde alan değerleri ve nesne listeleri metne yazılır ve belge kilitlenir: metin, alanlar, özellikler ve dosyalar artık değişemez. Envanterde sonradan yapılan değişiklikler ona dokunmaz; yeniden adlandırılan bir eser ya da düzeltilen bir tarih, imzalananı değiştirmez. Eserler, belgeyi bulmak için bağlantı olarak hâlâ bağlanabilir ya da ayrılabilir; imzalı metindeki liste olduğu gibi kalır.

Collectionframe bu sürümün, başlık ve görselleriyle metinden alanlara, eserlere ve etiketlere kadar bir SHA-256 parmak izini kaydeder ve belgede gösterir. Parmak izi her imzadan önce yeniden kontrol edilir: bir şey değişmiş olsaydı imzalama dururdu.

Hesap açmadan imzalama

Ödünç veren ya da eserleri ödünç alan müzenin kayıt sorumlusu, kişisel bağlantı içeren bir e-posta alır. Bağlantı tek başına hiçbir şey göstermez: belgeyi açmak için davetteki adrese gönderilen, on dakika geçerli altı haneli bir kodu girmek gerekir; beş yanlış kod erişimi on beş dakika kilitler. Ardından kişi belgeyi ve ekli dosyaları Collectionframe’in on bir dilinden herhangi birinde okur, belgeyi incelediğini ve elektronik olarak imzalamak istediğini onaylar ve imzalar. Daha sonra aynı bağlantı ve yeni bir kod imzalanmış belgeyi yeniden açar.

Meslektaşlar uygulamada, yine e-postayla gelen bir kod ve aynı onayla imzalar.

Son imzaya kadar izleyin

Belgenin İmzalar bölümü her imzalayanı ve imzalayıp imzalamadığını gösterir; kaybolan bir davet yeniden gönderilebilir. Ana sayfada İmzalanacak sekmesi imzanızı bekleyen belgeleri, Başkalarını bekleyen ise sizin beklediklerinizi toplar. Belgenin durumu “Bekleyen imzalar”dan “Kısmen imzalandı”ya, oradan da “İmzalandı”ya geçer.

İptal edin ya da geçersiz kılın, asla silmeyin

Kimse imzalamadığı sürece istek iptal edilebilir, belge düzeltilip yeniden gönderilebilir. İlk imza atıldığında belge artık silinmez: bir gerekçeyle geçersiz kılınır. Verilen imzalar ve denetim kaydı kalır, bekleyen davetler çalışmaz olur ve belge gerekçesi görünür biçimde kilitli kalır. İmzalanmakta olan ya da imzalanmış bir belge çöp kutusuna taşınamaz.

Denetim kaydı

Her imza isteğinin bir denetim kaydı vardır: her adım sırasıyla, kim ve ne zaman bilgisiyle. İsteğin oluşturulmasını, gönderilen, yeniden gönderilen ya da iptal edilen davetleri, açılan davetleri, gönderilen doğrulama kodlarını, imzaları, isteğin tamamlanmasını, iptal ya da geçersiz kılmayı ve başarısız olanları, örneğin teslim edilemeyen bir e-postayı ya da yanlış bir kodu kaydeder. Mümkün olduğunda IP adresi ve tarayıcı da kaydedilir.

Her imza, imzalayanı, e-posta adresini, belgenin parmak izini ve doğrulama ile imza zamanlarını birbirine bağlayan imzalı bir değerle (HMAC-SHA-256) saklanır. Geçersiz kılmanın da dondurulmuş sürüme, etkilenen imzalayanlara, zamana ve gerekçeye bağlı kendi değeri vardır.

Bu nasıl bir imza

Bu, e-posta ve tek kullanımlık kodla doğrulanan, denetim kaydı olan basit bir elektronik imzadır. Nitelikli sertifikaya dayanan güvenli elektronik imza (e-imza) değildir ve Collectionframe kimlik belgesini ya da kurum adına kimin imza yetkisi olduğunu kontrol etmez: bu, kâğıtta olduğu gibi müzenin işidir. Avrupa Birliği’ndeki ödünç ortakları için: eIDAS Tüzüğü (madde 25), bir elektronik imzanın yalnızca elektronik olduğu ya da nitelikli olmadığı için hukuki etkisinin ve delil olarak kabulünün reddedilemeyeceğini; elle atılan imzanın etkisini kanunen yalnızca nitelikli imzanın taşıdığını söyler. Kanun, bir kurum ya da karşı taraf belirli bir şekil istiyorsa o şekli kullanın.

Elektronik imza Scale planına dahildir ve her yeni müze 21 günlük deneme süresinde onu kullanabilir.

Uygulamada

Başka bir müzeye gidecek on iki tablonun ödünç sözleşmesi hazır. Kayıt sorumlusu, pencerenin boş olarak bildirdiği tek alanı doldurduktan sonra sözleşmeyi müdüre ve tabloları ödünç alan müzenin kayıt sorumlusuna imzaya gönderir. Müdür aynı öğleden sonra uygulamada imzalar; diğer müzenin kayıt sorumlusu e-postayı alır, kodu girer ve ertesi sabah imzalar. Müze belgede ve ana sayfada “İmzalandı” durumunu görür; sözleşme, parmak izi ve denetim kaydı Ödünçler ve emanetler klasöründe ve on iki tablonun her birinde birlikte durur.